Как в 1С сформировать среднесписочную численность работников

Среднесписочная численность (ССЧ) — один из самых востребованных показателей кадрового учёта: он нужен для отчётности в Росстат, для подтверждения права на льготы и спецрежимы, для расчёта страховых взносов по пониженным тарифам и для внутренней аналитики. В типовых конфигурациях 1С этот показатель считается автоматически на основе кадровых документов, но корректность результата напрямую зависит от того, насколько полно и аккуратно ведётся учёт.

В 1С:ЗУП среднесписочная численность формируется штатным отчётом, в 1С:Бухгалтерии — специализированным отчётом из раздела регламентированной отчётности. В обоих случаях программа использует данные о приёмах, увольнениях, отпусках и графиках работы сотрудников. Если кадровые документы введены с опозданием или сотрудники оформлены некорректно, цифра в отчёте будет искажена.

Ниже разобрано, где находится отчёт в разных конфигурациях, как его настроить, какие сотрудники включаются и исключаются из расчёта, как проверить результат и какие ошибки чаще всего приводят к неверным данным.

Что учитывается при расчёте среднесписочной численности

Среднесписочная численность считается по правилам, установленным для статистической отчётности. В расчёт включаются сотрудники, с которыми заключён трудовой договор, — как постоянно работающие, так и временные, сезонные, находящиеся на испытательном сроке. Учитываются и те, кто фактически отсутствовал, но за ними сохранялось рабочее место: находящиеся на больничном, в командировке, в ежегодном отпуске.

Не включаются в среднесписочную численность внешние совместители, лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, а также сотрудницы в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребёнком (за исключением работающих на условиях неполного рабочего времени с сохранением пособия). Отдельно считаются сотрудники с неполным рабочим временем — они включаются в расчёт пропорционально отработанному времени.

Программа 1С применяет эти правила автоматически, но только на основании тех данных, которые внесены в базу. Если сотрудник фактически в отпуске по уходу за ребёнком, а документ «Отпуск по уходу за ребёнком» не проведён, программа включит его в расчёт как обычного работника.

Формирование отчёта в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» откройте раздел «Кадры» и перейдите по ссылке «Кадровые отчёты». В списке найдите отчёт «Численность и текучесть кадров» — в нём выводится среднесписочная численность за выбранный период вместе с показателями движения персонала. В некоторых релизах доступен также отдельный отчёт «Среднесписочная численность».

Укажите период формирования — обычно это месяц, квартал или год. Нажмите «Сформировать». В табличной части отчёта появится численность по организации в целом и в разрезе подразделений. Если в базе ведётся учёт по нескольким организациям, проверьте отбор: по умолчанию отчёт может строиться по всем организациям сразу.

Через кнопку «Настройки» можно изменить группировки, добавить отбор по подразделению или должности, вывести дополнительные поля. Для повторяющихся задач настройки удобно сохранить как вариант отчёта — тогда в следующий раз достаточно выбрать сохранённый вариант и поменять период.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» — «Кадровые отчёты».
2. 2
   Выберите отчёт «Численность и текучесть кадров».
3. 3
   Установите период и при необходимости отбор по организации или подразделению.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте показатель среднесписочной численности.
5. 5
   При необходимости сохраните настройки как вариант отчёта и выгрузите результат в Excel или PDF.

Формирование отчёта в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии» среднесписочная численность доступна в разделе «Отчёты» — отчёт «Среднесписочная численность» (в некоторых версиях он находится в подменю кадровых отчётов). Кроме того, показатель автоматически заполняется на титульном листе регламентированных отчётов — деклараций и расчётов по страховым взносам.

Важный нюанс: качество данных в бухгалтерской конфигурации зависит от того, ведётся ли кадровый учёт в полном объёме. Если кадровые документы оформляются только для расчёта зарплаты, а часть сотрудников заведена без полноценных приёмов на работу, отчёт покажет заниженные значения. Проверьте, что у всех работающих сотрудников есть проведённый документ «Приём на работу» с корректными датами.

Если в базе несколько организаций, отчёт формируется по каждой отдельно — выберите нужную организацию в шапке отчёта перед формированием.

Подготовка данных перед формированием отчёта

Главное условие корректного расчёта — актуальный кадровый учёт. Перед формированием отчёта проверьте, что все приёмы, переводы и увольнения за период проведены, причём с фактическими датами, а не «задним числом» после закрытия периода. Документы, введённые в следующем месяце датой прошлого периода, могут не попасть в уже сформированную отчётность.

Убедитесь, что оформлены длительные отсутствия: отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком, отпуска без сохранения зарплаты. Именно эти документы определяют, будет ли сотрудник исключён из среднесписочной численности. Проверьте также графики работы и условия неполного рабочего времени — от них зависит пропорциональный учёт.

Отдельно проверьте совместителей: внутренние совместители должны учитываться один раз по основному месту работы, а внешние — не попадать в расчёт вовсе. Если в базе заведены дубли физических лиц, программа может посчитать одного человека дважды.

Проверка и расшифровка результата

Сформированный показатель стоит сверить с реальным положением дел. Самый простой способ — сопоставить среднесписочную численность со списочной численностью на конец периода: значения не должны различаться на порядок. Если в компании стабильно работает 50 человек, а отчёт показывает 12 или 140, в данных есть ошибка.

В 1С:ЗУП для детальной проверки используйте отчёты «Списочный состав» и «Штатные сотрудники» — по ним можно вручную проследить, кто входил в списочный состав в каждый день периода. Отчёт «Остатки отпусков» и журнал отсутствий помогут убедиться, что исключаемые категории оформлены правильно.

Для сверки сданной ранее отчётности удобно зафиксировать итоговые значения: сохраните сформированный отчёт в файл или распечатайте. Если позже кадровые документы будут перепроведены задним числом, показатель изменится, и у вас останется зафиксированная версия для разбора расхождений.

Контрольные точки

Как проверить результат

Среднесписочная численность за месяц

Норма

Близка к фактическому количеству работающих сотрудников с учётом исключаемых категорий

Тревожный признак

Равна нулю, сильно завышена или содержит дробную часть, не объяснимую неполным рабочим временем

Сотрудники в отпуске по уходу за ребёнком

Норма

Исключены из расчёта, документ отпуска проведён

Тревожный признак

Включены в численность как обычные работники

Внешние совместители

Норма

Не попадают в отчёт

Тревожный признак

Увеличивают показатель

Движение по месяцам

Норма

Численность меняется плавно, скачки объясняются массовыми приёмами или увольнениями

Тревожный признак

Резкие скачки без кадровых событий

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая причина неверной ССЧ — непроведённые или опоздавшие кадровые документы. Если увольнение оформили в следующем месяце, сотрудник продолжит числиться работающим и завысит показатель. Обратная ситуация: приём провели позже, и новый сотрудник не попал в расчёт за фактически отработанные дни.

Вторая группа ошибок — дубли физических лиц и неправильно оформленные совместители. Дубли возникают, когда при приёме на работу создают новую карточку физлица вместо выбора существующей. Перед сдачей отчётности имеет смысл запустить поиск дублей и объединить повторные карточки.

Третья группа — некорректное отражение неполного рабочего времени. Если сотрудник работает на полставки, но в приёме указан полный график, он будет учтен как целая единица вместо пропорционального расчёта. Проверяйте поле «Количество ставок» и назначенный график работы.

Частые вопросы

Почему в отчёте среднесписочная численность равна нулю?

Чаще всего причина в том, что в базе нет проведённых приёмов на работу за выбранный период, отчёт сформирован по организации, в которой не ведётся кадровый учёт, или в настройках стоит отбор, которому не соответствует ни один сотрудник. Проверьте журнал кадровых документов и сбросьте лишние отборы в настройках отчёта.

Учитываются ли сотрудники по договорам ГПХ?

Нет, лица, работающие по гражданско-правовым договорам, в среднесписочную численность не включаются — это правило статистической отчётности, и 1С применяет его автоматически. Такие исполнители отражаются в отчётности отдельным показателем.

Как учитывается сотрудник на полставки?

Сотрудники с неполным рабочим временем включаются в среднесписочную численность пропорционально отработанному времени. Чтобы программа посчитала правильно, в документе приёма на работу должны быть указаны корректное количество ставок и соответствующий график неполного рабочего времени.

Что делать, если показатель изменился после сдачи отчётности?

Если после сдачи отчётности кадровые документы были введены или перепроведены задним числом, сформируйте отчёт заново и сравните с зафиксированной ранее версией. При существенном расхождении может потребоваться уточнённая отчётность — порядок её подачи зависит от формы и ведомства.

Можно ли выгрузить среднесписочную численность в Excel?

Да, сформированный отчёт сохраняется через стандартную команду «Файл — Сохранить» или кнопку сохранения табличного документа в форматы Excel, PDF или mxl. Это удобно для фиксации результата и передачи данных в бухгалтерию или руководству.

Где посмотреть численность по конкретному подразделению?

В отчёте «Численность и текучесть кадров» в 1С:ЗУП через кнопку «Настройки» добавьте группировку или отбор по подразделению. После формирования показатель будет рассчитан отдельно по каждому подразделению и по организации в целом.