Другое · 9 мин
Как в 1С сформировать список уволенных сотрудников за определённый период
Пошаговая инструкция: как в 1С ЗУП и 1С Бухгалтерии сформировать список уволенных сотрудников за период через отчёты, журналы документов и СКД.
Задача получить список уволенных сотрудников за конкретный период возникает регулярно: для кадровой отчётности, анализа текучести персонала, подготовки данных в ПФР (СФР), сверки с бухгалтерией или ответа на запрос руководства. В типовых конфигурациях 1С — ЗУП 3.1 и Бухгалтерии предприятия 3.0 — есть несколько рабочих способов решить эту задачу без программирования.
Выбор способа зависит от конфигурации, от того, как оформляются увольнения в вашей базе (документом «Увольнение» или «Кадровый перевод»), и от того, какой результат нужен: печатная форма, таблица для Excel или данные для дальнейшей обработки. Ниже разобраны все основные варианты с точными действиями.
Как 1С хранит данные об увольнениях
Прежде чем формировать список, важно понимать, откуда отчёт берёт данные. В 1С:ЗУП 3.1 факт увольнения фиксируется документом «Увольнение» (или «Увольнение списком» для массовых операций). Документ делает движения по регистрам «Кадровая история сотрудников» и «Занятые позиции штатного расписания», прекращая действие рабочего места с даты увольнения.
Если кадровик оформляет увольнение не типовым документом, а, например, «Кадровым переводом» с видом события «Увольнение» (такое встречается в старых базах и при переходах с ЗУП 2.5), часть отчётов может показывать неполные данные. Поэтому перед формированием списка стоит убедиться, что в базе используется единый способ оформления.
Способ 1: кадровые отчёты в 1С:ЗУП 3.1
Самый прямой путь — типовые кадровые отчёты. Откройте раздел «Кадры» → «Отчёты, справки» → «Кадровые отчёты». Здесь доступны несколько вариантов, показывающих уволенных:
- «Уволенные сотрудники» / «Увольнения» — прямой отчёт по увольнениям за период с датами, подразделениями и должностями;
- «Остатки и обороты штатного расписания» — показывает приёмы и увольнения по позициям;
- «Списочный состав и текучесть кадров» — даёт численность уволенных с разбивкой по причинам (по собственному желанию, по соглашению сторон и т.д.).
В отчёте установите период в полях дат, при необходимости добавьте отбор по организации или подразделению через «Настройки» → «Отбор», и нажмите «Сформировать». Результат можно сохранить в Excel или распечатать.
- 1Откройте «Кадры» → «Отчёты, справки» → «Кадровые отчёты»
- 2Выберите отчёт по увольнениям или «Списочный состав и текучесть кадров»
- 3Установите период и отбор по организации
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое количество строк
- 5Сохраните результат в Excel кнопкой «Сохранить» или Ctrl+S
Способ 2: журнал документов «Увольнения»
Если нужен не аналитический отчёт, а простой перечень с номерами приказов, удобнее журнал документов. В ЗУП 3.1: раздел «Кадры» → «Увольнения». Установите период в поле дат журнала — список покажет все документы «Увольнение» за этот интервал с сотрудниками, датами увольнения и основаниями.
Чтобы выгрузить список, выведите его в табличный документ: меню «Ещё» → «Вывести список». Отметьте нужные колонки (сотрудник, дата, номер документа, подразделение) и сохраните в файл. Этот способ хорош, когда список нужен «как в приказах» — для сверки с бумажными документами.
Учтите ограничение: журнал показывает только проведённые документы выбранного типа. Если сотрудник уволен документом «Увольнение списком», он в этом журнале может не отображаться — тогда откройте журнал «Все кадровые документы» и отфильтруйте по виду документа.
Способ 3: список уволенных в 1С:Бухгалтерии 3.0
В Бухгалтерии предприятия кадровый функционал урезан, но базовая задача решается. Перейдите в «Зарплата и кадры» → «Кадровые отчёты» (в некоторых релизах — «Зарплата и кадры» → «Отчёты» → «Кадровые отчёты»). Доступны «Список сотрудников» и «Текучесть кадров», где можно отобрать уволенных за период.
Альтернатива — журнал «Зарплата и кадры» → «Увольнения» с установленным периодом, аналогично ЗУП. Если в базе ведётся только бухгалтерский учёт, а увольнения оформляются редко, этого достаточно.
Для более гибкой выборки используйте «Универсальный отчёт» («Отчёты» → «Универсальный отчёт»): выберите регистр сведений «Кадровая история сотрудников», установите отбор по виду события «Увольнение» и периоду. Это даст точный список даже при нестандартном оформлении кадровых документов.
Сравнение способов
Подходит для анализа и отчётности: группировки, причины увольнений. Требует правильной настройки отборов.
Быстрый список с номерами приказов. Не показывает аналитику и может пропустить массовые увольнения.
Самый точный источник данных, но требует понимания структуры регистров.
Способ 4: произвольная выборка через консоль запросов или СКД
Когда типовых отчётов не хватает — например, нужен список уволенных с конкретной статьёй ТК, датой последнего рабочего дня и ФИО руководителя — задачу решает отбор по регистру «Кадровая история сотрудников». В режиме «Ещё» → «Изменить вариант» любого кадрового отчёта можно добавить поля и отборы без программирования.
Для разовой выгрузки администратор или программист может использовать консоль запросов с простым запросом к регистру сведений с отбором по виду события «Увольнение» и периоду. Результат выгружается в таблицу значений и далее в Excel.
ВЫБРАТЬ КадроваяИстория.Сотрудник, КадроваяИстория.Период КАК ДатаУвольнения ИЗ РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников КАК КадроваяИстория ГДЕ КадроваяИстория.ВидСобытия = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыКадровыхСобытий.Увольнение) И КадроваяИстория.Период МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериодаКак проверить полноту списка
После формирования списка сверьте его с независимым источником. Самый надёжный контроль — сопоставить количество уволенных в отчёте с количеством документов «Увольнение» за тот же период и с данными отчёта по среднесписочной численности.
Также проверьте сотрудников, уволенных в последний день периода: если в отчёте период задан «по 31.03», а увольнение проведено 31.03 в 23:59, отчёт с датой «по конец дня» включит его, а с датой «по начало дня» — нет. Убедитесь, что граница периода установлена корректно.
Как проверить результат
Совпадает с числом проведённых документов «Увольнение» за период
В отчёте меньше строк — часть увольнений оформлена другим документом
Увольнения первым и последним днём периода присутствуют
Крайние даты выпадают — неверно задана граница периода
Все строки — реально уволенные
Попали действующие сотрудники — неверный отбор по виду события
Типичные ошибки и ограничения
Частая проблема — «потерянные» увольнения из-за непроведённых документов. Отчёты строятся по проведённым документам: если приказ создан, но не проведён, сотрудник в список не попадёт. Проверьте журнал на наличие непроведённых документов за период.
Вторая ошибка — отменённые увольнения. Если увольнение отменяли документом «Отмена увольнения» или сторнированием, сотрудник может ошибочно остаться в списке уволенных либо, наоборот, пропасть из него при повторном увольнении. Перед выгрузкой отфильтруйте такие случаи по кадровой истории сотрудника.
FAQ
Как получить список уволенных с указанием причины увольнения?
В ЗУП 3.1 используйте отчёт «Списочный состав и текучесть кадров» или отчёт по увольнениям с добавленным полем «Основание увольнения» (статья ТК). Поле добавляется через «Настройки» → «Дополнительные поля» или «Структура отчёта».
Почему в отчёте нет сотрудника, который точно уволен?
Проверьте три вещи: проведён ли документ увольнения, попадает ли дата увольнения в заданный период с учётом границы дня, и не оформлено ли увольнение документом другого вида (например, «Увольнение списком» или кадровым переводом).
Можно ли выгрузить список уволенных в Excel?
Да. Любой табличный документ в 1С сохраняется через «Файл» → «Сохранить как» с выбором формата Excel, либо из журнала документов — «Ещё» → «Вывести список» с последующим сохранением.
Как получить список уволенных по всем организациям сразу?
В настройках отчёта уберите отбор по организации или выберите головную организацию с обособленными подразделениями. В ЗУП 3.1 кадровые отчёты по умолчанию могут строиться по выбранной организации — проверьте поле отбора в шапке отчёта.
Что делать, если увольнение отменили, а сотрудник всё равно в списке?
Откройте карточку сотрудника и проверьте кадровую историю: если есть документ отмены, но отчёт показывает увольнение, обновите отчёт и убедитесь, что отмена проведена. При расхождении сформируйте универсальный отчёт по регистру «Кадровая история сотрудников» — он покажет реальную последовательность событий.
Можно ли настроить автоматическую рассылку списка уволенных?
Да, в ЗУП 3.1 отчёты поддерживают рассылку по расписанию: «Администрирование» → «Рассылки отчётов». Настройте вариант отчёта с нужным периодом (например, «прошлый месяц») и расписание — список будет приходить адресатам автоматически.
Что важно запомнить
Список уволенных за период формируется кадровым отчётом, журналом документов «Увольнения» или универсальным отчётом по регистру кадровой истории. Перед выгрузкой проверьте проведённость документов, границы периода и отменённые увольнения — это три главных источника ошибок в списке.