Другое · 11 мин
Как в 1С сформировать список сотрудников
Как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии сформировать список сотрудников: штатная расстановка, списки работающих, отборы, выгрузка в Excel и типичные ошибки.
Список сотрудников в 1С можно получить несколькими способами: через справочник «Сотрудники», через кадровые отчёты (штатная расстановка, списки работников) или через универсальный отчёт с произвольными отборами. Выбор способа зависит от того, какой список нужен: простой перечень фамилий, список работающих на конкретную дату, список по подразделению или выгрузка в Excel для дальнейшей обработки.
Инструкция ниже подходит для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) и 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0) — интерфейс «Такси». Названия команд в других конфигурациях могут немного отличаться, но логика та же: данные о сотрудниках хранятся в справочнике, а аналитические списки строятся отчётами.
Важное различие: справочник «Сотрудники» показывает всех, кто когда-либо был заведён в базу, включая уволенных. Если нужен список именно работающих сотрудников на дату, используйте кадровые отчёты с отбором, а не справочник напрямую.
Определите, какой именно список вам нужен
Прежде чем открывать программу, сформулируйте задачу. От этого зависит инструмент. Типовые варианты: полный перечень всех сотрудников в базе, список работающих на текущую дату, список по конкретному подразделению или должности, список принятых или уволенных за период, список с контактными данными или табельными номерами.
Для разового просмотра достаточно справочника с отбором. Для официального документа (например, для банка, проверки или руководства) лучше использовать типовой отчёт — он формируется по унифицированной структуре и содержит подтверждающие реквизиты: дату формирования, организацию, период.
Как выбрать инструмент
Сформируйте список через справочник «Сотрудники»
Самый быстрый путь — справочник. В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники». В 1С:Бухгалтерии — раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Откроется список всех физических лиц, заведённых в базу.
Чтобы отфильтровать список, нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить список» (или используйте быстрый отбор в шапке списка). Добавьте условия, например: «В организации = ООО Ромашка», «Подразделение = Отдел продаж». Для отбора только работающих в справочнике есть стандартные переключатели: «Все сотрудники», «Работающие», «Уволенные» — выберите нужный.
Колонки списка настраиваются через «Ещё» → «Изменить форму» либо через настройку списка: можно добавить табельный номер, должность, дату приёма. После настройки список можно сохранить как файл: «Ещё» → «Вывести список» → выберите формат (табличный документ MXL, Excel, PDF).
- 1Откройте «Кадры» → «Сотрудники» (в Бухгалтерии: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники»)
- 2Выберите режим: «Работающие» или «Все сотрудники»
- 3Нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отборы по организации и подразделению
- 4Добавьте нужные колонки через настройку формы
- 5Сохраните результат: «Ещё» → «Вывести список» → формат Excel или MXL
Получите список работающих через кадровые отчёты
Отчёты надёжнее справочника, когда нужен список именно работающих на дату: программа сама анализирует кадровые документы (приёмы, переводы, увольнения) и исключает уволенных. В 1С:ЗУП откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты». Ключевые отчёты: «Штатная расстановка», «Списки работников», «Остатки отпусков» (если нужен список с дополнительными данными).
В отчёте «Списки работников» укажите дату, на которую формируется список, и при необходимости отбор по организации или подразделению. Нажмите «Сформировать». Программа выведет таблицу с сотрудниками, подразделениями, должностями и датами приёма. Отчёт можно сохранить или распечатать стандартными кнопками.
Штатная расстановка показывает не только сотрудников, но и вакантные ставки, оклады по позициям. Она удобна, когда список нужен в разрезе штатного расписания, а не просто перечень людей.
Настройка варианта отчёта
Любой кадровый отчёт можно донастроить: «Ещё» → «Настройки» (или кнопка «Настройки» в шапке). На вкладке «Отбор» добавьте условия, на вкладке «Поля» — нужные колонки, на вкладке «Группировка» — структуру (например, сгруппировать по подразделениям). Сохраните вариант через «Ещё» → «Сохранить вариант отчёта», чтобы не настраивать заново.
Выгрузите список в Excel или другой формат
Любой сформированный отчёт или список сохраняется через кнопку с дискетой («Сохранить») или «Файл» → «Сохранить как». Доступные форматы: табличный документ MXL, лист Excel (XLSX), PDF, HTML, текст. Для дальнейшей обработки в Excel выбирайте XLSX — структура колонок сохранится.
Альтернатива — команда «Ещё» → «Вывести список» в форме списка справочника: она предложит выбрать колонки и сразу сформирует табличный документ, который можно сохранить. Это удобно, когда не нужен полноценный отчёт, а требуется простая таблица «ФИО — должность».
Если список нужно регулярно отправлять (например, руководителю еженедельно), настройте рассылку отчётов: в 1С:ЗУП это делается через «Администрирование» → «Рассылки отчётов» (требуются права администратора и настроенная почта).
Сформируйте произвольный список через универсальный отчёт
Когда типовых отчётов не хватает — нужны нестандартные колонки или данные из документов — используйте «Универсальный отчёт». В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии он находится в разделе «Отчёты» (или «Руководителю» → «Отчёты»). Выберите тип объекта «Справочники», объект «Сотрудники», задайте отборы и поля.
Универсальный отчёт позволяет вывести реквизиты, которых нет в типовых списках: дату рождения, ИНН, СНИЛС, контактный телефон, дату приёма на работу. Отборы строятся по любому реквизиту: например, «все сотрудники, принятые после определённой даты» или «все, у кого указана конкретная должность».
Ограничение: универсальный отчёт работает с данными справочника, а не с кадровым учётом «на дату». Поэтому для списка работающих он менее надёжен, чем «Списки работников» — уволенные сотрудники останутся в выборке, если не добавить отбор вручную.
Сравнение способов
Быстро и просто, но включает уволенных; подходит для разового просмотра и простой выгрузки
Корректно учитывает приёмы и увольнения на дату; лучший вариант для официальных списков
Гибкие колонки и отборы по любым реквизитам; требует ручного исключения уволенных
Автоматическая регулярная отправка; требует прав администратора и настройки почты
Проверьте результат перед использованием
Перед тем как передать список дальше, сверьте его с реальностью. Базовая проверка: количество работающих в отчёте должно совпадать с числом действующих трудовых договоров. Расхождения обычно означают непроведённые кадровые документы или сотрудников, заведённых без приказа о приёме.
Проверьте дату формирования: список «на сегодня» и список «на первое число месяца» могут отличаться, если в середине месяца были приёмы или увольнения. Убедитесь, что в шапке отчёта указана правильная организация — в базах с несколькими юрлицами это частая ошибка.
Как проверить результат
Совпадает с фактическим числом работающих
Лишние (уволенные) или отсутствующие сотрудники
Указана нужная организация
Список сформирован по другому юрлицу или по всем сразу
Соответствует задаче (текущая дата или дата отчётности)
Список на случайную или прошлую дату
Все приказы о приёме и увольнении проведены
Есть непроведённые документы — список недостоверен
Типичные ошибки и ограничения
Ошибки при формировании списков обычно связаны не с программой, а с состоянием данных и неверным выбором инструмента. Ниже — самые частые ситуации.
Отдельно про права доступа: если у пользователя нет прав на кадровые документы или на раздел «Кадры», часть сотрудников может не отображаться, а отчёты — быть недоступны. В этом случае список должен формировать пользователь с полными кадровыми правами, либо администратор должен выдать нужную роль.
Ограничение по производительности: при выгрузке очень больших списков (десятки тысяч строк) формирование и сохранение в Excel может занять заметное время. В таких случаях формируйте список порциями по подразделениям или сохраняйте в MXL, а конвертируйте позже.
Если список нужен регулярно в одном и том же виде, потратьте пять минут на сохранение варианта отчёта с готовыми отборами и колонками. Это избавляет от повторной настройки и от ошибок, когда отчёт формируют разные люди с разными параметрами.
Часто задаваемые вопросы
Как сформировать список только работающих сотрудников, без уволенных?
Используйте отчёт «Списки работников» или «Штатная расстановка» в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» — они автоматически исключают уволенных на указанную дату. В справочнике «Сотрудники» переключите режим отображения на «Работающие» в шапке списка.
Почему в списке есть сотрудник, который уже уволен?
Чаще всего приказ об увольнении не проведён или проведён более поздней датой, чем дата формирования списка. Проверьте журнал кадровых документов. Реже причина — дубль карточки сотрудника: одно физлицо заведено дважды, и уволена только одна запись.
Как выгрузить список сотрудников в Excel?
Сформируйте отчёт или откройте список справочника, затем нажмите «Ещё» → «Вывести список» (для справочника) или кнопку сохранения (для отчёта) и выберите формат «Лист Excel (*.xlsx)». Структура колонок и группировки сохранятся.
Можно ли добавить в список телефоны или даты рождения сотрудников?
Да, через «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты»): выберите справочник «Сотрудники» и добавьте нужные реквизиты в поля. В типовых отчётах дополнительные колонки добавляются через «Настройки» → вкладка «Поля», если соответствующие данные есть в источнике отчёта.
Как сформировать список сотрудников конкретного подразделения?
В любом кадровом отчёте или в настройке списка справочника добавьте отбор «Подразделение = нужное подразделение». Для иерархического списка (с вложенными подразделениями) используйте вид сравнения «В группе» вместо «Равно».
Что важно запомнить
Для списка работающих используйте кадровые отчёты («Списки работников», «Штатная расстановка»), а не справочник напрямую — они корректно учитывают приёмы и увольнения на дату. Перед выгрузкой проверьте организацию, дату и проведённость кадровых документов, а готовые настройки сохраняйте как вариант отчёта.