Как в 1С сформировать список сотрудников за период

Задача сформировать список сотрудников за период возникает регулярно: для сверки с расчётным отделом, подготовки данных для банка, ответа на запросы контролирующих органов или внутренней аналитики по численности. В типовых конфигурациях 1С это решается штатными отчётами без доработок — достаточно знать, какой отчёт выбрать и как настроить период и отборы.

Ключевой момент — понимать, что именно нужно получить: список работавших в периоде, принятых, уволенных или числящихся на конкретную дату. От этого зависит выбор отчёта и настройка параметров. Ошибка в выборе варианта приводит к расхождениям с данными учёта и лишним сверкам.

Ниже разобраны основные способы в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, настройка отборов, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых список получается неполным или, наоборот, избыточным.

Какие отчёты в 1С подходят для списка сотрудников

В 1С:ЗУП кадровые отчёты собраны в разделе «Кадры — Кадровые отчёты». Для формирования списка за период чаще всего используются: «Списки сотрудников» (универсальный отчёт с гибкими отборами), «Приёмы и увольнения», «Штатная расстановка» и «Движение работников». Каждый из них отвечает на свой вопрос, и выбирать нужно по смыслу задачи, а не по первому попавшемуся названию.

В 1С:Бухгалтерии кадровый блок скромнее: доступен отчёт «Списки сотрудников» в разделе «Зарплата и кадры — Отчёты по кадрам». Он показывает сотрудников с датами приёма и увольнения и позволяет задать период. Для полноценной кадровой аналитики (совместители, виды занятости, детальные события) бухгалтерской конфигурации недостаточно — там корректнее работать в ЗУП.

Отдельный универсальный инструмент — «Универсальный отчёт» (в разделе «Администрирование» или «Отчёты» в зависимости от конфигурации). Он позволяет построить список по регистру кадровых данных с произвольным периодом, но требует понимания структуры данных и подходит опытным пользователям.

Сравнение вариантов

Отчёт «Списки сотрудников»

Подходит для общего списка работавших в периоде с отборами по подразделению и должности. Ограничение — требует настройки отборов для нестандартных срезов.

Отчёт «Приёмы и увольнения»

Нужен, когда важны именно кадровые события за период. Не показывает тех, кто работал весь период без движений.

Универсальный отчёт

Даёт полную гибкость по любому регистру, но требует знания структуры данных и аккуратной настройки.

Формируем список работавших сотрудников за период в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Кадры — Кадровые отчёты — Списки сотрудников». В шапке отчёта укажите период: дату начала и дату окончания. По умолчанию отчёт показывает сотрудников, у которых в этот период были кадровые события или действующие трудовые отношения — точное поведение зависит от выбранного варианта отчёта в настройках.

Нажмите «Настройки» и проверьте структуру: в группировках обычно стоят «Организация» и «Подразделение». Если нужен плоский список без иерархии, удалите лишние группировки, оставив только строку «Сотрудник». В колонки можно добавить дату приёма, дату увольнения, должность, табельный номер и ИНН — поля выбираются на закладке «Поля».

После настройки нажмите «Сформировать». Результат можно сохранить как вариант отчёта, чтобы не повторять настройку при следующем запуске — кнопка «Ещё — Сохранить вариант отчёта».

1. 1
   Откройте «Кадры — Кадровые отчёты — Списки сотрудников».
2. 2
   Задайте период в шапке отчёта.
3. 3
   Откройте «Настройки», настройте группировки и нужные поля.
4. 4
   Добавьте отборы по подразделению или виду занятости при необходимости.
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и сверьте итоговое количество строк.
6. 6
   Сохраните вариант отчёта для повторного использования.

Настройка отборов: подразделение, вид занятости, события

Отборы — главный инструмент уточнения списка. На закладке «Отбор» в настройках отчёта добавьте условие по подразделению, если нужен список конкретного отдела или филиала. Условие «В группе» для подразделения захватит и все вложенные подразделения — это удобно для крупных структур, но проверьте, не попали ли лишние сотрудники.

Для разделения основных сотрудников и совместителей используйте отбор по полю «Вид занятости» или «Вид договора» (состав полей зависит от версии конфигурации). Если нужен список только уволенных за период, проще взять отчёт «Приёмы и увольнения» и поставить отбор по виду события «Увольнение», чем выкручивать настройки общего списка.

Обратите внимание на отбор по организации: если в базе ведётся несколько юридических лиц, без этого отбора список будет сводным по всем организациям, что почти всегда нежелательно для отчётности.

Список сотрудников на конкретную дату

Частая вариация задачи — список не за интервал, а на одну дату, например числящихся на 1-е число месяца. В отчёте «Списки сотрудников» для этого укажите одинаковую дату начала и окончания либо выберите вариант отчёта, построенный на срезе на дату. В 1С:ЗУП также подходит отчёт «Штатная расстановка» — он показывает, кто занимает позиции штатного расписания на указанную дату.

Разница между «Штатной расстановкой» и «Списками сотрудников» принципиальна: первый отчёт привязан к позициям штатного расписания и покажет вакансии, второй — к фактическим трудовым отношениям. Для списка реальных сотрудников корректнее второй вариант, для анализа укомплектованности штата — первый.

Формирование списка в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии откройте «Зарплата и кадры — Отчёты по кадрам — Списки сотрудников». Укажите период и организацию, нажмите «Сформировать». Отчёт выведет сотрудников с датами приёма и увольнения; через настройки доступны отборы по подразделениям и статусу.

Ограничение бухгалтерской конфигурации — меньшее количество кадровых аналитик. Если требуется список с разбивкой по видам договоров, ставкам, совместительству или с детализацией кадровых переводов за период, корректнее формировать его в 1С:ЗУП, где кадровый учёт ведётся полноценно.

Перед сдачей списка «куда-либо» сформируйте его дважды: за весь период целиком и по месяцам. Сумма помесячных списков не совпадёт с общим списком, потому что один сотрудник может попадать в несколько месяцев — это нормально, но вопросы от получателя списка гарантированы, поэтому лучше сразу понимать методику подсчёта.

Проверка результата и сверка с учётом

Полученный список стоит проверить до передачи дальше. Минимальная сверка — сравнить количество сотрудников в списке с данными отчёта «Численность и текучесть кадров» (в ЗУП) за тот же период. Существенное расхождение — повод искать причину в отборах или в непроведённых кадровых документах.

Точечная проверка: выберите одного-двух сотрудников, которые точно были приняты или уволены в периоде, и убедитесь, что они присутствуют (или отсутствуют) в списке согласно ожиданиям. Это быстрее, чем построчная сверка, и выявляет большинство ошибок настройки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в списке

Норма

Совпадает или близко к данным отчёта по численности за тот же период

Тревожный признак

Расхождение в разы — вероятно, лишний или отсутствующий отбор

Контрольный сотрудник, принятый в периоде

Норма

Присутствует в списке с корректной датой приёма

Тревожный признак

Отсутствует — проверьте период и отбор по организации

Уволенные до начала периода

Норма

В список не попадают

Тревожный признак

Попадают — неверно выбран вариант отчёта или период

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — неверный период: пользователь указывает месяц, а отчёт настроен на срез на дату, или наоборот. Второе место занимает отсутствие отбора по организации в многофирменной базе. Третья типичная проблема — непроведённые или помеченные на удаление кадровые документы: отчёты строятся по проведённым документам, и «потерянный» сотрудник часто просто не проведён приказом о приёме.

Отдельный случай — сотрудники, у которых в периоде не было событий, но трудовые отношения действовали. Не все варианты отчётов включают их автоматически; если список нужен именно «все работавшие», выбирайте соответствующий вариант отчёта или проверяйте настройку периода.

Частые вопросы

Как выгрузить список сотрудников в Excel?

После формирования отчёта используйте «Файл — Сохранить как» или кнопку сохранения табличного документа и выберите формат Excel (xlsx). Перед выгрузкой уберите лишние группировки и итоги, чтобы файл был удобен для дальнейшей обработки.

Почему в список не попал сотрудник, который точно работал в этом периоде?

Чаще всего причины три: не проведён приказ о приёме, сотрудник относится к другой организации, а в отчёте стоит отбор, либо выбран вариант отчёта, показывающий только движения за период. Проверьте карточку сотрудника и журнал кадровых документов.

Как получить список только уволенных за период?

Используйте отчёт «Приёмы и увольнения» в 1С:ЗУП и добавьте отбор по виду события «Увольнение». В настройках можно оставить только нужные колонки: ФИО, дата увольнения, основание, подразделение.

Можно ли сформировать список с телефонами и адресами сотрудников?

Да, в отчёте «Списки сотрудников» через настройки добавьте поля контактной информации, если они заполнены в карточках сотрудников. Учитывайте, что это персональные данные — доступ к такому списку должен быть ограничен.

Чем список за период отличается от среднесписочной численности?

Список за период — это перечень конкретных сотрудников, а среднесписочная численность — расчётный показатель в людях за период с учётом дней работы. Для среднесписочной используйте отдельные отчёты по численности, а не списки.

Как сохранить настройки отчёта, чтобы не настраивать заново?

После настройки нажмите «Ещё — Сохранить вариант отчёта», задайте понятное название. Вариант появится в списке вариантов отчёта и будет доступен вам (или всем пользователям, если включить соответствующую видимость).