Другое · 10 мин
Как в 1С сформировать список сотрудников за определенный период
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП и других конфигурациях сформировать список сотрудников за определенный период через отчеты, отборы и СКД.
Задача получить список сотрудников за конкретный период возникает у кадровиков и расчетчиков регулярно: для сверки численности, подготовки данных в фонды, анализа движения персонала или проверки начислений. В 1С это можно сделать несколькими способами — от типовых кадровых отчетов до универсального отчета по регистрам. Выбор способа зависит от конфигурации (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP) и от того, какой именно список нужен: работающие на дату, принятые или уволенные за период, либо все, кто числился в любой день интервала.
Ключевой нюанс — понимать разницу между «сотрудники на дату» и «сотрудники за период». Первый вариант показывает состояние на конкретное число, второй — всех, кто имел трудовые отношения с организацией хотя бы часть периода, включая принятых и уволенных внутри него. Путаница между этими режимами — самая частая причина расхождений в отчетности.
Определите, какой именно список вам нужен
Прежде чем открывать отчет, сформулируйте задачу точно. Вариантов несколько: список работающих на конкретную дату, список принятых за период, список уволенных за период, полный список всех, кто числился в периоде (включая уволенных), либо список сотрудников с конкретными условиями — по подразделению, должности, виду занятости.
От этого зависит выбор инструмента. Для «работающих на дату» достаточно отчета «Штатные сотрудники» с установленной датой. Для движения персонала подойдут отчеты по приемам и увольнениям. Для полной картины за период потребуется либо отчет с оборотами, либо универсальный отчет с группировкой по сотрудникам.
Способ 1: типовые кадровые отчеты в 1С:ЗУП
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом основной инструмент — раздел «Кадры», подраздел «Кадровые отчеты». Здесь собраны готовые формы, закрывающие большинство задач. Отчет «Штатные сотрудники» показывает работающих на указанную дату с возможностью детализации по подразделениям и должностям. Отчет «Остатки и обороты» (в некоторых версиях — «Кадровый отчет с расшифровкой») показывает движение за период.
Порядок действий для получения списка работающих: откройте «Кадры — Кадровые отчеты — Штатные сотрудники», установите дату, при необходимости добавьте отбор по организации и подразделению, нажмите «Сформировать». Для списка за период с учетом движения используйте отчеты «Приемы и увольнения» или настройте «Штатные сотрудники» с периодом, если версия конфигурации это поддерживает.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты»
- 2Выберите отчет «Штатные сотрудники» или отчет по движению персонала
- 3Установите дату или период формирования
- 4Добавьте отбор по организации и подразделению при необходимости
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте количество строк
- 6Выгрузите результат в Excel кнопкой «Сохранить» при необходимости
Способ 2: универсальный отчет
Когда типовых отчетов не хватает — например, нужен список сотрудников с конкретным видом договора или нестандартным набором колонок — используйте «Универсальный отчет». В 1С:ЗУП он находится в разделе «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки» либо в разделе отчетов, в зависимости от версии.
В универсальном отчете выберите источник данных — регистр сведений «Кадровая история сотрудников» или «Текущие кадровые данные сотрудников», укажите период, добавьте нужные поля (ФИО, подразделение, должность, даты приема и увольнения) и настройте отборы. Результат можно сгруппировать по сотрудникам, чтобы исключить дубли строк при нескольких кадровых событиях.
Способ 3: список сотрудников в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии кадровый учет ограничен, но базовый список получить можно. Откройте раздел «Зарплата и кадры — Сотрудники» — это справочник, где отбором можно отфильтровать действующих и уволенных. Для отчетной формы используйте «Зарплата и кадры — Отчеты по зарплате — Список сотрудников» (в свежих версиях) или стандартный отчет «Штатная расстановка».
Если нужен список сотрудников, у которых были начисления за период, сформируйте «Свод начислений и удержаний» за нужный интервал с группировкой по сотрудникам — это фактически даст список всех, кому что-либо начислялось. Учтите ограничение: сотрудник без начислений (например, в отпуске за свой счет весь период) в такой отчет не попадет.
Сравнение способов
Быстро и надежно, но набор полей и отборов ограничен настройками отчета
Гибкий выбор полей и отборов, но требует понимания структуры регистров и прав доступа
Подходит для списка по факту начислений, но не показывает сотрудников без начислений
Максимальная гибкость для разработчика, избыточна для разовой задачи кадровика
Настройка отборов и проверка результата
Отборы задаются через кнопку «Настройки» в типовых отчетах на СКД. Типичные отборы: организация, подразделение (с видом сравнения «В иерархии», чтобы захватить вложенные подразделения), должность, вид занятости, дата приема или увольнения в заданном интервале. После установки отборов обязательно сформируйте отчет заново — настройки применяются только при повторном формировании.
Проверьте результат до передачи данных дальше. Сверьте итоговое количество строк со списочной численностью из другого источника: справки о численности, данных прошлого периода с учетом движения. Расхождение обычно означает лишний отбор, неверную дату или сотрудников, оформленных не через кадровые документы.
Как проверить результат
Совпадает с данными списочной численности или объясняется движением персонала
Меньше ожидаемого — проверьте отборы и период
Уволенные внутри периода отображаются, если это требовалось
Уволенные отсутствуют — отчет построен на дату, а не за период
Каждый сотрудник встречается один раз
Дубли — нужна группировка по сотруднику или срез последних
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространенная ошибка — формирование отчета «на дату» вместо «за период» и наоборот. Вторая по частоте — забытый отбор по организации в базе, где ведется учет по нескольким юрлицам: список получается сводным и не подходит для отчетности по одной организации. Третья — использование справочника «Сотрудники» без учета того, что в нем могут быть неоформленные или дублирующиеся карточки.
Отдельная группа проблем — данные, введенные не кадровыми документами. Если прием или увольнение оформили «вручную» через корректировку регистров, типовые отчеты могут не увидеть такие записи. Перед формированием ответственных отчетов убедитесь, что кадровые документы проведены и актуальны.
Выгрузка и дальнейшая работа со списком
Сформированный отчет сохраняется в Excel или табличный документ через кнопку «Сохранить» (иконка дискеты) в панели отчета. При выгрузке выбирайте формат XLSX без оформления, если планируете дальнейшую обработку данных — сводные таблицы, фильтрацию, сравнение с другими выгрузками. С оформлением сохраняйте только финальную форму для печати или передачи.
Если список нужен регулярно, сохраните настройки отчета как вариант: кнопка «Еще — Сохранить вариант отчета». Это избавит от повторной настройки отборов и гарантирует, что каждый раз список формируется по одним и тем же правилам — важно для сопоставимости данных между периодами.
Перед передачей списка сотрудников третьим лицам помните: это персональные данные. Убедитесь, что передача правомерна, и выгружайте только те колонки, которые действительно требуются — без лишних ФИО, дат рождения и паспортных данных.
Частые вопросы
Как получить список только уволенных за период?
Используйте кадровый отчет по увольнениям в разделе «Кадры — Кадровые отчеты» либо универсальный отчет по кадровым данным с отбором «Дата увольнения в периоде». Укажите интервал дат, организацию и при необходимости подразделение.
Почему в отчете сотрудников больше, чем реально работает?
Чаще всего не установлен отбор по организации или отчет сформирован за период, а не на дату — тогда в него попадают уволенные внутри периода. Также проверьте, нет ли в справочнике сотрудников дублей карточек.
Как включить в список внешних совместителей?
В настройках отчета добавьте отбор по виду занятости со значением «Внешнее совместительство» или снимите ограничение по виду занятости, если оно установлено. В типовых отчетах совместители могут исключаться настройкой по умолчанию.
Можно ли вывести в список табельные номера и даты приема?
Да. В типовом отчете откройте «Настройки» и добавьте нужные поля в структуру отчета, либо используйте универсальный отчет, где набор колонок произвольный: табельный номер, дата приема, дата увольнения, должность, подразделение.
Отчет показывает пустой результат, хотя сотрудники есть. Что делать?
Проверьте три вещи: период формирования, отбор по организации и права доступа. Если все корректно, убедитесь, что кадровые документы проведены — непроведенные приемы на работу в отчетах не отражаются.
Как сохранить настройки отчета, чтобы не настраивать заново?
Нажмите «Еще — Сохранить вариант отчета», задайте понятное имя и при необходимости сделайте вариант доступным другим пользователям. В следующий раз отчет с нужными отборами откроется одним кликом из списка вариантов.
Что важно запомнить
Определите, нужен список на дату или за период, выберите подходящий инструмент — типовой кадровый отчет, универсальный отчет или свод начислений, — задайте отборы по организации и подразделению, проверьте количество строк до выгрузки и сохраните вариант отчета для регулярного использования.