Как в 1С сформировать список сотрудников с окладами

Задача получить список сотрудников с их окладами возникает у кадровиков, расчётчиков и руководителей регулярно — для проверки начислений, планирования фонда оплаты труда, подготовки приказов и ответов на запросы. В 1С эта информация хранится в нескольких местах: в штатном расписании, в кадровых документах (приём на работу, кадровый перевод) и в регистрах плановых начислений. Поэтому способ получения списка зависит от того, какая конфигурация используется и какой именно срез данных нужен.

Наиболее полный набор инструментов есть в «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). В «1С:Бухгалтерии» и «1С:Управление нашей фирмой» возможности ограничены, но базовый список с окладами получить тоже можно. Ниже разобраны основные способы: от готовых отчётов до универсального конструктора и запроса через консоль.

Откуда 1С берёт данные об окладах

Прежде чем формировать список, важно понимать, где физически хранится оклад. В ЗУП размер оплаты не является свойством самого сотрудника: он задаётся документами «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда» и хранится в регистрах плановых начислений и в позициях штатного расписания. Если сотруднику в течение года меняли оклад, в базе будет несколько записей с разными датами.

Из этого следуют два практических вывода. Во-первых, при формировании списка всегда нужно указывать дату, на которую выводится оклад — иначе можно получить устаревшие значения. Во-вторых, если в организации не ведётся штатное расписание, отчёты по штатным позициям будут пустыми, и список придётся строить по кадровым данным сотрудников.

Способ 1. Отчёт «Штатное расписание» в ЗУП

Самый наглядный вариант — типовой отчёт по штатному расписанию. Он показывает позиции, оклады, надбавки и занятые ставки. Подходит, когда нужен список по подразделениям с должностями и размерами оплаты.

Порядок действий: откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» (или «Отчёты, справки» → «Штатное расписание» в зависимости от настроек интерфейса). Укажите дату, на которую нужен срез, и при необходимости отбор по подразделению. Нажмите «Сформировать». Отчёт можно вывести как в виде утверждённой формы Т-3, так и в аналитическом виде с группировками.

Если нужен именно список людей, а не позиций, используйте отчёт «Штатные сотрудники» (в некоторых релизах — «Список сотрудников» или «Остатки отпусков и данные сотрудников» через раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»). В нём каждая строка — это сотрудник с подразделением, должностью и датой приёма, а колонку с окладом можно добавить через настройки.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» или кадровые отчёты
2. 2
   Установите дату среза и отбор по организации/подразделению
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и проверьте, что оклады заполнены
4. 4
   При необходимости сохраните в Excel через «Ещё» → «Сохранить»

Способ 2. Настройка отчёта под свои колонки

Типовые отчёты в ЗУП построены на СКД (системе компоновки данных), поэтому их можно гибко перенастраивать без программирования. Это основной путь, когда нужен нестандартный состав колонок: например, только ФИО, подразделение и оклад без лишних данных.

В отчёте нажмите «Настройки» (или «Ещё» → «Изменить вариант»). Перейдите на вкладку «Поля» и оставьте нужные: «Сотрудник», «Подразделение», «Должность», «Оклад» (поле может называться «Тарифная ставка», «Совокупная тарифная ставка» или «ФОТ» в зависимости от отчёта). На вкладке «Отбор» добавьте условия: работающие сотрудники, конкретная организация, дата. Сохраните вариант отчёта под понятным именем, чтобы не настраивать заново.

Обратите внимание на различие полей: «Оклад» показывает базовую ставку, а «Совокупная тарифная ставка» — оклад с учётом постоянных надбавок и занимаемой доли ставки. Для списка «кто сколько получает по окладу» обычно достаточно первого, для оценки фонда оплаты — второго.

Способ 3. Универсальный отчёт по регистру плановых начислений

Когда типовых отчётов не хватает — например, нужен список на произвольную дату в прошлом или по сотрудникам с конкретным видом расчёта — используется «Универсальный отчёт». В ЗУП он находится в разделе «Отчёты, справки» → «Универсальный отчёт» (может потребоваться включить его в настройках прав или через «Все функции»).

В универсальном отчёте выберите источник данных — регистр сведений с плановыми начислениями (в ЗУП это регистры вида «Плановые начисления» или «Значения показателей начислений», точное имя зависит от релиза). Укажите период «на дату», добавьте в поля сотрудника и значение показателя «Оклад». Такой способ требует понимания структуры данных, поэтому его чаще используют специалисты по внедрению.

В «1С:Бухгалтерии» универсальный отчёт — практически единственный гибкий инструмент: кадровый учёт там упрощён, и оклад хранится в документах приёма и кадровых переводов. Список можно построить по регистру сведений кадровой истории сотрудников, выведя поле «Оклад».

Способ 4. Консоль запросов для точного среза

Если есть навыки работы с языком запросов 1С, самый точный результат даёт консоль запросов (внешняя обработка или встроенный инструмент в режиме тонкого клиента). Она позволяет получить срез последних значений плановых начислений на любую дату с любыми отборами.

Типовая логика запроса: взять срез последних регистра плановых начислений на заданную дату, соединить с кадровыми данными сотрудников и отобрать только действующих. Примерный текст запроса приведён ниже — имена таблиц нужно сверить с вашей конфигурацией.

ВЫБРАТЬ
	Начисления.Сотрудник КАК Сотрудник,
	Начисления.Сотрудник.Подразделение КАК Подразделение,
	Начисления.Размер КАК Оклад
ИЗ
	РегистрСведений.ПлановыеНачисления.СрезПоследних(&Дата, ) КАК Начисления
ГДЕ
	Начисления.Используется

Результат запроса можно выгрузить в табличный документ и далее в Excel. Этот способ незаменим для разовых выгрузок по запросу руководства или для проверки корректности данных перед расчётом зарплаты.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования списка сверьте его с ожиданиями: количество строк должно совпадать с числом работающих сотрудников на выбранную дату, а оклады — с последними кадровыми документами. Простая контрольная точка — выборочно открыть карточки двух-трёх сотрудников и сравнить оклад из списка с данными на вкладке «Оплата труда».

Если в списке у сотрудника пустой или нулевой оклад, обычно причины такие: приём на работу проведён без указания начисления, сотрудник уволен, но попал в отбор из-за неверной даты, либо в отчёте выбрано не то поле (например, «ФОТ» вместо «Оклад»). Ещё одна частая ситуация — сотрудник числится в двух организациях или по совместительству, и строка дублируется.

Выгрузка и дальнейшая работа со списком

Любой сформированный отчёт в 1С сохраняется в файл: «Ещё» → «Сохранить» (или Ctrl+S) → формат Excel, PDF или MXL. Для передачи руководству удобнее PDF, для дальнейшей обработки — Excel. Если список формируется регулярно, сохраните настроенный вариант отчёта и добавьте его в избранное или на начальную страницу.

При передаче файла учитывайте, что список с окладами — это персональные данные и сведения об оплате труда, доступ к которым в организации обычно ограничен. Передавайте файл только тем, у кого есть соответствующие полномочия, и не размещайте его в общих папках без контроля доступа.

Частые вопросы