Другое · 9 мин
Как в 1С сформировать список сотрудников с детьми
Как в 1С:ЗУП сформировать список сотрудников с детьми: где хранятся данные о родственниках, настройка отчёта, отбор по возрасту, сохранение списка и проверка результата.
Список сотрудников с детьми нужен кадровикам и бухгалтерам регулярно: для предоставления стандартных налоговых вычетов по НДФЛ, оформления пособий, подготовки сведений для страховых программ, профсоюзных выплат и внутренней отчётности. В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» (ред. 3.1) эта задача решается штатными средствами — без программирования, если данные о детях внесены в базу корректно.
Ключевой момент: 1С не хранит «галочку» о наличии детей у сотрудника. Сведения о детях вносятся как отдельные записи о членах семьи в личных данных физического лица. Поэтому качество итогового списка напрямую зависит от того, как заполнялись карточки сотрудников при приёме на работу и обновлялись ли они при рождении детей.
Ниже разобраны все рабочие способы получения такого списка: через справочник сотрудников, через универсальный отчёт, через произвольный отчёт по схеме компоновки данных, а также как проверить результат и исправить типичные проблемы.
Где в 1С хранятся данные о детях сотрудников
В «1С:Зарплата и управление персоналом» сведения о детях относятся к личным данным физического лица, а не к кадровым документам. Они вводятся в карточке физического лица (Справочники → Физические лица) на закладке «Семья» в табличной части «Состав семьи». Для каждого ребёнка указывается степень родства (сын, дочь), ФИО и дата рождения.
Технически эти данные хранятся в регистре сведений «Родственники физических лиц». Именно этот регистр используется отчётами и механизмом вычетов НДФЛ. Отдельно существуют данные о вычетах на детей (документ «Заявление на вычеты НДФЛ»), но это уже налоговая информация, а не учёт родственных связей — путать их нельзя.
Важно понимать разницу между сотрудником и физическим лицом: один физлицо может иметь несколько записей сотрудников (основное место работы и внутреннее совместительство). При формировании списка это может привести к задвоениям, что нужно учитывать при настройке отчёта.
Способ 1: Быстрый список через универсальный отчёт
Универсальный отчёт — самый гибкий штатный инструмент для такой задачи, он доступен пользователям с правами на просмотр отчётов по кадровым данным. Откройте раздел «Отчеты, справки» → «Универсальный отчет».
В настройках отчёта выберите тип объекта «Регистр сведений» и объект «Родственники физических лиц». Установите отбор по полю «Степень родства» в значениях «Сын» или «Дочь» (условие «В списке»). В выбранные поля добавьте: физическое лицо, степень родства, ФИО родственника, дату рождения родственника.
После нажатия «Сформировать» вы получите перечень физических лиц с указанием детей. Чтобы сгруппировать строки по сотрудникам, в настройках добавьте группировку по полю «Физическое лицо». Если нужны именно сотрудники с их подразделениями, потребуется соединение с кадровыми данными — об этом в разделе про произвольный отчёт.
- 1Откройте Отчеты, справки → Универсальный отчет
- 2Выберите: Регистр сведений → Родственники физических лиц
- 3В отборе задайте Степень родства В списке: Сын, Дочь
- 4Добавьте поля: Физическое лицо, Родственник, Дата рождения
- 5Сгруппируйте по полю Физическое лицо
- 6Нажмите Сформировать и проверьте результат
Способ 2: Отбор в справочнике «Сотрудники»
Если нужен оперативный просмотр без настройки отчётов, можно работать прямо в списке сотрудников (Кадры → Сотрудники). Однако штатный отбор списка справочника не позволяет отфильтровать по данным членов семьи напрямую — это ограничение типовой формы списка.
Поэтому на практике используют кнопку «Ещё» → «Настроить список» только для базовых отборов (по подразделению, должности), а данные о семье смотрят в карточке каждого сотрудника. Для массовой задачи этот путь неэффективен, и лучше сразу переходить к отчётам.
Альтернатива внутри справочника — печатная форма «Личная карточка Т-2» по выбранным сотрудникам, где раздел «Состав семьи» заполняется автоматически. Но формировать Т-2 на весь штат ради одного списка — избыточно и медленно.
Способ 3: Произвольный отчёт с подразделениями и возрастом детей
Когда нужен список не просто физлиц, а именно работающих сотрудников с указанием подразделения, должности и возраста детей, универсального отчёта уже недостаточно. Решение — произвольный отчёт на СКД через механизм «Пользовательские отчёты» либо отчёт, созданный разработчиком.
Логика запроса: берутся текущие кадровые данные сотрудников (срез регистра «Кадровая история сотрудников» или данные из документа приёма) и соединяются с регистром «Родственники физических лиц» по ссылке на физическое лицо. Отбор — степень родства «Сын» или «Дочь». Возраст ребёнка вычисляется как разность между текущей датой и датой рождения.
Если в организации есть доработанные отчёты от внедренцев, уточните у администратора 1С, нет ли уже готового отчёта по составу семьи — часто такие отчёты добавляют при внедрении ЗУП.
Сравнение способов формирования списка
Быстро, без доработок, но выводит физлиц без привязки к подразделениям и без текущего кадрового статуса
Подходит для точечной проверки 1–3 сотрудников, непригоден для массового списка
Полный контроль: подразделение, должность, возраст детей, только работающие. Требует навыков настройки СКД или помощи разработчика
Отбор по возрасту детей и статусу сотрудника
Частая практическая задача — не просто «сотрудники с детьми», а «сотрудники с детьми до 14 лет» (для пособий, гибкого графика) или «до 18 лет» (для вычетов). В универсальном отчёте прямой фильтр по возрасту недоступен, но можно отобрать по дате рождения: условие «Больше или равно» с датой, рассчитанной как текущая дата минус нужное количество лет.
Чтобы исключить уволенных, в произвольном отчёте добавьте условие на кадровые данные: сотрудник не уволен на дату формирования отчёта. В типовом ЗУП для этого используется виртуальная таблица текущих кадровых данных, где доступен признак увольнения.
Учитывайте совместителей: если нужен список уникальных людей, группируйте по физическому лицу; если нужен список по рабочим местам (например, для раздачи подарков по подразделениям) — группируйте по сотруднику.
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования списка обязательно сверьте его с ожиданиями. Самая частая проблема — сотрудник точно имеет детей, но в список не попал. Причина почти всегда одна: в карточке физического лица не заполнен раздел «Семья» или не указана степень родства. Откройте карточку физлица и проверьте заполнение.
Вторая типичная ситуация — задвоенные строки. Это происходит, когда у одного физлица несколько сотрудников или когда в регистре родственников заведено несколько детей (что нормально), но пользователь ожидал одну строку на сотрудника. Настройте группировку и итоги соответствующим образом.
Третья ошибка — устаревшие данные. Дети выросли, но старые записи остаются, и отбор «до 18 лет» без учёта даты рождения даст неверный результат. Всегда фильтруйте по дате рождения, а не по факту наличия записи о ребёнке.
Как проверить результат
Все сотрудники с заполненным разделом Семья присутствуют
Сотрудник с детьми отсутствует — проверьте карточку физлица
Даты рождения детей соответствуют условию отбора
В списке взрослые дети при отборе до 18 лет
Одна строка на сотрудника или осознанная группировка по рабочим местам
Один человек повторяется из-за совместительства без группировки
Часто задаваемые вопросы
Можно ли сформировать список через данные о вычетах НДФЛ?
Технически можно построить отчёт по документам «Заявление на вычеты НДФЛ», но это ненадёжно: сотрудник может иметь детей, но не подавать заявление (например, вычет получает второй родитель). Для полного списка используйте данные о членах семьи.
Что делать, если раздел «Семья» у многих сотрудников пуст?
Организуйте сбор сведений: раздайте сотрудникам анкеты или запросите данные через личный кабинет, если он используется. Затем внесите сведения в карточки физических лиц вручную или групповой обработкой. Без этих данных ни один отчёт не даст корректный результат.
Как выгрузить список в Excel?
Любой сформированный табличный документ в 1С сохраняется через Файл → Сохранить как с выбором формата «Лист Excel» или «Табличный документ». Перед выгрузкой убедитесь, что передача файла с персональными данными согласована с правилами организации.
Работает ли этот способ в 1С:Бухгалтерии 8?
В «1С:Бухгалтерии» данных о составе семьи в типовой поставке нет — там хранятся только сведения для вычетов НДФЛ. Полноценный учёт родственников ведётся в «1С:Зарплата и управление персоналом». В БП список можно построить только по заявлениям на вычеты со всеми описанными ограничениями.
Можно ли сохранить настройки отчёта, чтобы не настраивать заново?
Да. В универсальном отчёте настройки сохраняются через кнопку «Сохранить настройки» (или варианты отчёта в панели настроек). Сохранённый вариант можно назначить выбранным пользователям, чтобы кадровик формировал список в один клик.
Что важно запомнить
Список сотрудников с детьми строится по регистру «Родственники физических лиц»: отбор по степени родства «Сын»/«Дочь» и, при необходимости, по дате рождения. Быстрый вариант — универсальный отчёт, полный (с подразделениями и возрастом) — произвольный отчёт на СКД. Перед формированием проверьте заполнение раздела «Семья» в карточках физических лиц и учитывайте требования к защите персональных данных.