Как в 1С сформировать список сотрудников с датой приема на работу

Задача получить список сотрудников с датами приема на работу возникает регулярно: для отчета в ПФР и статистику, для расчета выслуги лет, проверки испытательных сроков или подготовки кадровой сводки для руководства. В типовых конфигурациях 1С это делается без программирования — штатными отчетами, а при необходимости нестандартной выборки — универсальным отчетом или консолью запросов.

Конкретный путь зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП 8.3 есть готовые кадровые отчеты, в 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровый блок урезан, но базовые отчеты тоже доступны. Ниже разобраны оба варианта, а также способ получить произвольную выборку через механизм СКД.

Важный нюанс: дата приема хранится не в карточке физического лица, а в документе «Прием на работу» (или в регистре кадровой истории сотрудника). Поэтому отчет должен читать именно кадровые документы, а не справочник физлиц — иначе для совместителей и повторно принятых сотрудников данные будут неверными.

Где хранится дата приема и почему это важно

В типовых конфигурациях 1С на платформе 8.3 кадровое событие оформляется документом «Прием на работу». Документ создает запись в регистре сведений о кадровой истории сотрудника (в ЗУП это «Кадровая история сотрудников»), где фиксируются дата события, подразделение, должность и вид занятости. Именно оттуда отчеты берут дату приема.

Из этого следуют два практических вывода. Первый: если сотрудник был принят, уволен и принят повторно, у него несколько записей, и отчет покажет последнее или все события в зависимости от настроек. Второй: если прием оформлен не документом, а внесен вручную в карточку (что встречается при старте учета), штатный отчет может не увидеть дату — тогда нужна проверка начального заполнения.

Список через кадровые отчеты в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты». Для задачи подходят отчеты «Списки сотрудников», «Штатная расстановка» и «Сотрудники, принятые на работу». Проще всего использовать «Списки сотрудников»: он выводит произвольный набор колонок по выбранным сотрудникам.

Откройте отчет, нажмите «Настройки» и перейдите на расширенный вариант настроек. На закладке «Поля» добавьте поле «Дата приема» (или «Текущие данные. Дата приема» в зависимости от релиза). На закладке «Отбор» при необходимости задайте условия: работающие на дату, конкретное подразделение, организация. Нажмите «Сформировать».

Результат можно вывести в табличный документ и сохранить в Excel через «Файл» → «Сохранить как». Это удобно, если список нужно передать руководству или сверить с другим источником данных.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Списки сотрудников»
2. 2
   В настройках добавьте поле «Дата приема» в список колонок
3. 3
   Задайте отбор: организация, подразделение, признак работающих
4. 4
   Сформируйте отчет и проверьте контрольные значения
5. 5
   Сохраните результат в Excel при необходимости передачи

Список в 1С:Бухгалтерии 8.3

В 1С:Бухгалтерии кадровый функционал ограничен, но список с датами приема получить можно. Откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» — это журнал документов «Прием на работу», «Кадровый перевод» и «Увольнение». Установите отбор по виду документа «Прием на работу»: в списке будут видны сотрудник, дата документа и дата приема.

Если нужен именно отчет с колонками, используйте «Отчеты» → «Универсальный отчет». В поле типа данных выберите «Документ», объект — «Прием на работу», затем добавьте в структуру поля «Сотрудник» и «Дата приема». Задайте период (или оставьте пустым для всей истории) и сформируйте.

Учтите ограничение: в базовых версиях Бухгалтерии кадровый учет ведется упрощенно, и для сложных выборок (совместители, переводы) универсальный отчет может потребовать ручной настройки группировок. Если данных много, удобнее выгрузить журнал документов в Excel и отфильтровать там.

Произвольная выборка через универсальный отчет

Универсальный отчет — штатный механизм, доступный в большинстве типовых конфигураций («Отчеты» → «Универсальный отчет», иногда требуется включить в настройках интерфейса). Он позволяет построить выборку по любому регистру или документу без изменения конфигурации.

Для списка с датами приема выберите источник «Регистр сведений» → «Кадровая история сотрудников» (в ЗУП). В показатели добавьте поля: сотрудник, дата (период записи), подразделение, должность. Отфильтруйте по виду события «Прием», если регистр хранит и переводы. Сгруппируйте по сотруднику, чтобы каждый человек встречался один раз с нужной датой.

Сохраните настройку как вариант отчета — тогда в следующий раз список формируется в два клика. Это особенно полезно для регулярных задач вроде ежемесячной сверки вновь принятых сотрудников.

Выборка запросом для разработчика

Если нужна нестандартная логика — например, только сотрудники, принятые после определенной даты, с учетом повторных приемов, — удобнее написать запрос. Ниже пример для ЗУП, который выбирает последние приемы сотрудников.

// Пример запроса для консоли запросов (1С:ЗУП 8.3)
ВЫБРАТЬ
КадроваяИстория.Сотрудник КАК Сотрудник,
МАКСИМУМ(КадроваяИстория.Период) КАК ДатаПриема
ИЗ
РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников КАК КадроваяИстория
ГДЕ
КадроваяИстория.ВидСобытия = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыКадровыхСобытий.Прием)
СГРУППИРОВАТЬ ПО
КадроваяИстория.Сотрудник
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
ДатаПриема

Имена регистров и перечислений могут отличаться между релизами и конфигурациями — сверяйте структуру метаданных в конфигураторе перед запуском. Запрос выполняйте в консоли запросов в режиме предприятия на копии базы, если не уверены в результате.

Запрос = Новый Запрос("ВЫБРАТЬ Сотрудник, МАКСИМУМ(Период) КАК ДатаПриема ИЗ РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников ГДЕ ВидСобытия = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.ВидыКадровыхСобытий.Прием) СГРУППИРОВАТЬ ПО Сотрудник"); Результат = Запрос.Выполнить().Выгрузить();

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования списка сверьте его с контрольными данными: количество работающих сотрудников должно совпадать со списочным составом, а суммарное число строк — с количеством документов приема за период (если выводится вся история). Несовпадение почти всегда указывает на проблему в данных, а не в отчете.

Самые частые причины расхождений: сотрудник оформлен без документа приема (данные внесены в карточку напрямую), повторный прием не отражен, отбор отчета отсекает часть людей (например, внешних совместителей или работающих по ГПХ), либо в отчете стоит отбор «работающие на дату», из-за чего уволенные выпадают из списка.

Если расхождение подтверждается, исправляйте данные, а не отчет: восстановите недостающие документы приема или проведите корректно оформленные кадровые документы. Редактировать регистр вручную стоит только при полном понимании последствий — это может нарушить связность кадрового и расчетного учета.

FAQ