Другое · 9 мин
Как сформировать список сотрудников по алфавиту в 1С
Пошаговая инструкция: как в 1С ЗУП и других конфигурациях вывести список сотрудников по алфавиту через сортировку справочника, отчёты и настройку списка.
Задача вывести список сотрудников в алфавитном порядке возникает регулярно: при подготовке ведомостей, проверке кадровых данных, формировании списков для приказов или сверке с бумажными документами. В 1С это решается несколькими способами — от простой сортировки справочника до настройки отчёта с нужным порядком строк.
Конкретные действия зависят от конфигурации: чаще всего используются «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), «1С:Бухгалтерия» и «1С:Комплексная автоматизация». Логика везде одинаковая: список сотрудников хранится в справочнике, а порядок вывода задаётся сортировкой по наименованию, то есть по фамилии, имени и отчеству.
Важно понимать: сортировка влияет только на отображение и печать, она не меняет данные в базе. Поэтому экспериментировать с настройками списка безопасно — вернуть исходный вид можно в один клик.
Где находится список сотрудников
В 1С:ЗУП справочник сотрудников открывается через раздел «Кадры» → «Сотрудники». В 1С:Бухгалтерии путь похожий: «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». Если нужный пункт не виден, воспользуйтесь поиском по команде: нажмите на значок лупы или начните вводить «Сотрудники» в строке поиска в верхней части окна.
Список открывается в виде таблицы с колонками: ФИО, подразделение, должность и другие реквизиты. Состав колонок зависит от настроек конкретной базы, но колонка с наименованием (ФИО) присутствует всегда — именно по ней строится алфавитная сортировка.
Если в списке вы видите уволенных сотрудников, которых нужно исключить, перед сортировкой установите отбор: кнопка «Ещё» → «Настроить список» → добавьте условие по признаку увольнения. Так алфавитный список будет содержать только действующих работников.
Быстрая сортировка списка по алфавиту
Самый простой способ — сортировка прямо в форме списка. Кликните левой кнопкой мыши по заголовку колонки с ФИО: первый клик включает сортировку по возрастанию (от А до Я), повторный — по убыванию. В заголовке колонки появится стрелка, показывающая направление сортировки.
Альтернативный вариант — контекстное меню. Щёлкните правой кнопкой мыши по любой ячейке в колонке с ФИО и выберите «Сортировать по возрастанию». Результат тот же: список перестроится в алфавитном порядке по фамилиям.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
- 2Кликните по заголовку колонки с ФИО или нажмите правой кнопкой и выберите «Сортировать по возрастанию»
- 3Проверьте, что в заголовке колонки появилась стрелка вверх
- 4При необходимости установите отбор, чтобы скрыть уволенных
Учтите: сортировка, установленная таким способом, действует только в текущем сеансе работы с формой. После закрытия и повторного открытия списка порядок может вернуться к настройке по умолчанию — обычно это тоже сортировка по наименованию, но в некоторых базах список открывается по дате создания элементов.
Настройка списка через «Настроить список»
Если нужен постоянный порядок или сложная сортировка по нескольким полям, используйте полную настройку. Нажмите «Ещё» → «Настроить список» (в некоторых версиях — «Настройка списка»). Откроется окно с закладками «Отбор», «Сортировка», «Группировка» и «Условное оформление».
На закладке «Сортировка» добавьте поле «Наименование» и укажите направление «По возрастанию». Если нужно сначала сгруппировать по подразделениям, а внутри них выстроить сотрудников по алфавиту, добавьте две строки: сначала «Подразделение», затем «Наименование». Порядок строк определяет приоритет сортировки.
Настройку можно сохранить как стандартную или как вариант списка, чтобы не повторять действия каждый раз. В типовых конфигурациях для этого есть кнопка «Сохранить настройки» или «Выбрать настройку» в том же окне.
Печатный список сотрудников по алфавиту через отчёт
Когда нужен не экранный список, а документ для печати — например, для приказа о поощрении или списка на ознакомление — используйте отчёт. В 1С:ЗУП откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списки работников» (в разных релизах название может отличаться: «Список сотрудников», «Штатная расстановка»).
В отчёте нажмите «Настройки» и перейдите на закладку «Сортировка». Добавьте поле «Сотрудник» или «Наименование» с направлением «По возрастанию». Сформируйте отчёт кнопкой «Сформировать» — строки выстроятся в алфавитном порядке, и результат можно распечатать или сохранить в Excel, PDF.
Если в вашей конфигурации нет готового кадрового отчёта, выведите список прямо из справочника: откройте список сотрудников, выполните сортировку и нажмите «Ещё» → «Вывести список». Отметьте нужные колонки — программа сформирует табличный документ с текущим порядком строк, который можно отправить на печать.
Способы получить алфавитный список
Самый быстрый вариант для просмотра на экране; настройка не сохраняется после закрытия формы
Подходит для постоянной сортировки и комбинации с отбором; настройку можно сохранить
Оптимален для печати и выгрузки в файл; требует чуть больше действий
Простой способ распечатать текущий вид списка без настройки отчёта
Выгрузка списка в Excel с сохранением порядка
Чтобы передать алфавитный список коллегам или обработать его вне 1С, выгрузите данные в Excel. Сначала отсортируйте список по ФИО любым способом, затем нажмите «Ещё» → «Вывести список» и выберите формат «Табличный документ» или сразу «Лист Excel», если такой вариант предлагается.
Проверьте состав колонок перед выводом: лишние реквизиты увеличат файл и затруднят чтение. Обычно достаточно ФИО, подразделения и должности. После выгрузки откройте файл и убедитесь, что порядок строк сохранился — 1С выгружает данные в том порядке, в котором они отображаются в списке.
Если порядок в файле нарушился, значит, сортировка была сброшена перед выводом. Повторите сортировку и сразу выполните выгрузку, не переключаясь между закладками настройки.
Частые ошибки и ограничения
Одна из типичных проблем — сотрудники с одинаковыми фамилиями «разъезжаются» по списку. Это происходит, если сортировка установлена не по полю «Наименование», а по другому реквизиту, например по подразделению, а алфавитный порядок внутри не задан. Решение — добавить второй уровень сортировки по наименованию.
Другая ошибка — в списке появляются дубли фамилий. Чаще всего это не ошибка сортировки, а следствие заведения нескольких карточек на одного человека. Такие дубли стоит объединять через штатный сервис поиска и удаления дублей («Администрирование» → «Обслуживание»), но только после проверки, что обе карточки действительно относятся к одному сотруднику.
Проверка результата
После настройки убедитесь, что список сформирован корректно. Пролистайте его сверху вниз: фамилии должны идти строго по алфавиту без «выпадающих» значений. Особое внимание уделите фамилиям с буквой «Ё» — в некоторых случаях она сортируется отдельно от «Е», что заметно на больших списках.
Сверьте количество строк с ожидаемым числом действующих сотрудников. Если строк больше — вероятно, в список попали уволенные или дубли карточек. Если меньше — проверьте отбор: возможно, установлено лишнее условие, отсекающее часть данных.
Как проверить результат
Фамилии идут строго от А до Я, однофамильцы упорядочены по имени
Фамилии перемешаны или сгруппированы по подразделениям без настройки
Присутствуют только действующие сотрудники
В списке есть уволенные или дубли карточек
Порядок строк на печати совпадает с экранным списком
В выгруженном файле порядок отличается
Частые вопросы
Почему сортировка сбрасывается после закрытия списка?
Клик по заголовку колонки задаёт временную сортировку, действующую только в текущем сеансе формы. Чтобы порядок сохранялся, задайте сортировку через «Ещё» → «Настроить список» и сохраните настройку как вариант.
Как вывести по алфавиту только сотрудников одного подразделения?
В настройке списка на закладке «Отбор» добавьте условие «Подразделение равно» нужному значению, а на закладке «Сортировка» — поле «Наименование» по возрастанию. Отбор и сортировка работают одновременно.
Почему фамилия с буквой «Ё» стоит не на своём месте?
При сортировке «Ё» может обрабатываться как отдельная буква после «Е» или по другим правилам сравнения строк. Это особенность платформы, а не ошибка данных. Если порядок критичен, учитывайте это при ручной сверке.
Можно ли распечатать список без настройки отчёта?
Да. Отсортируйте список по ФИО, нажмите «Ещё» → «Вывести список», отметьте нужные колонки и сформируйте табличный документ. Его можно сразу отправить на печать или сохранить в файл.
Что делать, если в списке два сотрудника с одинаковым ФИО?
Если это разные люди — добавьте в список колонки с датой рождения или табельным номером, чтобы их различать. Если это дубли карточек одного человека, выполните поиск и объединение дублей через штатный сервис в разделе «Администрирование».
Что важно запомнить
Алфавитный список сотрудников в 1С формируется сортировкой по полю наименования: кликом по заголовку колонки — для быстрого просмотра, через «Настроить список» — для постоянного порядка, через кадровый отчёт — для печати. Перед выводом установите отбор по действующим сотрудникам и проверьте результат на дубли и порядок строк.