Как в 1С сформировать список сотрудников на определенную дату

Задача получить список сотрудников, которые работали в организации на конкретную дату, возникает регулярно: для отчетности в фонды, справок, сверки численности с контрагентами или внутреннего аудита. В программах 1С есть несколько штатных механизмов для этого, и выбор зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) используются отчеты «Штатная расстановка» и «Список сотрудников», в 1С:Бухгалтерии — отчеты по справочнику сотрудников и кадровые документы.

Ключевая сложность в том, что состав сотрудников меняется каждый день: кто-то принят, кто-то уволен, кто-то находится в отпуске или на больничном. Поэтому простой вывод справочника «Сотрудники» не подходит — он покажет всех, кто когда-либо был оформлен, включая уволенных. Нужен отчет, который учитывает кадровые события на выбранную дату.

Ниже разобраны рабочие способы для типовых конфигураций: от простого отчета без настроек до гибкого варианта на СКД, где можно вывести любые поля — подразделение, должность, дату приема, вид занятости. Также даны критерии проверки результата и типичные ошибки, из-за которых список получается неполным или избыточным.

Что считать «работающим на дату»: определяем критерий отбора

Прежде чем формировать отчет, определите, кого именно нужно включить в список. «Работающие на дату» — это сотрудники, у которых на указанную дату действует трудовой договор: дата приема наступила, а дата увольнения либо еще не наступила, либо позже проверяемой даты. Сотрудник, уволенный 15-го числа, в список на 14-е попадет, а в список на 15-е — уже нет (дата увольнения — последний рабочий день).

Отдельно решите вопрос с отсутствующими: сотрудники в отпуске, на больничном, в командировке или в отпуске по уходу за ребенком формально продолжают числиться в штате. В большинстве отчетов они включаются автоматически, но если нужен список именно работающих физически (для табеля или доступа на объект), потребуется дополнительный отбор по отсутствиям.

Также уточните, нужны ли внешние совместители и работники по договорам ГПХ. В типовых отчетах ЗУП договорники ГПХ часто выводятся отдельной категорией или не выводятся вовсе — это зависит от настроек отчета.

Формируем список в 1С:ЗУП через «Штатную расстановку»

Самый наглядный инструмент в 1С:Зарплата и управление персоналом — отчет «Штатная расстановка». Он показывает позиции штатного расписания и занимающих их сотрудников на указанную дату. Откройте раздел «Кадры» (или «Отчеты, справки») → «Штатная расстановка».

В шапке отчета установите дату, на которую нужен список, и при необходимости выберите организацию и подразделение. Нажмите «Сформировать». Отчет выведет структуру подразделений с сотрудниками, занятыми ставками и вакансиями. Если вакансии не нужны, откройте «Настройки» и снимите флажок показа вакантных позиций.

Для печати чистого списка без иерархии штатного расписания удобнее вариант отчета «Списочный состав» или «Список сотрудников» (точное название зависит от редакции ЗУП). В настройках варианта можно убрать группировку по подразделениям и оставить плоский список с нужными колонками: ФИО, табельный номер, должность, дата приема.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Штатная расстановка» (или «Отчеты, справки» → «Список сотрудников»).
2. 2
   Установите дату среза в поле «на дату» и выберите организацию.
3. 3
   Откройте «Настройки» и отключите показ вакансий, если нужны только люди.
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое количество сотрудников.
5. 5
   Сохраните результат в Excel или распечатайте через меню «Файл».

Список сотрудников в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии кадровый учет ограничен по сравнению с ЗУП, но список работающих на дату получить можно. Основной путь — раздел «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате» (в свежих релизах доступен отчет «Списки сотрудников» или «Справочник сотрудников» с отбором). Если такого отчета в вашей версии нет, используйте универсальный механизм.

Откройте «Отчеты» → «Универсальный отчет». Выберите вид объекта «Справочники», объект «Сотрудники». Установите период и добавьте отбор: поле «В архиве» = «Нет» (признак уволенного в некоторых версиях) либо отберите по дате увольнения. Учтите: универсальный отчет по справочнику не умеет сам анализировать кадровые документы на произвольную дату — он показывает текущее состояние карточек.

Поэтому для даты в прошлом надежнее сформировать журнал кадровых документов (приемы и увольнения) до нужной даты и свести список вручную или в Excel, либо использовать обработку с запросом к регистру кадровых сведений, если она есть в вашей конфигурации. В типовой Бухгалтерии с базовым кадровым учетом для исторических дат это самый предсказуемый путь.

Гибкий способ: отчет на СКД с отбором по дате

Если штатные варианты не дают нужных колонок, в ЗУП почти любой кадровый отчет можно перенастроить через систему компоновки данных (СКД). Откройте отчет «Список сотрудников» или «Остатки отпусков и списки» → кнопка «Настройки» → «Расширенные настройки».

На вкладке «Отбор» добавьте условия: «Организация = нужная», «Дата приема <= дата среза», «Дата увольнения > дата среза ИЛИ не заполнена». На вкладке «Поля» выберите выводимые реквизиты: ФИО, подразделение, должность, вид занятости, табельный номер. На вкладке «Структура» уберите лишние группировки для плоского списка.

Сохраните настройки как отдельный вариант отчета (кнопка «Сохранить вариант»), чтобы не настраивать заново при каждом формировании. Это особенно удобно, если список на дату требуется регулярно — например, ежемесячно для отчетности.

Выбор инструмента

Штатная расстановка

Подходит для списка с привязкой к штатному расписанию и подразделениям; избыточна, если нужен простой перечень ФИО.

Список сотрудников / Списочный состав

Оптимален для плоского списка на дату; требует базовой настройки отборов.

Универсальный отчет (БП)

Работает без ЗУП, но корректен только для текущей даты без доработки.

Настройка СКД

Максимальная гибкость по полям и отборам; требует понимания структуры отчета и времени на настройку.

Проверка корректности сформированного списка

После формирования сверьте результат с независимым источником. Самый простой контроль — сравнить количество человек в списке с числом работающих по данным табеля за тот же период или с числом сотрудников, которым начислена зарплата за соответствующий месяц.

Точечно проверьте пограничные случаи: сотрудник, принятый точно в дату среза, должен присутствовать; уволенный в дату среза — отсутствовать (дата увольнения — последний рабочий день, но в разных отчетах логика отбора может отличаться, проверьте на одном известном примере). Также проверьте сотрудника, переведенного между подразделениями: он должен числиться в том подразделении, куда переведен на дату среза.

Контрольные точки

Как проверить результат

Общее число строк

Норма

Совпадает с численностью по табелю или расчетному листку за период

Тревожный признак

Расхождение без объяснимой причины (отпуска, ГПХ)

Принятый в дату среза

Норма

Присутствует в списке

Тревожный признак

Отсутствует — проверьте границы отбора по дате приема

Уволенный до даты среза

Норма

Отсутствует в списке

Тревожный признак

Присутствует — отбор по увольнению не работает

Совместители и ГПХ

Норма

Включены или исключены осознанно, согласно задаче

Тревожный признак

Попали в список случайно, искажая численность

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — формирование списка на текущую дату вместо нужной. Многие отчеты при открытии подставляют сегодняшнее число, и пользователь забывает его изменить. Всегда проверяйте поле даты перед нажатием «Сформировать».

Вторая ошибка — непроведенные кадровые документы. Если приказ о приеме или увольнении создан, но не проведен, отчет его не увидит. Перед формированием списка убедитесь, что все кадровые документы за интересующий период проведены: откройте журнал «Приемы, переводы, увольнения» и проверьте отсутствие непроведенных.

Третья группа проблем — доработанные конфигурации и обмены. Если данные о сотрудниках загружаются из внешней системы или конфигурация модифицирована, типовые отчеты могут учитывать не все поля. В этом случае сверяйте результат с первичными документами и при необходимости привлекайте специалиста по 1С для корректировки запроса отчета.

Выгрузка и дальнейшая работа со списком

Сформированный отчет сохраняется в Excel через «Файл» → «Сохранить» или кнопку «Сохранить» на панели табличного документа. В Excel удобно дополнительно фильтровать, сортировать и сверять список с внешними данными — например, со списком доступов или пропусков.

Если список нужен регулярно с одинаковыми настройками, сохраните вариант отчета под понятным именем (например, «Списочный состав на дату — для сверки») и при необходимости настройте рассылку отчетов по расписанию — в ЗУП есть механизм автоматической отправки отчетов на email ответственным лицам.

Частые вопросы

Почему в список попал сотрудник, который уже уволен?

Чаще всего причина в непроведенном приказе об увольнении либо в том, что дата среза в отчете раньше даты увольнения. Проверьте статус документа увольнения и установленную в отчете дату. Также возможно, что сотрудник уволен с одной должности, но продолжает работать по совместительству.

Как включить в список только одно подразделение?

В настройках отчета на вкладке «Отбор» добавьте условие «Подразделение = нужное» или «Подразделение В иерархии», если нужно включить и дочерние подразделения. В штатной расстановке отбор по подразделению доступен прямо в шапке отчета.

Можно ли получить список на дату в прошлом, если кадровые документы вводились задним числом?

Да, отчеты строятся по фактическим датам документов, а не по дате их ввода. Главное — чтобы документы были проведены и содержали корректные даты приема и увольнения. После ввода документов задним числом рекомендуется перепровести кадровые документы периода.

Как вывести в список дату приема и дату увольнения?

В настройках отчета на вкладке «Поля» (или «Выбранные поля») добавьте реквизиты «Дата приема» и «Дата увольнения». Если их нет в списке доступных полей, переключите настройки в расширенный режим — там перечень полей шире.

Чем списочный состав отличается от среднесписочной численности?

Списочный состав — это конкретные люди на конкретную дату. Среднесписочная численность — расчетный показатель за период, который учитывает неполные ставки и неполностью отработанные месяцы по особым правилам. Для среднесписочной используйте отдельный отчет «Численность и текучесть кадров» или аналог в вашей конфигурации.

Нужен ли доступ администратора для формирования такого списка?

Нет, достаточно прав кадровика или расчетчика с доступом к кадровым отчетам. Административные права потребуются только для изменения структуры отчета на уровне конфигурации или настройки прав доступа других пользователей.