Как в 1С сформировать список детей сотрудников с датой рождения

Сведения о детях сотрудников хранятся в 1С:ЗУП в составе данных о семье физического лица. Эти данные нужны кадровику для расчёта детских вычетов по НДФЛ, оформления льгот, подготовки списков на подарки или путёвки, а также для ответов на запросы руководства. Штатного печатного отчёта «Список детей» в типовой конфигурации нет, поэтому список получают через настройку отчётов, универсальный отчёт или консоль запросов.

Ниже разобраны три рабочих способа: настройка произвольного отчёта по схеме компоновки данных, использование универсального отчёта по регистру сведений и запрос через консоль. Каждый вариант подходит под свой уровень подготовки пользователя и свою задачу — от разового списка до регулярной отчётности.

Базовое условие для всех способов одинаковое: данные о детях должны быть внесены в карточки физических лиц. Если в разделе «Семья» карточки сотрудника пусто, ни один отчёт ребёнка не покажет — сначала проверьте полноту кадровых данных.

Где в 1С хранятся сведения о детях сотрудников

Информация о членах семьи вводится в карточке физического лица: раздел «Кадры» → «Сотрудники» → открыть сотрудника → ссылка «Семья» (или «Личные данные» → «Состав семьи», в зависимости от версии программы). Для каждого члена семьи указываются ФИО, степень родства и дата рождения.

Технически эти сведения хранятся в регистре сведений «Родственники физических лиц» (в некоторых версиях — «Состав семьи»). Именно этот регистр служит источником для любых отчётов и запросов по детям. Степень родства при этом выбирается из предопределённого списка: «Сын», «Дочь» — в ряде версий объединены в «Ребенок», а также «Муж», «Жена», «Отец», «Мать» и другие.

Важный нюанс: регистр периодический или нет — зависит от версии конфигурации. Если регистр периодический, при построении отчёта нужно учитывать актуальность записи на дату формирования, иначе в список могут попасть устаревшие строки.

Подготовка: проверка полноты данных о семье

Прежде чем строить список, убедитесь, что данные введены корректно. Откройте несколько карточек сотрудников, у которых точно есть дети, и проверьте: заполнена ли степень родства, указана ли дата рождения, нет ли дублей физических лиц (когда один человек заведён в базе дважды, часть родственников «повисает» на дубле).

Для массовой проверки удобно использовать отчёт «Личные данные сотрудников» или «Штатное расписание» с дополнительными полями — в некоторых версиях туда можно вывести состав семьи. Если данных нет, организуйте сбор сведений: разошлите сотрудникам форму анкеты и внесите данные в карточки.

Способ 1: Универсальный отчёт по регистру сведений

Самый быстрый способ без программирования — «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты, справки» → «Универсальный отчёт»; в старых версиях — «Сервис» → «Универсальный отчёт»). В настройке выберите тип объекта «Регистр сведений» и сам регистр «Родственники физических лиц».

Далее добавьте отбор: поле «Степень родства» → вид сравнения «В списке» → значения «Сын», «Дочь» (или «Ребенок» — как названо в вашей версии). В поля отчёта выведите: физическое лицо (сотрудник), ФИО родственника, дату рождения. При необходимости добавьте вычисляемую колонку возраста или отсортируйте по дате рождения.

Ограничение способа: универсальный отчёт показывает физическое лицо, но не его текущее место работы и подразделение. Если список нужен в разрезе подразделений, потребуется отчёт на СКД или запрос с соединением к данным о местах работы.

1. 1
   Откройте «Отчёты, справки» → «Универсальный отчёт»
2. 2
   Выберите тип «Регистр сведений» и объект «Родственники физических лиц»
3. 3
   Добавьте отбор: Степень родства = Сын, Дочь (или Ребенок)
4. 4
   Выведите поля: Физическое лицо, Родственник, Дата рождения
5. 5
   Нажмите «Сформировать» и проверьте результат по контрольным сотрудникам
6. 6
   Сохраните настройку кнопкой «Сохранить вариант» для повторного использования

Способ 2: Настройка отчёта на СКД

Если нужен список с подразделениями, должностями и группировкой по сотрудникам, используйте систему компоновки данных. Вариант без разработки: открыть любой кадровый отчёт (например, «Сотрудники» или «Личные данные») и в расширенных настройках добавить поля из связанных данных, если конфигурация позволяет. Возможности здесь сильно зависят от версии ЗУП.

Более надёжный путь — создать внешний отчёт с собственной схемой компоновки. В запросе набора данных берутся данные регистра «Родственники физических лиц» с левым соединением к регистру «Текущие кадровые данные сотрудников» (или кадровым регистрам вашей версии). Отбор по степени родства выносится в параметры, чтобы пользователь мог включать в список, например, только детей до 14 или до 18 лет.

Готовый внешний отчёт подключается через «Дополнительные отчёты и обработки» и становится доступен всем кадровикам без прав конфигуратора. Это оптимальный вариант для регулярной отчётности.

ВЫБРАТЬ
	Родственники.ФизическоеЛицо КАК Сотрудник,
	Родственники.Наименование КАК Ребенок,
	Родственники.ДатаРождения КАК ДатаРождения
ИЗ
	РегистрСведений.РодственникиФизическихЛиц КАК Родственники
ГДЕ
	Родственники.СтепеньРодства В (&СтепениРодства)

Способ 3: Консоль запросов

Для разового списка с гибкими условиями подойдёт консоль запросов (входит в стандартные инструменты разработчика или подключается как внешняя обработка). Запрос обращается напрямую к регистру сведений и позволяет сразу вычислить возраст ребёнка через функцию РАЗНОСТЬДАТ.

Пример условия на возраст: добавьте в запрос вычисляемое поле РАЗНОСТЬДАТ(Родственники.ДатаРождения, &ТекущаяДата, ГОД) и отбор по нему. Так получают списки детей дошкольного возраста, детей до 18 лет для льгот и т. п. Результат консоли можно выгрузить в табличный документ и сохранить в Excel.

Учтите: имена полей регистра («Наименование», «ФизическоеЛицо», «ДатаРождения») могут отличаться в вашей версии конфигурации. Точные имена смотрите в конфигураторе в описании регистра сведений или через подбор полей в конструкторе запроса.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования сверьте список с исходными данными: возьмите 3–5 сотрудников, у которых дети внесены в карточку, и убедитесь, что все они присутствуют в отчёте с правильными датами рождения. Затем проверьте обратную сторону — нет ли в списке уволенных сотрудников, если они не нужны: добавьте отбор по статусу «работает».

Частая проблема — дубли строк. Они возникают, когда физическое лицо заведено в базе дважды или когда регистр периодический, а запрос не учитывает срез последних. Ещё одна ошибка — неверная степень родства: в части баз дети заведены как «Ребенок», в других раздельно «Сын»/«Дочь», и отбор по одному значению теряет половину списка.

Ограничения и границы самостоятельной работы

Универсальный отчёт и настройка существующих отчётов безопасны: они только читают данные и не меняют базу. Рисковая зона — ручная правка регистров сведений напрямую и групповые обработки изменения данных: ошибочная обработка может перезаписать состав семьи у сотен сотрудников. Перед любыми массовыми изменениями сделайте резервную копию или выгрузку базы.

Помните о персональных данных: список детей с датами рождения — это персональные данные третьих лиц. Передавайте его только тем, кому он нужен по должностным обязанностям, и не рассылайте по открытым каналам без необходимости.

Частые вопросы