Как в 1С сформировать отчет по больничным листам

Учет больничных листов в 1С ведется через документы «Больничный лист», а свести их в единую картину можно несколькими способами: типовыми отчетами конфигурации, универсальным отчетом или настраиваемым отчетом по регистрам. Выбор зависит от того, какая конфигурация используется — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП), 1С:Бухгалтерия или комплексная — и какие данные нужны: суммы пособий, периоды нетрудоспособности или статусы электронных больничных (ЭЛН).

Чаще всего отчет по больничным нужен для трех задач: сверки начисленных пособий с данными СФР (бывшими ФСС и ПФР), анализа заболеваемости персонала и подготовки сведений для руководства или аудита. В каждом случае подходит свой инструмент, и ниже разобраны рабочие сценарии для основных конфигураций.

Перед формированием отчета убедитесь, что все больничные за нужный период проведены в программе, а электронные листки нетрудоспособности загружены из СФР. Непроведенные или незагруженные документы не попадут в отчет, и итоги окажутся заниженными.

Какие данные о больничных хранятся в 1С и где их искать

Каждый листок нетрудоспособности оформляется документом «Больничный лист» (в ЗУП — в разделе «Зарплата» или «Кадры», в Бухгалтерии — в разделе «Зарплата и кадры»). Документ хранит период болезни, причину нетрудоспособности, процент оплаты по стажу, суммы пособия за счет работодателя и за счет СФР.

После проведения документа данные попадают в регистры накопления и расчетные регистры. Именно из регистров, а не из самих документов, типовые отчеты берут информацию. Поэтому, если документ создан, но не проведен, отчет его не увидит — это самая частая причина «пропавших» больничных.

Отдельно ведется реестр электронных больничных: программа получает из СФР номера ЭЛН, статусы (открыт, закрыт, направлен на оплату) и хэши. Эти сведения полезны для контроля, но не содержат сумм — суммы появляются только после расчета документа.

Как сформировать отчет по больничным в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» есть штатные отчеты по отсутствиям. Откройте раздел «Отчетность, справки» и найдите в списке отчеты группы «Отсутствия» — в зависимости от версии это может быть «Анализ отсутствий», «Отсутствия сотрудников» или «Больничные листы» в составе кадровых отчетов.

Установите период отчета и при необходимости отбор по подразделению или сотруднику. Отчет покажет, кто и когда отсутствовал по болезни, количество дней и, в расчетных вариантах отчета, начисленные суммы. Кнопка «Настройки» позволяет добавить группировку по видам нетрудоспособности или вывести дополнительные поля.

Отчет по суммам пособий

Если нужны именно деньги, используйте отчеты раздела «Отчетность, справки» — «Анализ начислений и удержаний» или «Полный свод начислений». В настройках отбора укажите вид расчета «Больничный» (или группу видов расчета по нетрудоспособности). Отчет покажет суммы пособия в разрезе сотрудников, подразделений и месяцев, включая разделение на часть за счет работодателя и часть за счет СФР.

1. 1
   Откройте раздел «Отчетность, справки»
2. 2
   Выберите отчет по отсутствиям или «Анализ начислений и удержаний»
3. 3
   Установите период и отбор по подразделению или виду расчета «Больничный»
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоги
5. 5
   При необходимости сохраните вариант отчета и выгрузите в Excel или PDF

Как сформировать отчет в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии» специализированных отчетов по отсутствиям меньше, но задача решается универсальным отчетом. Откройте «Отчеты» — «Универсальный отчет», выберите тип объекта «Документы» и документ «Больничный лист». Задайте период и сгруппируйте строки по сотрудникам или организациям.

Для суммового анализа подойдет отчет «Расчетная ведомость» или «Свод начисленной зарплаты» из раздела «Зарплата и кадры» — «Отчеты по зарплате». В настройках добавьте отбор по виду начисления, соответствующему больничному. Проводки по пособиям можно посмотреть через «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» 69 с субконто по видам расчетов с фондом.

Учтите ограничение: если зарплата ведется во внешней программе (например, в ЗУП), а в Бухгалтерию выгружаются только проводки, детальный отчет по больничным формируйте в ЗУП — в бухгалтерской базе будут только сводные суммы.

Сравнение вариантов

Типовой отчет ЗУП

Быстрый доступ к периодам и суммам без настройки; ограничение — фиксированный состав полей

Универсальный отчет

Гибкие отборы и группировки по любым реквизитам документа; требует понимания структуры данных

СКД-отчет по регистрам

Максимальная гибкость для нестандартных задач; подходит тем, кто умеет работать с настройками СКД или готов привлечь специалиста

Реестр электронных больничных и сверка с СФР

Для контроля электронных листков откройте реестр ЭЛН: в ЗУП это «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность» или раздел обмена с фондом, в Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» — «Электронные больничные». Реестр показывает номера листков, статусы и даты, что позволяет проверить, все ли выданные сотрудникам ЭЛН загружены и рассчитаны.

Проактивный механизм оплаты предполагает, что фонд присылает сведения, а работодатель отправляет ответы на запросы. Сверку сумм выполняйте по отчету о пособиях за счет СФР: сопоставьте итоги по месяцам с выписками из личного кабинета страхователя на портале фонда. Расхождения обычно возникают из-за больничных, переходящих между месяцами, или неотправленных ответов на запросы.

Настройка отборов, сохранение варианта и выгрузка

Почти все отчеты в современных конфигурациях построены на системе компоновки данных (СКД), поэтому приемы работы одинаковы. Кнопка «Настройки» открывает вкладки «Отбор», «Группировка», «Поля»: добавьте отбор «Вид расчета» или «Причина нетрудоспособности», чтобы оставить только нужные строки, и выведите поля «Период», «Количество дней», «Сумма».

Готовую настройку сохраните через «Еще» — «Сохранить вариант отчета», чтобы не настраивать заново каждый месяц. Сохраненный вариант можно сделать доступным другим пользователям и добавить на начальную страницу раздела.

Выгрузка выполняется стандартно: «Файл» — «Сохранить» или кнопка сохранения на панели отчета. Доступны форматы табличного документа (MXL), Excel, PDF. Для передачи руководству удобнее PDF, для дальнейшей обработки — Excel.

Проверка результата и типичные ошибки

Контрольная точка — сопоставление отчета с другими источниками. Суммы пособий в отчете должны совпадать с расчетными листками сотрудников и с оборотами по счетам учета расчетов с персоналом и фондом. Количество больничных в отчете должно совпадать с числом проведенных документов за период — это легко проверить через журнал документов с отбором по виду.

Если цифры не сходятся, проверяйте по порядку: проведенность документов, корректность периода отчета (дата начала больничного и месяц начисления могут отличаться), наличие сторнирующих документов и ручных корректировок. Переходящие больничные часто дробятся на два документа-начисления в разных месяцах — это норма, а не ошибка.

Контрольные точки

Как проверить результат

Полнота данных

Норма

Число строк в отчете равно числу проведенных больничных за период

Тревожный признак

В журнале документов есть больничные, которых нет в отчете — проверьте проведение и отборы

Суммы пособий

Норма

Итоги совпадают со сводом начислений и данными расчетных листков

Тревожный признак

Расхождения — ищите непроведенные документы, сторно или ручные правки

Статусы ЭЛН

Норма

Все закрытые ЭЛН имеют рассчитанный документ в программе

Тревожный признак

Есть закрытые листки без начисления — сотрудник не получит пособие вовремя

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сформировать отчет по больничным за несколько лет сразу?

Да, если период не ограничен настройками отчета. Установите нужный диапазон дат в шапке отчета. Для больших периодов формирование может занять заметное время — сузьте выборку отбором по организации или подразделению.

Почему в отчете нет больничного, который сотрудник точно приносил?

Чаще всего документ создан, но не проведен, либо ЭЛН не загружен из фонда и документ вообще не заведен. Проверьте журнал «Больничные листы» с отбором по сотруднику и статус документа. Также убедитесь, что у вас есть права на просмотр данных этой организации.

Как вывести в отчет разделение пособия на части за счет работодателя и СФР?

В ЗУП используйте «Анализ начислений и удержаний» с группировкой по видам расчета — оплата первых дней за счет работодателя и пособие за счет фонда идут разными видами начислений. В настройках отчета добавьте группировку «Вид расчета».

Можно ли настроить автоматическую рассылку отчета по больничным?

Да, если в конфигурации включена рассылка отчетов (раздел «Администрирование» — «Рассылка отчетов»). Сохраните нужный вариант отчета, создайте рассылку с расписанием и укажите получателей. Учитывайте, что отчет содержит персональные данные — направляйте его только лицам с соответствующим доступом.

Что делать, если типового отчета не хватает?

Используйте универсальный отчет по документам или регистрам с ручной настройкой СКД. Если задача регулярная и нестандартная, разумнее заказать внешний отчет у специалиста по 1С — он подключится к конфигурации без изменения типового функционала и не нарушит обновление.