Другое · 10 мин
Как в 1С сформировать личную карточку работника Т-2
Как в 1С:ЗУП сформировать и распечатать личную карточку работника Т-2: где находится отчёт, какие данные проверить, типичные ошибки и способы исправления.
Личная карточка работника по форме Т-2 — это сводный документ, в котором собраны основные сведения о сотруднике: паспортные данные, образование, стаж, сведения о приёме, переводах, отпусках и увольнении. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) карточка Т-2 формируется автоматически на основании данных, введённых в справочник сотрудников и кадровые документы, поэтому качество печатной формы напрямую зависит от полноты учёта.
Хотя унифицированная форма Т-2 перестала быть обязательной для коммерческих организаций, многие компании продолжают её использовать, а для государственных и муниципальных учреждений ведение личных карточек остаётся обязательным. Ниже разобрано, где в 1С находится отчёт, как его сформировать, что проверить перед печатью и как исправить типичные проблемы.
Где в 1С находится форма Т-2
В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 личная карточка Т-2 доступна двумя способами. Первый — через карточку конкретного сотрудника: откройте раздел «Кадры», перейдите в справочник «Сотрудники», найдите нужного работника, откройте его карточку и нажмите кнопку «Печать». В выпадающем списке выберите пункт «Личная карточка (Т-2)». Программа сформирует табличный документ, который можно просмотреть, отредактировать и распечатать.
Второй способ — через отчёты. Перейдите в раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» и найдите отчёт «Личные карточки (Т-2)» либо «Штатные сотрудники» с возможностью вывода карточек. Этот вариант удобен, когда нужно сформировать карточки сразу по нескольким сотрудникам или по всему подразделению. В настройках отчёта можно задать отбор по организации, подразделению и дате.
Какие данные должны быть заполнены до формирования
Отчёт Т-2 не содержит собственных полей — он целиком собирается из учётных данных. Если какие-то сведения не введены в программу, в печатной форме останутся пустые строки. Поэтому перед формированием карточки откройте сотрудника и последовательно проверьте ключевые блоки.
В карточке сотрудника по ссылкам в верхней части должны быть заполнены: личные данные (дата и место рождения, гражданство), документ, удостоверяющий личность, адреса регистрации и фактического проживания, образование, состав семьи, сведения о воинском учёте. Стажи (общий, непрерывный, стаж на надбавку) задаются в отдельной форме «Трудовая деятельность» или через документы ввода стажей.
Сведения о приёме на работу, переводах и увольнении карточка берёт из кадровых документов: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». Данные об отпусках подтягиваются из документов «Отпуск» и связанных приказов. Если какой-то кадровый документ не проведён или введён не тем документом, в Т-2 появится разрыв в истории.
- 1Откройте карточку сотрудника и проверьте ФИО, дату рождения, ИНН и СНИЛС
- 2Проверьте документ, удостоверяющий личность: серия, номер, кем и когда выдан
- 3Заполните образование, профессию и сведения о воинском учёте
- 4Убедитесь, что все приёмы, переводы и увольнения оформлены кадровыми документами и проведены
- 5Проверьте введённые стажи на дату приёма
- 6Сформируйте карточку и сверьте печатную форму с первичными документами
Пошаговое формирование карточки Т-2 для одного сотрудника
Откройте раздел «Кадры» и выберите пункт «Сотрудники». В списке найдите работника через поиск по фамилии или отбор по подразделению. Двойным щелчком откройте карточку сотрудника — именно карточку, а не строку в списке, так как команда печати доступна из формы элемента.
Нажмите кнопку «Печать» в командной панели карточки и выберите «Личная карточка (Т-2)». Через несколько секунд программа откроет сформированный табличный документ. Проверьте заполнение всех разделов: общие сведения, сведения о воинском учёте, приём и переводы, аттестации, отпуска, дополнительные сведения. Для печати нажмите стандартную кнопку принтера или используйте сочетание Ctrl+P.
Если нужно сохранить карточку в файл, используйте «Файл → Сохранить как» и выберите формат PDF или Excel. Учтите, что редактирование ячеек в табличном документе меняет только печатную копию, но не данные учёта — при следующем формировании правки пропадут.
Массовое формирование карточек через отчёт
Когда карточки нужны для проверки, архива или аудита сразу по группе работников, удобнее использовать кадровый отчёт. Перейдите в раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты». В списке найдите отчёт, формирующий личные карточки (в типовой поставке он доступен, если включён соответствующий функциональный опционалитет кадрового учёта).
В шапке отчёта укажите период, организацию и при необходимости установите отбор по подразделению или конкретным сотрудникам через кнопку «Настройки». Нажмите «Сформировать». Программа выведет карточки подряд в один табличный документ, который можно распечатать пакетно. Перед массовой печатью рекомендуется сформировать отчёт по 2–3 сотрудникам и визуально проверить корректность заполнения.
Перед массовой печатью Т-2 полезно сначала сформировать отчёт «Остатки отпусков» и кадровую историю по выборке сотрудников: если в учёте есть непроведённые документы или дубли физических лиц, они дадут одинаковые ошибки во всех карточках, и исправлять их придётся централизованно.
Типичные проблемы и способы их решения
Самая частая ситуация — в карточке пустые разделы. Это означает, что данные просто не введены: например, не заполнено образование или не указан документ, удостоверяющий личность. Решение — дозаполнить карточку сотрудника и переформировать отчёт. Вторая типичная проблема — в разделе «Приём на работу и переводы» отсутствуют строки или дублируются записи. Это признак того, что кадровые изменения оформлены не штатными документами или есть дубли физического лица в справочнике.
Если дублируется сам сотрудник (два элемента справочника на одного человека), используйте обработку поиска и объединения дублей: «Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Поиск и удаление дублей». Перед объединением обязательно сделайте резервную копию информационной базы, так как операция необратима и затрагивает ссылки во всех документах.
Проверка результата перед печатью
Сформированную карточку стоит сверить с первичными документами сотрудника: трудовой книжкой или сведениями о трудовой деятельности, паспортом, дипломом. Особое внимание уделите датам приёма и увольнения, наименованиям должностей и номерам приказов — именно эти реквизиты чаще всего проверяют при кадровом аудите.
Как проверить результат
ФИО, дата рождения, документ и адрес совпадают с паспортом сотрудника
Пустые поля, старый паспорт или ошибка в дате рождения
Каждая строка соответствует проведённому кадровому документу с номером приказа
Пропущены переводы или отсутствуют номера приказов
Все оформленные отпуска отражены с периодами и количеством дней
Отпуска есть в документах, но не попали в карточку
Карточка датирована, предусмотрено место подписи кадровика
Форма обрезана при печати, нет полей для подписи
Ограничения и альтернативы
Типовая форма Т-2 в 1С:ЗУП соответствует альбому, утверждённому постановлением Госкомстата, и не меняется автоматически под требования конкретного учреждения. Если организации нужна собственная форма личной карточки, её реализуют как внешнюю печатную форму и подключают через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки». Такая доработка требует навыков программирования на встроенном языке 1С либо привлечения специалиста.
В конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 полноценной формы Т-2 нет — кадровый учёт там сокращённый. Если учёт ведётся в Бухгалтерии, карточку придётся формировать вручную на основании данных сотрудника или переносить кадровый учёт в ЗУП. Также учтите, что электронная карточка Т-2 не заменяет бумажную там, где законодательство требует ведение личных карточек на бумажном носителе с подписями.
Что важно запомнить
Карточка Т-2 формируется из карточки сотрудника через кнопку «Печать» или массово через кадровые отчёты. Качество формы полностью зависит от полноты учётных данных: личных сведений, стажей и проведённых кадровых документов. Ошибки исправляйте в учёте, а не в печатной форме, а перед массовыми операциями с данными делайте резервную копию.
Часто задаваемые вопросы
Почему в меню «Печать» нет пункта «Личная карточка (Т-2)»?
Чаще всего причина в ограничении прав: пользователю не назначен профиль с доступом к кадровым печатным формам. Обратитесь к администратору системы для проверки профиля группы доступа. Реже форма отсутствует из-за доработок конфигурации или отключённой функциональности кадрового учёта в настройках программы.
Можно ли сформировать Т-2 по уволенному сотруднику?
Да. Уволенные сотрудники остаются в справочнике, и карточка формируется по ним в обычном порядке, включая раздел с основанием и датой увольнения. Если сотрудник не отображается в списке, снимите отбор «показывать только работающих» в настройках списка справочника.
Данные в карточке устарели, хотя в документах всё верно. Что делать?
Проверьте, нет ли в справочнике физических лиц дублей: документы могут быть оформлены на одно физлицо, а карточка формируется по другому. Также убедитесь, что документы проведены и не помечены на удаление. После устранения причины переформируйте отчёт.
Как добавить в Т-2 сведения об образовании, если раздел пустой?
Откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Образование» (или «Личные данные» → «Образование») и добавьте записи об учебных заведениях, специальностях и документах об образовании. После сохранения переформируйте печатную форму — раздел заполнится автоматически.
Можно ли изменить саму форму Т-2, добавив логотип или дополнительные графы?
Типовой макет не редактируется пользовательскими средствами. Для изменения формы создают внешнюю печатную форму и подключают её через механизм дополнительных отчётов и обработок. Это работа для разработчика 1С; самостоятельно без навыков программирования менять макет не рекомендуется.
Обязательно ли печатать Т-2, если учёт ведётся в 1С электронно?
Для коммерческих организаций форма Т-2 не является обязательной — достаточно, чтобы кадровые сведения были отражены в учёте. Для государственных и муниципальных учреждений ведение личных карточек обязательно, включая бумажный экземпляр с подписями. Конкретный порядок закрепляется в локальных нормативных актах организации.