Другое · 8 мин
Как в 1С сформировать ФОТ: инструкция по расчёту и анализу фонда оплаты труда
Как сформировать фонд оплаты труда в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия. Отчёты по ФОТ, настройка начислений, проверка данных и типичные ошибки.
Фонд оплаты труда (ФОТ) — это совокупность всех начислений сотрудникам организации за определённый период: оклады, премии, надбавки, компенсации и другие выплаты. В программах 1С фонд оплаты труда не формируется одним документом — он рассчитывается автоматически на основании кадровых документов, начислений и отражается в специализированных отчётах.
Способ получения данных по ФОТ зависит от конфигурации. В «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) есть готовые отчёты «Анализ ФОТ» и «Штатное расписание», в «1С:Бухгалтерии» данные по фонду оплаты труда собираются через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 и стандартные зарплатные отчёты. Ниже разобраны оба сценария, а также плановый и фактический ФОТ.
Что входит в ФОТ и какие данные нужны для расчёта
Прежде чем формировать отчёт, убедитесь, что в базе корректно введены исходные данные. В ФОТ обычно включают: должностные оклады и тарифные ставки, премии и стимулирующие выплаты, надбавки за стаж, вредность, ночные и сверхурочные, отпускные, компенсационные выплаты. Не входят в ФОТ материальная помощь, дивиденды, социальные пособия из средств ФСС — их учитывают отдельно, если методика компании это предусматривает.
Для корректного расчёта в 1С должны быть введены: приёмы на работу с указанием начислений, кадровые переводы, документы премий и разовых начислений, начисление зарплаты и взносов за каждый месяц периода. Если какие-то месяцы не закрыты, отчёт покажет неполную картину.
Как сформировать фактический ФОТ в 1С:ЗУП
Основной инструмент — отчёт «Анализ ФОТ». Он показывает начисления по сотрудникам, подразделениям и видам начислений за выбранный период.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Анализ ФОТ»
- 2Укажите период (месяц, квартал, год) и при необходимости отбор по организации или подразделению
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую сумму
- 4При необходимости через «Настройки» добавьте группировку по сотрудникам или видам начислений
- 5Сохраните вариант отчёта или выгрузите в Excel для дальнейшего анализа
Для детальной расшифровки используйте «Полный свод начислений, удержаний и выплат» (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»). Он показывает помесячно все начисления, удержания, НДФЛ и взносы — по нему удобно сверять, какие именно выплаты вошли в фонд.
Если нужен ФОТ в разрезе конкретных подразделений или должностей, в настройках отчёта (кнопка «Настройки» → «Вид настроек» → расширенный) добавьте поле группировки. Это позволит получить структуру фонда без ручной обработки в Excel.
Как получить плановый ФОТ по штатному расписанию
Плановый ФОТ считается по данным штатного расписания и отражает, сколько организация должна тратить на оплату труда при полной укомплектованности штата. Для этого в ЗУП должна быть включена история изменений штатного расписания (раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» → «Настройки штатного расписания»).
Сформируйте отчёт «Штатное расписание» (Кадры → Отчёты → Штатное расписание) — в нём по каждой позиции выводится месячный ФОТ с учётом надбавок. Отчёт «Анализ штатного расписания» дополнительно покажет сравнение планового ФОТ с фактическим, количество вакантных ставок и отклонения.
Плановый и фактический ФОТ
Считается по штатному расписанию, включает вакансии и плановые надбавки. Нужен для бюджетирования, но не отражает реальные выплаты.
Формируется по проведённым документам начисления зарплаты. Точен, но зависит от полноты введённых данных за период.
Как сформировать ФОТ в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8.3» нет отдельного отчёта «Анализ ФОТ», как в ЗУП, но данные по фонду оплаты труда получают двумя способами. Первый — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» (раздел «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»). Кредитовый оборот за период и есть сумма начисленного ФОТ.
Второй способ — зарплатные отчёты, если учёт зарплаты ведётся непосредственно в Бухгалтерии: «Расчётный листок», «Расчётная ведомость Т-51», «Свод начислений» (раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате»). Свод начислений покажет структуру ФОТ по видам начислений и сотрудникам.
Если зарплата считается в ЗУП, а в Бухгалтерию выгружается только отражение в учёте, используйте ОСВ по счёту 70 с субконто «Сотрудники» — это даст фонд оплаты труда в разрезе работников для сверки с данными ЗУП.
Проверка результата и сверка данных
После формирования отчёта сверьте итоги между собой. Сумма по «Анализу ФОТ» в ЗУП должна совпадать с кредитовым оборотом счёта 70 в Бухгалтерии за тот же период — расхождения обычно означают, что какие-то документы не отражены в учёте или были проведены задним числом после выгрузки.
Также полезно сравнить ФОТ с данными расчёта 6-НДФЛ и РСВ: база по взносам и начисленный ФОТ связаны, и существенные нестыковки укажут на ошибки в видах начислений (например, выплата ошибочно настроена как необлагаемая).
Как проверить результат
Совпадает с кредитовым оборотом счёта 70 за период
Расхождение — есть неотражённые или сторнированные документы
Все премии и надбавки попали в отчёт
Часть выплат отсутствует — проверьте настройку вида начисления
Нет аномальных провалов или скачков без причины
Резкие колебания — возможно, месяц не закрыт или введён документ задним числом
Типичные ошибки при формировании ФОТ
Чаще всего проблемы возникают не из-за самих отчётов, а из-за исходных данных и настроек. Разберём основные.
Отдельно стоит помнить про документы, проведённые задним числом. Если после формирования отчёта кто-то пересчитал прошлый месяц, итоги изменятся — периодически обновляйте отчёт и при расхождениях проверяйте журнал изменений документов.
Настройка отчётов под задачи компании
Стандартные отчёты 1С гибко настраиваются без доработки конфигурации. Через кнопку «Настройки» можно добавить отборы (по организации, подразделению, сотруднику, виду начисления), изменить группировки строк и сохранить результат как свой вариант отчёта. Сохранённые варианты доступны всем пользователям с соответствующими правами.
Для регулярного анализа удобно настроить рассылку отчётов по расписанию (функциональность доступна при включённой опции рассылки отчётов) — руководители будут получать актуальный ФОТ автоматически. Если типовых возможностей не хватает, например нужен ФОТ в разрезе проектов или статей затрат, задачу решают через схему компоновки данных или подключение внешнего отчёта — это уже работа для специалиста по 1С.
Что важно запомнить
Фактический ФОТ в ЗУП — отчёт «Анализ ФОТ», плановый — «Штатное расписание», в Бухгалтерии — ОСВ по счёту 70. Корректность цифр зависит от закрытых месяцев и настройки видов начислений. Итоги сверяйте с оборотами счёта 70.
Частые вопросы
Чем ФОТ отличается от фонда заработной платы (ФЗП)?
ФЗП обычно включает только выплаты за отработанное время (оклады, тарифы, сдельную оплату), а ФОТ — более широкое понятие: в него добавляют премии, отпускные, компенсации и прочие стимулирующие выплаты. В отчётах 1С границы определяются тем, какие виды начислений вы включите в отбор.
Почему в «Анализе ФОТ» нет данных за последний месяц?
Скорее всего, не проведён документ «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц или он проведён, но отчёт сформирован до обновления данных. Проверьте закрытие месяца в разделе «Зарплата» и сформируйте отчёт заново.
Как выгрузить ФОТ в Excel?
В любом отчёте 1С нажмите «Файл» → «Сохранить» (или «Сохранить как») и выберите формат Excel. Можно также скопировать табличный документ через буфер обмена. Для регулярной выгрузки настройте рассылку отчётов с вложением в нужном формате.
Входят ли взносы и НДФЛ в ФОТ?
НДФЛ удерживается из начисленной зарплаты, поэтому ФОТ считается «грязным» — до вычета налога. Страховые взносы в ФОТ не входят: это расходы работодателя сверх фонда оплаты труда, их анализируют отдельно, например отчётом «Анализ взносов в фонды».
Можно ли сформировать ФОТ по нескольким организациям сразу?
Да, если в базе ведётся учёт по нескольким организациям. В отчёте «Анализ ФОТ» уберите отбор по конкретной организации или добавьте группировку по полю «Организация» — получите консолидированный фонд с разбивкой.
Что делать, если типовых отчётов не хватает?
Используйте расширенные настройки варианта отчёта (схема компоновки данных) — там доступны дополнительные поля и группировки. Если и этого недостаточно, подключите внешний отчёт или закажите доработку у специалиста по 1С, не изменяя типовую конфигурацию напрямую.