Как в 1С сделать выписку из РСВ при увольнении

При увольнении работодатель обязан выдать сотруднику выписку из расчёта по страховым взносам (РСВ) — сведения персонифицированного учёта из подраздела 3.1 за период работы в текущем году. Документ формируется за периоды с начала расчётного года по дату увольнения включительно и вручается в последний рабочий день вместе с трудовой книжкой, справкой о заработке и другими обязательными документами.

В программах 1С выписка из РСВ формируется автоматически на основании данных учёта: начислений, взносов и персональных данных сотрудника. Ручное заполнение не требуется — достаточно правильно указать период и проверить, что все начисления отражены в учёте. Ниже разобран порядок действий для 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, проверка результата и типичные ошибки.

Что представляет собой выписка из РСВ и когда её выдавать

Выписка из РСВ — это персональные сведения о застрахованном лице: ФИО, СНИЛС, ИНН, а также суммы выплат и начисленных страховых взносов помесячно за отчётные периоды текущего года. Фактически это извлечение из подраздела 3.1 расчёта по страховым взносам, который работодатель сдаёт в налоговую ежеквартально.

Обязанность выдать выписку закреплена законодательством о персонифицированном учёте: сведения передаются работнику не позднее дня увольнения. За невыдачу документов при увольнении предусмотрена административная ответственность, а сотрудник вправе истребовать документ через трудовую инспекцию или суд.

Выписка формируется за каждый квартал текущего года, в котором сотрудник работал. Если увольнение происходит в середине квартала, включаются данные за неполный квартал — по месяц увольнения включительно, даже если расчёт за этот период ещё не сдавался в налоговую.

Подготовка: что проверить перед формированием выписки

До формирования выписки убедитесь, что в программе проведены все документы по сотруднику: начисление зарплаты за последний месяц, компенсация за неиспользованный отпуск, больничные, премии. Если окончательный расчёт не проведён, данные в выписке будут неполными, и документ придётся переформировывать.

Проверьте персональные данные сотрудника в карточке: СНИЛС, ИНН, паспортные данные, дата рождения. Ошибка в СНИЛС делает выписку бесполезной — сведения не сопоставятся с данными фондов. Также убедитесь, что документ «Увольнение» проведён и дата увольнения указана корректно.

Как сформировать выписку в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом предусмотрено несколько способов получить выписку. Самый удобный — через документ увольнения: откройте документ «Увольнение» (или «Увольнение списком»), нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Выписка из расчёта по страховым взносам» или аналогичный пункт в зависимости от версии конфигурации.

Альтернативный путь — раздел «Отчётность, справки» → «Персучёт» → обработка формирования документов для уволенных. В некоторых релизах доступна специальная обработка «Выдача справок при увольнении», где одним действием формируется комплект: выписка из РСВ, справка о заработке, СТД-Р и другие документы.

Ещё один вариант — отчёт «Анализ взносов в фонды» или регламентированный отчёт «Расчёт по страховым взносам» с отбором по конкретному сотруднику. Сформируйте отчёт за нужный период, установите отбор по физлицу и распечатайте раздел 3. Этот способ подходит, когда штатная печатная форма недоступна.

1. 1
   Проведите окончательный расчёт и документ «Увольнение»
2. 2
   Откройте документ «Увольнение» и нажмите «Печать»
3. 3
   Выберите форму выписки из РСВ (подраздел 3.1)
4. 4
   Проверьте периоды, ФИО, СНИЛС и суммы взносов
5. 5
   Распечатайте, подпишите и выдайте сотруднику в день увольнения

Как сформировать выписку в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 функциональность по кадрам проще, но выписка также доступна. Откройте документ «Увольнение» (раздел «Зарплата и кадры» → «Все кадровые документы»), нажмите «Печать» и найдите форму выписки из РСВ в списке печатных форм.

Если печатной формы в документе нет, используйте регламентированный отчёт: раздел «Отчёты» → «Регламентированные отчёты» → создайте «Расчёт по страховым взносам» за нужный квартал. Заполните отчёт, перейдите в раздел 3, выберите нужного сотрудника и распечатайте только его страницы. Для каждого квартала года, в котором были начисления, формируется отдельная выписка.

Обратите внимание: в базовых версиях 1С:Бухгалтерии часть кадровых печатных форм может отсутствовать. В этом случае формирование через регламентированный отчёт — основной рабочий способ.

Сравнение способов формирования

Печать из документа «Увольнение»

Быстро и включает все кварталы автоматически. Ограничение: зависит от релиза конфигурации, форма может называться по-разному

Регламентированный отчёт РСВ

Универсальный способ, работает везде. Ограничение: нужно формировать отдельно за каждый квартал и отбирать сотрудника вручную

Обработка выдачи справок уволенным

Формирует весь комплект документов сразу. Ограничение: доступна не во всех конфигурациях и релизах

Проверка сформированной выписки перед выдачей

Перед печатью сверьте суммы в выписке с данными учёта. Откройте отчёт «Анализ взносов в фонды» или «Полный свод начислений, удержаний и выплат» за периоды с начала года и сравните базу и взносы с выпиской. Расхождения обычно означают, что какой-то документ начисления не проведён или проведён после формирования выписки.

Проверьте, что в выписку попали все месяцы работы в текущем году, включая месяц увольнения. Частая ситуация: окончательный расчёт проведён, но взносы не рассчитаны — тогда последний месяц в выписке будет без сумм взносов. В ЗУП пересчитайте взносы через документ начисления зарплаты и переформируйте выписку.

Контрольные точки

Как проверить результат

СНИЛС и ФИО в выписке

Норма

Совпадают с карточкой сотрудника и документами

Тревожный признак

Опечатки, пустые поля — выписка недействительна

Месяцы в подразделе 3.1

Норма

Все месяцы работы с начала года, включая месяц увольнения

Тревожный признак

Пропущен последний месяц или целый квартал

Суммы взносов

Норма

Совпадают с отчётом «Анализ взносов в фонды»

Тревожный признак

Расхождения — не проведён расчёт взносов

Подпись и дата

Норма

Выписка подписана, дата соответствует дню увольнения

Тревожный признак

Нет подписи ответственного лица

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — выдача выписки, сформированной до окончательного расчёта. Сотрудник получает документ без данных за последний месяц, и работодателю приходится оформлять исправленную выписку. Всегда формируйте выписку после проведения всех начислений и расчёта взносов.

Вторая ошибка — неверный СНИЛС или ФИО после смены фамилии. Если сотрудник менял фамилию, проверьте, что в карточке актуальные данные, а в учёте нет дублирующих карточек физлица. Дубли приводят к раздвоению сумм: часть взносов остаётся на старой карточке и не попадает в выписку.

Третья ошибка — забыть про кварталы до текущего. Если сотрудник работал с начала года, а увольняется в четвёртом квартале, выписка должна включать данные за все четыре квартала. При формировании через регламентированный отчёт легко распечатать только текущий квартал и пропустить остальные.

Особые ситуации и ограничения

Если сотрудник увольняется в первом месяце квартала и расчёт за предыдущий квартал уже сдан, выписка за прошлые кварталы должна соответствовать сданным данным. При расхождении учёта с отчётностью сначала разберитесь с причиной: возможно, требуется уточнённый расчёт в налоговую.

При увольнении в начале года, когда в текущем году начислений ещё не было, выписка всё равно формируется — за периоды, в которых были выплаты. Если выплат в текущем году не было совсем, обязанность выдачи выписки фактически отпадает, но многие кадровики выдают нулевую форму для подтверждения.

Учтите ограничение: штатные печатные формы выписки зависят от релиза конфигурации. Если после обновления форма пропала или изменилась, проверьте список печатных форм документа «Увольнение» и раздел персучёта. При отсутствии штатной формы используйте регламентированный отчёт — это всегда рабочий запасной вариант.

Удобно формировать выписку из РСВ вместе со всем комплектом увольнительных документов в один день — после проведения окончательного расчёта. Если окончательный расчёт планируется в день увольнения, сначала проведите его, пересчитайте взносы и только потом печатайте документы.

FAQ

Обязательно ли выдавать выписку из РСВ при увольнении?

Да, работодатель обязан передать работнику сведения персонифицированного учёта не позднее дня увольнения. Невыдача грозит административной ответственностью и претензиями со стороны бывшего сотрудника.

За какой период формируется выписка?

За все отчётные периоды (кварталы) текущего календарного года, в которых сотруднику были начисления, включая неполный квартал увольнения. Данные прошлых лет в выписку не входят.

Что делать, если в 1С нет печатной формы выписки?

Сформируйте регламентированный отчёт «Расчёт по страховым взносам» за нужный квартал, откройте раздел 3, выберите сотрудника и распечатайте его страницы. Повторите для каждого квартала с начислениями.

Сотрудник уволился, а выписку не выдали. Можно ли выдать позже?

Да, документ можно сформировать и передать позже по запросу бывшего сотрудника. В 1С данные хранятся, поэтому выписка формируется за любой прошедший период теми же способами.

Нужно ли заверять выписку печатью?

Достаточно подписи руководителя или уполномоченного лица. Печать организации ставится, если она используется в организации, — обязательным требованием она не является.

Почему в выписке не отражается последний месяц работы?

Скорее всего, документ начисления зарплаты за месяц увольнения не проведён или взносы не рассчитаны. Проведите окончательный расчёт, пересчитайте взносы и переформируйте выписку.