Как в 1С сделать возврат (зачёт) НДФЛ по патенту

Иностранные работники, трудящиеся по патенту, ежемесячно уплачивают фиксированный авансовый платёж по НДФЛ. Работодатель обязан уменьшать исчисленный с зарплаты налог на сумму этих платежей — по сути, это и есть «возврат НДФЛ по патенту» в учёте. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) механизм реализован через специальный документ и настройки в карточке сотрудника.

Условия для зачёта жёстко регламентированы: у работника должно быть заявление на уменьшение НДФЛ, у работодателя — уведомление из налоговой инспекции о праве на уменьшение налога, а у сотрудника — оплаченные квитанции по патенту. Без уведомления из ИФНС уменьшать налог нельзя, даже если патент оплачен.

Ниже разобран полный цикл: от ввода данных о патенте до проверки расчёта и отражения в отчётности 6-НДФЛ, а также типичные ошибки, из-за которых зачёт «слетает».

Проверьте основания для зачёта до настройки в 1С

Прежде чем что-то вводить в программу, убедитесь, что выполнены три условия. Первое — работник написал заявление об уменьшении НДФЛ на сумму авансовых платежей по патенту и приложил квитанции об оплате. Второе — работодатель направил это заявление в свою ИФНС и получил уведомление о подтверждении права на уменьшение налога. Третье — патент действует на территории того региона, где находится работодатель, и срок его действия не истёк.

Уведомление выдаётся на конкретный налоговый период (год). Если сотрудник работает второй год подряд, на новый год нужно получать новое уведомление, иначе программа не должна применять зачёт. Сумма зачёта ограничена: уменьшать можно только НДФЛ, исчисленный в текущем налоговом периоде, и не больше суммы фактически уплаченных авансов, приходящихся на этот период.

Укажите статус иностранца в карточке сотрудника

Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники) и перейдите по ссылке «Гражданство» или в раздел данных о статусе. В поле статуса налогоплательщика выберите значение «Нерезидент, работающий по найму на основании патента». Именно этот статус включает особый порядок расчёта: НДФЛ считается по ставке 13% независимо от фактического резидентства, и становится доступен зачёт авансовых платежей.

Проверьте, что в карточке корректно заполнены данные патента: серия, номер, дата выдачи, срок действия и регион выдачи. Эти сведения используются в отчётности и помогают контролировать, не вышел ли сотрудник за срок действия документа. Если патент пролонгирован оплатой, обновите срок действия в учёте.

Введите документ «Авансовый платеж по НДФЛ»

Основной рабочий документ находится по пути: Зарплата → НДФЛ → Авансовые платежи по НДФЛ (в некоторых релизах — раздел «Налоги и взносы»). Создайте новый документ и заполните его по данным квитанций сотрудника.

В документе укажите сотрудника, налоговый период (год), реквизиты уведомления из ИФНС (номер и дату), а также сумму авансового платежа и период, за который он уплачен. Если работник оплатил патент сразу за несколько месяцев вперёд, сумму можно отразить одной строкой — программа будет зачитывать её постепенно при каждом расчёте, пока она не исчерпается.

1. 1
   Получите от сотрудника заявление и квитанции об оплате патента
2. 2
   Направьте заявление в ИФНС и дождитесь уведомления
3. 3
   В карточке сотрудника установите статус «Нерезидент, работающий по патенту»
4. 4
   Создайте документ «Авансовый платеж по НДФЛ» с реквизитами уведомления и суммой оплаты
5. 5
   Рассчитайте зарплату и проверьте, что НДФЛ уменьшен на сумму платежа

Как зачёт работает при расчёте зарплаты

При проведении документа «Начисление зарплаты и взносов» программа сначала исчисляет НДФЛ с дохода сотрудника, а затем автоматически уменьшает его на сумму доступного авансового платежа. Увидеть это можно на вкладке «НДФЛ» в расшифровке по сотруднику: появится строка с зачтённым авансом.

Зачёт применяется «по потолку»: если исчисленный НДФЛ меньше очередного платежа, налог обнуляется, а неиспользованный остаток аванса переносится на следующие месяцы в пределах того же года. Разницу между платежом и налогом работнику не возвращают — это не переплата, а неиспользованный остаток зачёта.

Пример: исчисленный НДФЛ за месяц — 5 200 руб., ежемесячный платёж по патенту — 7 500 руб. Налог к удержанию будет равен нулю, остаток аванса уйдёт на следующий месяц. Если бы НДФЛ составлял 9 000 руб., к удержанию осталось бы 1 500 руб.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вкладка «НДФЛ» в начислении зарплаты

Норма

Видна строка зачёта авансового платежа, налог уменьшен

Тревожный признак

Зачёта нет — проверьте статус сотрудника и документ аванса

Отчёт «Регистр налогового учёта по НДФЛ»

Норма

Отражены исчисленный налог и зачтённые авансовые платежи

Тревожный признак

Авансы не попадают в регистр — не заполнены реквизиты уведомления

Расчётный листок сотрудника

Норма

НДФЛ уменьшен или равен нулю

Тревожный признак

Налог удержан полностью — дата документа аванса позже даты расчёта

Отражение в 6-НДФЛ и регистрах

Зачтённые авансовые платежи показываются в расчёте 6-НДФЛ: сумма уменьшения отражается в специально предназначенном поле раздела 2, а в приложении № 1 (справки о доходах) — в соответствующем разделе по каждому иностранцу. Программа заполняет эти строки автоматически при условии, что документы авансов введены корректно и до формирования отчёта.

Для контроля используйте отчёты раздела «Налоги и взносы → Отчеты, справки»: «Регистр налогового учёта по НДФЛ» и «Анализ НДФЛ по месяцам». Сверьте суммы зачтённых авансов с квитанциями сотрудника — расхождение обычно означает, что платёж введён не полностью или отнесён не на тот налоговый период.

Особые ситуации: середина года, несколько работодателей, переплата

Если сотрудник принёс уведомление в середине года, а НДФЛ до этого удерживался полностью, допустимо пересчитать налог с начала года и вернуть излишне удержанное работнику. В 1С это делается через исправление документов авансовых платежей (датой начала года) и пересчёт зарплаты за прошлые месяцы, затем оформляется возврат налога документом «Возврат НДФЛ».

Зачёт применяется только у одного работодателя — того, кто получил уведомление. Если иностранец работает по совместительству у двух работодателей, уменьшать налог может лишь один из них по выбору работника. Отсутствие зачёта у второго работодателя — не ошибка учёта.

Если сумма авансов за год превысила исчисленный НДФЛ, разница не считается переплатой и не возвращается работнику из бюджета — таково прямое ограничение порядка зачёта. На следующий год неиспользованный остаток также не переносится.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник принёс квитанции, но уведомления из ИФНС ещё нетВведите данные, но зачёт не применяйте: дождитесь уведомления и только потом проводите документ аванса

Уведомление получено в середине года, налог уже удержанВведите авансы датой начала года, пересчитайте зарплату и оформите возврат излишне удержанного НДФЛ

Зачёт не появляется в расчётеПроверьте статус сотрудника, дату документа аванса и реквизиты уведомления

Патент закончился, сотрудник продолжает работатьСнимите зачёт и переведите расчёт на стандартный порядок — работать без патента иностранец не вправе

FAQ

Можно ли сделать зачёт НДФЛ по патенту задним числом за прошлые месяцы?

Да, в пределах года, на который выдано уведомление. Введите документ «Авансовый платеж по НДФЛ» с периодом начала года, пересчитайте зарплату за прошлые месяцы и оформите возврат излишне удержанного налога сотруднику. Пересчёт затронет и 6-НДФЛ — потребуется уточнённый расчёт.

Что делать, если исчисленный НДФЛ меньше платежа по патенту?

Налог просто обнуляется, а неиспользованный остаток аванса программа учтёт в следующих месяцах того же года. Возвращать разницу сотруднику деньгами не нужно — это не переплата, а неиспользованный зачёт.

Нужно ли получать новое уведомление каждый год?

Да. Уведомление действует только в том налоговом периоде, в котором выдано. На новый год работник снова подаёт заявление, работодатель пересылает его в ИФНС и получает свежее уведомление — иначе зачёт применять нельзя.

Почему 1С не уменьшает НДФЛ, хотя документ аванса введён?

Чаще всего не установлен статус «Нерезидент, работающий по патенту» в карточке сотрудника, либо документ аванса введён датой позже даты расчёта зарплаты. Также проверьте, что налоговый период в документе совпадает с годом расчёта.

Может ли работник получить возврат НДФЛ по патенту через налоговую сам?

Нет, механизм уменьшения налога реализуется только через работодателя — налогового агента, получившего уведомление. ИФНС по месту жительства работника такой возврат не производит.

Как отразить зачёт, если сотрудник работает в обособленном подразделении?

Уведомление должно быть получено той инспекцией, где подразделение стоит на учёте и куда сдаётся 6-НДФЛ. Зачёт оформляется в учёте по тому регистрации в налоговом органе, к которому относится сотрудник.