Другое · 11 мин
Как оформить внутреннее совместительство в 1С
Как оформить внутреннее совместительство в 1С:ЗУП: приём на работу, график, начисление зарплаты, отчёты. Разбор типичных ошибок и проверка результата.
Внутреннее совместительство — это работа сотрудника у того же работодателя в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору. В программах 1С (ЗУП 3.1, а также 1С:КАМИН и отраслевые решения) совместитель регистрируется как новый сотрудник, привязанный к уже существующему физическому лицу. Это принципиально: не создаётся дубль физлица, а заводится вторая «карточка сотрудника» со своим табельным номером, договором и начислениями.
Ошибки при оформлении совместительства — одна из самых частых причин расхождений в расчёте НДФЛ, страховых взносов и отчётности 6-НДФЛ. Если завести совместителя как отдельное физическое лицо, программа посчитает ему вычеты и налоги отдельно, а в отчётах появятся два разных человека вместо одного. Поэтому важно выполнить настройку правильно с первого раза и проверить результат до расчёта зарплаты.
Ниже разобран полный порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 — от приёма на работу до проверки расчёта и типичных ошибок. Для 1С:Бухгалтерии 8 логика аналогична, но часть документов оформляется вручную.
Чем совместительство отличается от совмещения и почему это важно в 1С
Прежде чем заводить документы, убедитесь, что у вас именно совместительство, а не совмещение должностей. При совмещении сотрудник выполняет дополнительную работу в течение основного рабочего дня за доплату — отдельный трудовой договор не нужен, а в 1С оформляется документ «Совмещение должностей» или «Приказ на доплату».
При внутреннем совместительстве заключается второй трудовой договор, работа выполняется в свободное от основной работы время (ст. 282 ТК РФ), и в программе создаётся новый сотрудник. Смешение этих двух механизмов приводит к неверному учёту рабочего времени и ошибкам в табеле.
Совместительство или совмещение
Отдельный договор, работа вне основного времени. В 1С — новый сотрудник через «Приём на работу». Ограничение: отдельный график и табель.
Дополнительная работа в основное время за доплату. В 1С — документ «Совмещение должностей», новый сотрудник не создаётся.
Доплата без изменения условий договора. Оформляется кадровым переводом или разовым начислением.
Шаг 1. Приём совместителя на работу
Откройте раздел Кадры → Приёмы, переводы, увольнения (или «Кадры → Приёмы на работу») и создайте документ «Приём на работу». В поле «Сотрудник» не вводите новое имя — нажмите кнопку выбора и найдите уже существующего сотрудника по основному месту работы. Программа подтянет связанное физическое лицо.
На вкладке «Главное» укажите:
- организацию и подразделение, куда принимается совместитель;
- должность по штатному расписанию;
- вид занятости — «Внутреннее совместительство»;
- количество ставок (обычно 0,5 или меньше, поскольку продолжительность работы совместителя ограничена);
- дату приёма и условия оплаты.
После проведения документа программа создаёт новую запись в справочнике «Сотрудники» с собственным табельным номером, при этом физическое лицо остаётся одно. Проверьте это: в карточке сотрудника в поле «Физическое лицо» должна быть ссылка на того же человека, что и у основного места работы.
- 1Откройте Кадры → Приёмы, переводы, увольнения и создайте документ «Приём на работу»
- 2В поле «Сотрудник» выберите существующего человека из списка, не создавая нового
- 3Укажите вид занятости «Внутреннее совместительство», должность и количество ставок
- 4Задайте график работы совместителя и начисления (оклад пропорционально ставке)
- 5Проведите документ и проверьте, что физическое лицо у нового сотрудника совпадает с основным
Шаг 2. Настройка графика работы совместителя
График совместителя должен отражать реальное рабочее время вне основной работы. Если оставить стандартный пятидневный график на полную ставку, табель будет переполнен, а расчёт «от оклада по дням» исказится. Создайте отдельный график в разделе Настройка → Графики работы сотрудников.
Типичный вариант — график на 0,5 ставки: например, 4 часа в день пять дней в неделю или полные дни через день. В настройках графика укажите, что неполное рабочее время считается по норме другого графика (обычно — основного производственного календаря или пятидневки), чтобы программа корректно определяла норму времени.
Если совместитель работает по скользящему расписанию, время можно учитывать документами «Табель» или «Данные для расчёта зарплаты» вместо заполнения по графику. Это трудоёмче, но точнее при неровном расписании.
Шаг 3. Назначение начислений и расчёт зарплаты
В документе приёма на вкладке «Оплата труда» назначьте плановое начисление — как правило, «Оплата по окладу» или «Оплата по окладу (по часам)». Если указано количество ставок меньше единицы, программа автоматически рассчитает оплату пропорционально: оклад по штатному расписанию умножается на размер ставки.
При расчёте зарплаты документом «Начисление зарплаты и взносов» совместитель попадает в табличную часть как отдельный сотрудник со своими начислениями. Это нормально: суммы по основному месту и по совместительству рассчитываются отдельно, но НДФЛ и страховые взносы учитываются в целом по физическому лицу нарастающим итогом.
Налоговые вычеты по НДФЛ (например, на детей) предоставляются только по одному месту работы — обычно по основному. Если в карточке физлица вычет заявлен и на совместительстве тоже, программа может задвоить его. Проверьте заявления на вычеты в разделе «Налоги и взносы → Заявления на вычеты НДФЛ».
Шаг 4. Отпуска, больничные и увольнение совместителя
Отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ). В 1С отпуск оформляется отдельным документом «Отпуск» на каждого сотрудника: один — по основному месту, второй — по совместительству. Программа не связывает их автоматически, поэтому контролируйте даты вручную.
Больничный лист в ЗУП 3.1 вводится один раз на физическое лицо. В документе «Больничный лист» программа сама определяет все места работы и рассчитывает пособие с учётом заработка по каждому из них в соответствии с правилами назначения пособий. Проверьте, чтобы в документе были отмечены оба места работы, если пособие назначается по каждому.
Увольнение оформляется стандартным документом «Увольнение» только по договору совместительства. Основное место работы при этом не затрагивается. Итоговые начисления и компенсация отпуска рассчитываются отдельно по совместительству.
Проверка результата перед расчётом
После оформления всех документов выполните контрольные проверки, пока зарплата не рассчитана и отчёты не сданы. Это займёт несколько минут и избавит от корректировок.
Как проверить результат
Человек присутствует в одном экземпляре, к нему привязаны два сотрудника
Создано два физлица с одинаковыми ФИО — дубль нужно объединять
Два сотрудника с разными табельными номерами и видами занятости
Один сотрудник или у совместителя вид «Основное место работы»
Начисления по совместительству пропорциональны ставке, НДФЛ общий
Двойные вычеты или НДФЛ посчитан раздельно с погрешностью
Время совместителя отражается по его графику отдельной строкой
Переполненные часы или совместитель отсутствует в табеле
Дополнительно сформируйте отчёт «Расчётный листок» по физическому лицу за месяц: в нём должны отобразиться оба места работы, а итоговый НДФЛ должен считаться с совокупного дохода. Если суммы не сходятся с ожидаемыми, проверьте заявления на вычеты и дату приёма совместителя.
Типичные ошибки при оформлении совместительства
Если дубль физического лица уже создан, не удаляйте его вручную. В ЗУП 3.1 есть обработка объединения дублей (раздел «Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных» или типовая обработка поиска и замены дублей), но перед объединением сделайте резервную копию базы: документы, введённые на «неправильное» физлицо, потребуется перепровести и перепроверить.
Особенности для 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии 8 (без ЗУП) кадровый учёт ограничен. Совместителя также заводят как нового элемента справочника «Сотрудники» с выбором существующего физического лица и видом занятости «Внутреннее совместительство». Начисление зарплаты выполняется документом «Начисление зарплаты», где совместитель подбирается отдельной строкой.
Ограничение: в Бухгалтерии нет полноценного учёта графиков и отпусков по совместительству, поэтому при нескольких совместителях и сложных графиках рекомендуется использовать 1С:ЗУП с синхронизацией данных в бухгалтерскую программу.
Что важно запомнить
Совместитель в 1С — это новый сотрудник, привязанный к существующему физическому лицу, с видом занятости «Внутреннее совместительство», отдельным графиком и начислениями. НДФЛ и взносы считаются по физлицу суммарно, а вычеты предоставляются только по одному месту работы. Перед расчётом проверьте отсутствие дублей физлиц и корректность графика.
Частые вопросы
Можно ли оформить совместительство на полную ставку?
Формально в 1С указать 1 ставку можно, но по ТК РФ продолжительность работы по совместительству ограничена: как правило, не более половины нормы рабочего времени за учётный период. Исключение — дни, когда сотрудник свободен от основной работы. Программа это ограничение не контролирует, ответственность лежит на работодателе.
Как исправить ситуацию, если создано два физических лица?
Используйте типовую обработку поиска и объединения дублей (в ЗУП 3.1 — через «Администрирование → Обслуживание» или универсальную обработку замены значений). Перед объединением сделайте копию базы, после — перепроведите кадровые и расчётные документы по этому человеку и пересчитайте НДФЛ.
Нужен ли совместителю отдельный договор в программе?
В ЗУП 3.1 трудовой договор формируется автоматически при проведении приёма на работу: печатная форма доступна из документа. Номер и дату договора укажите в документе приёма — они попадут в приказ и личную карточку.
Почему в расчётном листке у совместителя вычет на детей задвоился?
Заявление на вычет введено для обоих сотрудников. Вычеты предоставляются по одному месту работы — удалите или отмените лишнее заявление в разделе «Налоги и взносы», затем пересчитайте НДФЛ документом «Перерасчёт НДФЛ» или в очередном расчёте зарплаты.
Как отразить работу совместителя в дни, когда он свободен по основному месту?
В такие дни совместитель вправе работать полный день. В ЗУП это отражается либо индивидуальным графиком с разной продолжительностью дней, либо документом «Табель» / «Данные для расчёта зарплаты», где фактические часы вводятся вручную за конкретные даты.
Попадёт ли внутренний совместитель в среднесписочную численность отдельно?
Нет. При корректно указанном виде занятости «Внутреннее совместительство» отчёты ЗУП учитывают такого сотрудника в среднесписочной численности только один раз — по основному месту работы. Если вид занятости задан неверно, численность будет завышена.