Другое · 10 мин
Как сделать внутреннее совмещение в 1С
Как оформить внутреннее совмещение в 1С:ЗУП: создание сотрудника, кадровый перевод, назначение доплаты, учёт рабочего времени и расчёт зарплаты.
Внутреннее совмещение — это выполнение сотрудником дополнительной работы у того же работодателя в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такая ситуация отражается через отдельный элемент справочника «Сотрудники», привязанный к тому же физическому лицу. Это принципиально: программа различает физлицо и его рабочие места, и начисления, кадровые документы и отчётность ведутся по каждому месту отдельно.
Частая путаница возникает между совмещением и совмещением должностей (расширением зон обслуживания, исполнением обязанностей отсутствующего работника). Первое оформляется отдельным договором и учитывается как совместительство, второе — доплатой к основному месту без нового договора. От выбранного варианта зависит, какие документы создавать в программе и как будет считаться оплата.
Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП 3.1 — наиболее распространённой конфигурации для кадрового учёта. В 1С:Бухгалтерии 8 механика похожая, но часть кадровых документов упрощена, а в старых версиях ЗУП 2.5 логика совместительства устроена иначе.
Чем совмещение отличается от совмещения должностей в 1С
Прежде чем создавать документы, определите, какой именно вариант оформлен у работника по кадровым документам. Внутреннее совместительство — это второй трудовой договор, отдельный табель, отдельный расчёт зарплаты и отдельная строка в штатном расписании. Совмещение должностей — доплата в рамках основного договора за дополнительную работу в основное рабочее время.
В 1С:ЗУП эти варианты реализованы разными инструментами. Для совместительства создаётся новый элемент справочника «Сотрудники» и документ «Приём на работу». Для совмещения должностей — документ «Совмещение должностей» (раздел «Кадры» → «Все кадровые документы»), который назначает доплату сотруднику на основном месте работы.
Сравнение вариантов
Отдельный трудовой договор, работа в свободное от основной время. В 1С — новый сотрудник, свой график, отдельный расчёт. Подходит для регулярной дополнительной работы.
Дополнительная работа в основное рабочее время без второго договора. В 1С — документ «Совмещение должностей» с доплатой. Подходит для временной замены или расширения обязанностей.
Подготовка: физическое лицо и штатное расписание
Проверьте, что физическое лицо уже заведено в справочнике «Физические лица» — оно создаётся автоматически при приёме сотрудника на основное место работы. Дублировать физлицо не нужно: иначе отчёты по НДФЛ, страховым взносам и персонифицированному учёту раздвоятся, и исправлять это придётся через объединение карточек.
Если в организации ведётся штатное расписание, убедитесь, что в нём есть свободная позиция для совместителя — та же должность с нужным количеством ставок или отдельная позиция. При отсутствии позиции сначала внесите её документом «Изменение штатного расписания», иначе приём на работу не пройдёт контроль штатного расставания (если он включён в настройках).
Создание сотрудника-совместителя
Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и нажмите «Создать». В поле «Физическое лицо» выберите уже существующего человека из списка — программа покажет его основное место работы. После выбора физлица 1С автоматически предложит вид занятости «Внутренний совместитель» либо это можно указать в документе приёма.
Не создавайте новое физическое лицо, даже если программа по умолчанию предлагает это сделать. Признак правильного оформления — в карточке физлица на закладке «Трудовая деятельность» отображаются два рабочих места: основное и по совместительству.
- 1Откройте Кадры → Сотрудники → Создать
- 2В поле «Физическое лицо» выберите существующего человека из списка
- 3Убедитесь, что вид занятости — «Внутренний совместитель»
- 4Перейдите к оформлению документа «Приём на работу»
Оформление приёма на работу по совместительству
Создайте документ «Кадровый перевод» не нужен — используйте «Приём на работу» (Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу). В документе укажите подразделение, должность, дату приёма, количество ставок (для совместителей часто 0,5 ставки), график работы и размер оплаты. Вид занятости должен быть «Внутреннее совместительство» — программа подставит его автоматически, если сотрудник создан корректно.
График работы совместителя — принципиальный момент. По закону работа по совместительству не должна превышать половины нормы рабочего времени за учётный период. В 1С создайте отдельный график (Настройка → Графики работы сотрудников), например неполный рабочий день по 4 часа, чтобы табель и расчёт зарплаты формировались корректно и не пересекались с основным графиком.
Проведите документ и проверьте результат: в списке сотрудников появится вторая строка с тем же ФИО, но с пометкой вида занятости. В печатной форме трудового договора и приказа (Т-1) реквизиты подставятся из документа.
Начисление зарплаты и учёт рабочего времени
Зарплата совместителю начисляется отдельно от основного места в том же документе «Начисление зарплаты и взносов» — программа включает оба рабочих места одной кнопкой «Заполнить», формируя две строки по одному физлицу. Оклад считается пропорционально отработанному времени по графику совместителя.
Табель учёта рабочего времени (отчёт «Табель Т-13») строится по каждому рабочему месту отдельно. Если сотрудник отсутствовал — больничный, отпуск, командировка — документы отсутствий вводятся отдельно для каждого места работы, иначе программа продолжит считать время по графику.
НДФЛ и страховые взносы рассчитываются в целом по физическому лицу: доходы по обоим местам суммируются, вычеты применяются один раз. Это ещё одна причина не допускать дублей физлиц — при дубле вычеты и лимиты по взносам считаются неверно.
Как проверить результат
Две строки с одним ФИО, у совместителя вид занятости «Внутреннее совместительство»
Одна строка (приём не проведён) или два разных физлица (дубль)
Две строки начисления по одному человеку, НДФЛ посчитан с общей суммы
Вычет применён дважды или взносы посчитаны раздельно
Отдельные строки по основному месту и совместительству с корректными часами
Часы совместителя совпадают с основным графиком — график настроен неверно
Как оформить доплату за совмещение должностей
Если второй договор не заключается, а сотрудник просто выполняет дополнительную работу, используйте документ «Совмещение должностей» (Кадры → Все кадровые документы). Если документа нет в списке, включите его: Настройка → Расчёт зарплаты → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» → флажок «Совмещение, временное исполнение обязанностей».
В документе укажите сотрудника, период совмещения, совмещаемую должность и размер доплаты — в процентах от оклада по совмещаемой должности или фиксированной суммой. Доплата будет начисляться автоматически каждый месяц в документе «Начисление зарплаты и взносов» до окончания указанного периода.
Для прекращения совмещения досрочно используйте документ «Прекращение совмещения» либо «Кадровый перевод» со снятием доплаты — в зависимости от настроек программы.
Как выбрать действие
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — создание дубля физического лица. Внешне всё работает, но в отчётах 6-НДФЛ и РСВ человек появляется дважды, вычеты дублируются, и налоговая присылает требование об уточнении. Проверяйте справочник «Физические лица» перед созданием сотрудника.
Вторая ошибка — использование основного графика работы для совместителя. Тогда программа считает зарплату по полной норме времени, и оклад завышается. Для совместителей всегда заводите отдельный график с сокращёнными часами.
Третья проблема — попытка оформить совместительство кадровым переводом. Перевод изменяет условия существующего договора, а совместительство — это новый договор, поэтому нужен именно приём на работу нового элемента справочника «Сотрудники».
Ответы на частые вопросы
Можно ли оформить внутреннее совмещение в 1С:Бухгалтерии 8?
Да, но с ограничениями. В БП создаётся новый сотрудник с видом занятости «по совместительству», привязанный к тому же физлицу, и кадровый приказ о приёме. Однако графики работы и документ «Совмещение должностей» там отсутствуют или сильно упрощены — для полноценного учёта лучше подходит 1С:ЗУП.
Почему в расчётном листке сотрудника две строки начислений?
Это нормально: расчётный листок формируется по каждому рабочему месту отдельно. Основное место и совместительство имеют свои оклады, графики и отработанное время, поэтому начисления показываются раздельно, а НДФЛ считается с общей суммы.
Как уволить сотрудника с должности по совместительству?
Создайте документ «Увольнение» и выберите именно сотрудника-совместителя (не основное место работы). Программа расторгнет только дополнительный договор, основное место останется действующим. Проверьте, что все начисления и отсутствия по совместительству закрыты до даты увольнения.
Нужно ли заводить отдельную позицию в штатном расписании для совместителя?
Не обязательно отдельную — достаточно свободной ставки по существующей позиции. Если ставок не хватает, добавьте их документом «Изменение штатного расписания». При выключенном контроле штатного расписания приём возможен и без свободной ставки, но это ухудшает кадровую аналитику.
Что делать, если вычет по НДФЛ применился дважды?
Почти наверняка создан дубль физического лица. Найдите обе карточки в справочнике «Физические лица» и объедините их (в ЗУП есть обработка поиска и объединения дублей), затем пересчитайте НДФЛ с начала года и проверьте отчёты 6-НДФЛ.
Может ли совместитель работать по тому же графику, что и на основном месте?
Нет, работа по совместительству выполняется в свободное от основной работы время. В программе для совместителя заводится отдельный график с сокращённой продолжительностью — как правило, не более половины нормы рабочего времени за учётный период.
Что важно запомнить
Внутреннее совмещение по отдельному договору оформляется новым сотрудником-совместителем, привязанным к существующему физлицу, с отдельным графиком и приёмом на работу. Доплата без второго договора — документом «Совмещение должностей». Главные риски — дубли физлиц и неверный график работы.