Как в 1С сделать ведомость на аванс

Ведомость на аванс в 1С — это документ, которым оформляется выплата заработной платы за первую половину месяца. В программах 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия для этого предусмотрены отдельные документы «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика» в зависимости от способа выплаты. Главная особенность авансовой ведомости — переключатель «Выплачивать», который нужно установить в значение «Аванс», иначе программа попытается рассчитать полную зарплату за месяц.

Прежде чем формировать ведомость, убедитесь, что в настройках учетной политики и в карточках сотрудников задан порядок выплаты аванса: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчетом за фактически отработанное время в первой половине месяца. От этой настройки зависит, какая сумма подтянется в ведомость автоматически.

Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций, способы проверки сумм, отличия для разных способов выплаты и типичные ошибки, из-за которых аванс считается неправильно или вообще не заполняется.

Что нужно настроить до создания ведомости

Корректная ведомость на аванс начинается не с самого документа, а с настроек. В 1С:ЗУП способ выплаты аванса задается в нескольких местах: в настройках учетной политики организации, в штатном расписании и в приеме на работу конкретного сотрудника. Приоритет обычно у индивидуальной настройки сотрудника.

Доступные варианты расчета аванса: фиксированная сумма, процент от тарифа (оклада) и расчет за первую половину месяца. Последний вариант самый точный с точки зрения трудового законодательства, но требует, чтобы в программе были введены данные об отработанном времени за первую половину месяца — документом «Данные для расчета зарплаты» или табелем.

Также проверьте, что у организации заполнены реквизиты для выплаты: расчетный счет для банковских ведомостей, зарплатный проект с указанием банка, если выплата идет на карты в рамках зарплатного проекта. Без этих данных ведомость либо не заполнится, либо ее нельзя будет корректно выгрузить в банк.

Ведомость на аванс в 1С:ЗУП

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом перейдите в раздел «Выплаты» и выберите нужный вид ведомости: «Ведомости в банк», «Ведомости в кассу» или «Ведомости через раздатчика». Создайте новый документ кнопкой «Создать».

В шапке документа укажите месяц начисления, дату выплаты и организацию. Ключевое поле — «Выплачивать»: выберите из списка значение «Аванс». После этого нажмите кнопку «Заполнить» — табличная часть заполнится сотрудниками, которым положен аванс, с суммами по настройкам.

Для банковской ведомости дополнительно выберите зарплатный проект в поле «Зарплатный проект». Если сотрудники получают деньги на личные карты вне зарплатного проекта, используйте документ «Ведомость на счета», где у каждого сотрудника подтягивается лицевой счет из его карточки.

1. 1
   Откройте раздел «Выплаты» и создайте нужный вид ведомости
2. 2
   Укажите месяц, дату выплаты и организацию
3. 3
   В поле «Выплачивать» выберите «Аванс»
4. 4
   Для банковской выплаты укажите зарплатный проект
5. 5
   Нажмите «Заполнить» и проверьте суммы
6. 6
   Проведите документ и сформируйте платежные документы или выгрузку в банк

Ведомость на аванс в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 порядок похожий. Откройте раздел «Зарплата и кадры» — «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу»). Создайте документ, в поле «Вид выплаты» выберите «Аванс», укажите месяц и подразделение при необходимости.

Нажмите «Заполнить» — программа подберет сотрудников с задолженностью по авансу. В бухгалтерской конфигурации расчет аванса обычно проще: сумма берется из настройки способа выплаты аванса в карточке сотрудника (фиксированная сумма или процент от оклада). Полноценного расчета за первую половину месяца по табелю в базовых поставках Бухгалтерии может не быть — для этого предназначен ЗУП.

После проведения ведомости выплату нужно отразить платежным документом: «Списание с расчетного счета» для банковской выплаты или «Расходный кассовый ордер» для кассы. В этих документах вид операции выбирается соответствующий выплате зарплаты, и в поле «Ведомость» указывается созданная ведомость.

Проверка сумм перед выплатой

Перед проведением ведомости сверьте итоговую сумму с ожидаемой. Быстрый способ — отчет «Расчетный листок» или «Анализ зарплаты по сотрудникам» за первую половину месяца, если аванс считается расчетным способом. Для фиксированного аванса достаточно сверить суммы с настройками в карточках сотрудников.

Обратите внимание на сотрудников, которые отсутствуют в ведомости, хотя должны там быть. Частые причины: сотрудник принят после даты формирования, у него не задан способ выплаты аванса, он был в отпуске или на больничном всю первую половину месяца (при расчетном способе сумма будет нулевой), либо задолженность уже выплачена другой ведомостью.

Контрольные точки

Как проверить результат

Состав сотрудников в ведомости

Норма

Все работавшие в первой половине месяца сотрудники присутствуют

Тревожный признак

Кого-то нет или есть уволенные — проверьте настройки и фильтры

Суммы аванса

Норма

Соответствуют способу расчета: фиксированные, процент от оклада или за отработанное время

Тревожный признак

Нулевые или явно заниженные суммы без причины

Статус выплаты

Норма

После оплаты ведомость отмечена как выплаченная, долг по авансу закрыт

Тревожный признак

В отчетах по задолженности аванс висит как невыплаченный

НДФЛ и аванс: что учесть

По действующим правилам НДФЛ удерживается при каждой выплате дохода, включая аванс. В типовых конфигурациях при проведении ведомости на аванс программа может автоматически исчислить и удержать налог — это зависит от настроек учетной политики по НДФЛ и версии конфигурации.

Проверьте в настройках учетной политики (раздел «Настройка» — «Организации» — закладка «Учетная политика» или «НДФЛ»), как программа обрабатывает налог при промежуточных выплатах. Если ведомость на аванс формирует удержание НДФЛ, сумма «к выплате» будет меньше начисленного аванса на сумму налога — это нормальное поведение, а не ошибка.

Типичные ошибки при формировании ведомости

Самая распространенная ошибка — забыть переключить «Выплачивать» в значение «Аванс». Тогда программа пытается рассчитать итог месяца, требует документ «Начисление зарплаты и взносов» и либо заполняется пустой, либо подтягивает не те суммы.

Вторая группа ошибок связана с датами. Дата выплаты в ведомости влияет на отражение НДФЛ и на попадание выплаты в нужный отчетный период. Если дату указать неверно, выплата попадет не в тот месяц в отчетах 6-НДФЛ и в расчетных листках.

FAQ

Почему ведомость на аванс заполняется пустой?

Чаще всего не выбран вид выплаты «Аванс», не задан способ выплаты аванса у сотрудников или аванс за этот месяц уже выплачен другой ведомостью. Также проверьте месяц начисления и отбор по подразделению.

Как выплатить аванс только некоторым сотрудникам?

Заполните ведомость полностью, затем удалите лишние строки вручную, либо используйте кнопку «Добавить» и подберите нужных сотрудников. В ЗУП также можно использовать отбор по подразделению в шапке документа.

Нужно ли начислять зарплату перед ведомостью на аванс?

Нет, документ «Начисление зарплаты и взносов» для аванса не требуется. Исключение — аванс расчетом за первую половину месяца в ЗУП: там нужны данные об отработанном времени, но не итоговое начисление за месяц.

Удерживается ли НДФЛ с аванса?

Да, по текущим правилам налог удерживается при каждой выплате дохода. В типовых конфигурациях ведомость на аванс может автоматически рассчитать НДФЛ к удержанию — поведение зависит от настроек учетной политики.

Как исправить ошибочно проведенную ведомость?

Если деньги еще не выплачены, отмените проведение ведомости, исправьте данные и проведите заново. Если выплата прошла, потребуется оформить возврат и корректирующие документы, а при затронутом НДФЛ — уточненную отчетность.

Чем отличается «Ведомость в банк» от «Ведомости на счета»?

«Ведомость в банк» используется при зарплатном проекте — выгрузка идет реестром в один банк. «Ведомость на счета» — когда каждый сотрудник получает деньги на свой личный счет в произвольном банке, указанный в его карточке.