Другое · 10 мин
Как оформить учебный отпуск в 1С
Как оформить учебный отпуск в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: настройка вида отпуска, документ «Отпуск», расчёт оплаты, сторно и отражение в учёте.
Учебный отпуск в 1С оформляется как отдельный вид отсутствия с собственным порядком оплаты: по среднему заработку, если учебное заведение аккредитовано и сотрудник успешно учится, либо без сохранения заработка — например, для сдачи вступительных экзаменов. В типовых конфигурациях 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии для этого есть готовые механизмы, но их нужно правильно настроить и применить.
Основной документ в 1С:ЗУП — «Отпуск» (раздел «Кадры» или «Зарплата»). В нём выбирается сотрудник, период отсутствия и вид отпуска «Отпуск учебный оплачиваемый» или «Отпуск учебный без оплаты». Программа автоматически рассчитает сумму по среднему заработку и уменьшит начисления за дни отсутствия.
Ниже разобраны настройка, пошаговое оформление, проверка расчёта и типичные ошибки, из-за которых учебный отпуск считается неправильно или не попадает в отчётность.
Что проверить перед оформлением
Перед созданием документа убедитесь, что в базе есть основание: справка-вызов из учебного заведения с указанием периода и формы обучения. Именно даты из справки-вызова вносятся в документ, а не даты из заявления сотрудника, если они расходятся.
Проверьте, что сотрудник принят на работу документом «Приём на работу» и ему начислялась зарплата в расчётном периоде — иначе средний заработок будет рассчитан некорректно или по окладу. Также уточните, какой вид учебного отпуска нужен: оплачиваемый (ст. 173–174 ТК РФ) или неоплачиваемый (ст. 173–174 ТК РФ для вступительных испытаний и некоторых других случаев).
Настройка вида расчёта в 1С:ЗУП
В типовой 1С:Зарплата и управление персоналом виды начислений для учебного отпуска обычно уже созданы: «Отпуск учебный оплачиваемый» и «Отпуск учебный без оплаты». Найти их можно в разделе «Настройка — Начисления». Если начисления нет, создайте его копированием обычного отпуска и измените назначение на «Учебный отпуск».
Откройте настройку расчёта зарплаты: «Настройка — Расчёт зарплаты» и проверьте, что включена возможность учёта отпусков. В функциональности программы («Настройка — Функциональность») на закладке «Отпуска» должны быть отмечены опции учебных отпусков, иначе нужный вид не появится в документе.
Для неоплачиваемого учебного отпуска используется вид отсутствия «Отпуск без оплаты по основаниям, предусмотренным законодательством» либо отдельный вид «Отпуск учебный без оплаты» — он влияет только на табель (код «УД» или «ДО» в зависимости от настроек), начислений не формирует.
- 1Откройте «Настройка — Начисления» и найдите «Отпуск учебный оплачиваемый»
- 2Проверьте формулу: расчёт по среднему заработку за календарные дни
- 3Убедитесь, что в настройках налогов начисление облагается НДФЛ и взносами как отпускные
- 4Проверьте способ отражения в бухучёте — обычно тот же, что у основной зарплаты подразделения
- 5Сохраните и проверьте, что начисление доступно в документе «Отпуск»
Пошаговое оформление документа «Отпуск»
Перейдите в раздел «Зарплата — Отпуска» (или «Кадры — Отпуска») и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудника и месяц начисления — это месяц, в котором отпускные попадут в расчётную ведомость.
В поле вида отпуска выберите «Учебный отпуск (оплачиваемый)» или «Учебный отпуск (неоплачиваемый)». Введите даты начала и окончания строго по справке-вызову. Программа покажет количество календарных дней и сразу рассчитает сумму по среднему заработку.
Откройте закладку «Начислено (подробно)» и проверьте расчёт: среднедневной заработок, количество оплачиваемых дней, итоговую сумму и НДФЛ. Если сотрудник в расчётном периоде уже болел или был в отпуске, эти периоды должны быть исключены из расчёта среднего — проверьте это по ссылке «Подробнее о расчёте среднего заработка».
Проведите документ. Если отпуск начинается в следующем месяце, а зарплата за текущий ещё не рассчитана, документ можно провести сразу — расчёт отпускных выполняется самим документом «Отпуск», а не «Начисление зарплаты и взносов».
Оформление в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 механизм проще. В разделе «Зарплата и кадры — Отпуска» создайте документ «Отпуск», выберите сотрудника и вид отпуска «Учебный (оплачиваемый)». Программа рассчитает отпускные по среднему заработку, если ведётся полный расчёт зарплаты в этой базе.
Если учебный отпуск без сохранения оплаты, используйте документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» с видом «Отпуск без оплаты» — он уменьшит начисление за месяц пропорционально пропущенным дням. Проверьте, что в табеле отсутствие отражается корректным кодом.
При проведении формируются проводки по дебету счёта затрат (20, 25, 26, 44 — по настройкам способа учёта зарплаты) и кредиту 70 счёта. Убедитесь, что у сотрудника заполнен способ отражения в учёте, иначе проводки могут попасть на счёт по умолчанию.
Проверка результата и выплата
После проведения документа сформируйте расчётный листок сотрудника: в нём должна быть строка «Оплата учебного отпуска» с суммой и отдельно удержанный НДФЛ. Отпускные выплачиваются не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска — создайте ведомость на выплату из документа «Отпуск» по кнопке «Выплатить» или отдельным документом.
Проверьте табель учёта рабочего времени за месяц отпуска: дни учебного отпуска должны быть отмечены кодом «У» (оплачиваемый) или «УД»/«ДО» (неоплачиваемый, в зависимости от настроек вида отсутствия). Рабочие дни, попавшие в период отпуска, не должны быть оплачены как отработанные.
Как проверить результат
Строка «Оплата учебного отпуска» с суммой по среднему заработку
Сумма отсутствует или равна окладу за те же дни — двойная оплата
Дни отпуска с кодом «У» или «УД», рабочие дни не оплачены
Дни отмечены как отработанные или прогул
Соответствует данным за 12 месяцев с исключением болезней и отпусков
Ноль или сумма только по окладу текущего месяца
Удержаны с суммы отпускных, видны в регистрах
Налог не рассчитан — ошибка в настройке вида начисления
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая ошибка — оформление учебного отпуска документом «Отсутствие» вместо «Отпуск». Тогда отпускные не начисляются, а дни просто вычитаются из оплаты. Исправление: отмените документ «Отсутствие» и создайте «Отпуск» с правильным видом.
Вторая ошибка — неверные даты. Если сотрудник фактически ушёл раньше или позже справки-вызова, документ нужно скорректировать через механизм исправления (ссылка «Исправить» в документе прошлого периода), а не редактированием проведённого документа задним числом — это ломает уже сданную отчётность.
Третья группа ошибок — настройка налогообложения: если вид начисления создан вручную и не отмечен как облагаемый взносами, суммы не попадут в РСВ и персонифицированную отчётность. Всегда проверяйте вкладку «Налоги, взносы, бухучёт» у созданного вручную начисления.
Отражение в отчётности и особые ситуации
Оплата учебного отпуска облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. В 6-НДФЛ отпускные отражаются по дате фактической выплаты, срок перечисления налога — последний день месяца выплаты. Проверьте попадание сумм в отчёты через «Отчёты, справки — Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов».
Если сотрудник заболел во время учебного отпуска, отпуск не продлевается и не переносится — это отличие от ежегодного оплачиваемого. Больничный за дни учебного отпуска не оплачивается; в 1С при вводе больничного, пересекающегося с отпуском, программа выдаст предупреждение, и оплатить можно будет только дни после окончания отпуска.
Если сотрудника нужно отозвать из учебного отпуска или он сдал сессию раньше, оформите документ-исправление «Отпуска» с уменьшенным периодом. Излишне выплаченные отпускные удерживаются только с согласия сотрудника или зачитываются в счёт будущей зарплаты — автоматически программа их не спишет.
Что важно запомнить
Учебный отпуск в 1С оформляется документом «Отпуск» с соответствующим видом, даты берутся из справки-вызова. Проверяйте расчёт среднего заработка, налогообложение начисления и отражение в табеле. Ошибки прошлых периодов исправляйте документами-исправлениями, а не редактированием задним числом.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли создавать отдельный вид начисления для учебного отпуска?
В типовой 1С:ЗУП виды «Отпуск учебный оплачиваемый» и «Отпуск учебный без оплаты» уже присутствуют. Создавать своё начисление нужно только при нестандартных условиях — например, доплата до полного оклада за счёт работодателя. Тогда копируйте типовое начисление и меняйте формулу.
Как оплатить учебный отпуск, если сотрудник работает меньше года?
Средний заработок считается за фактически отработанные месяцы перед месяцем отпуска. Программа сделает это автоматически, если все начисления введены в базу. Если данных нет совсем (отпуск в первый месяц работы), расчёт пойдёт из оклада — проверьте сумму вручную.
Чем отличается код «У» от «УД» в табеле?
Код «У» ставится на оплачиваемый учебный отпуск, «УД» — на учебный отпуск без сохранения зарплаты. Код определяется настройкой вида отсутствия в программе; при ручном создании вида проверьте, какое обозначение ему назначено, чтобы табель соответствовал унифицированной форме.
Можно ли оформить учебный отпуск совместителю?
По трудовому законодательству учебный отпуск предоставляется только по основному месту работы. В 1С технически документ на совместителя создать можно, но это будет нарушением. Для совместителя оформляют отпуск без сохранения зарплаты по соглашению сторон.
Что делать, если отпуск и больничный пересеклись?
При вводе больничного, пересекающегося с учебным отпуском, 1С предложит скорректировать периоды. Оплате подлежат только дни нетрудоспособности после окончания отпуска. Учебный отпуск на дни болезни не продлевается — это законодательная норма, а не ограничение программы.
Как сторнировать ошибочно начисленные отпускные?
Используйте кнопку «Исправить» в документе «Отпуск» — программа создаст документ-исправление со сторно в текущем периоде. Если выплата уже произошла, переплата возвращается через кассу или удерживается с согласия сотрудника документом «Удержание прочих операций» либо зачётом в следующей выплате.