Как в 1С сделать табель учёта рабочего времени

Табель учёта рабочего времени в 1С:ЗУП формируется автоматически на основе графиков работы сотрудников и введённых документов отклонений — отпусков, больничных, командировок и прогулов. Ручное заполнение понадобится только в нестандартных ситуациях, например при сдельной оплате или при ведении учёта фактически отработанных часов вне типовой схемы.

Основная логика программы проста: плановое время берётся из графика работы сотрудника, а фактическое — как плановое за вычетом зарегистрированных отсутствий. Если кадровые документы введены корректно и вовремя, табель соберётся без ошибок и совпадёт с начисленной зарплатой. Расхождения почти всегда означают, что какое-то отсутствие не проведено документом или график настроен неверно.

Ниже разобран полный цикл: от проверки графиков работы до печати унифицированной формы Т-13, а также способы исправить типичные ошибки и варианты для нестандартных ситуаций.

Проверьте графики работы сотрудников

График работы — фундамент табеля. Откройте «Настройка → Графики работы сотрудников» и убедитесь, что для каждого режима работы в организации создан свой график: пятидневка, сменный, гибкий. В карточке графика проверьте шаблон заполнения: длительность рабочего дня, выходные, сокращённые предпраздничные дни и учёт производственного календаря.

Затем убедитесь, что каждому сотруднику график назначен. Это делается документом «Приём на работу» или «Кадровый перевод» — в них указывается график работы. Если сотруднику график не назначен, его строка в табеле окажется пустой или заполнится неверно. Массово проверить назначения можно через отчёт «Списки сотрудников» с отбором по графику.

Введите все отсутствия документами

Фактическое время в табеле — это плановое время минус отклонения. Поэтому до формирования табеля проведите все документы отсутствий за месяц: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск за свой счёт)», «Работа в выходные и праздники», «Сверхурочная работа».

Документы находятся в разделе «Зарплата» или «Кадры». Критично, чтобы они были проведены, а не сохранены черновиком, — непроведённый документ в табель не попадает. Также следите за датой: документ должен относиться к тому месяцу, за который формируете табель.

1. 1
   Проверьте графики работы и их назначение сотрудникам
2. 2
   Проведите все отпуска, больничные, командировки и прочие отсутствия
3. 3
   Введите документы работы сверхурочно и в выходные, если были
4. 4
   Сформируйте табель и сверьте итоговые часы с ожидаемыми

Сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»

Стандартный путь: «Зарплата → Отчёты, справки → Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Укажите период (обычно месяц или его половину для авансового расчёта), организацию и при необходимости подразделение. Нажмите «Сформировать» — отчёт выведет по каждому сотруднику коды явок и неявок по дням, итоги отработанных дней и часов.

Отчёт можно печатать сразу: форма соответствует унифицированной Т-13. Если организация использует собственный бланк, отчёт сохраняется в Excel для доработки макета. Для выборочной проверки установите отбор по конкретному сотруднику или подразделению через кнопку «Настройки».

Обратите внимание на колонки итогов: количество отработанных дней и часов по видам (явка, ночные, сверхурочные) должно совпадать с данными начисления зарплаты. Если табель и расчётный листок расходятся, искать причину нужно в непроведённых отклонениях или неверном графике.

Используйте документ «Табель» для фактического учёта часов

В некоторых организациях время учитывается не по графику, а по факту — например, при почасовой оплате с плавающим расписанием. Для этого в настройках состава начислений («Настройка → Расчёт зарплаты») включите учёт по табелю, после чего в разделе «Зарплата → Учёт времени» появится документ «Табель».

В документе выберите подразделение и месяц — список сотрудников заполнится автоматически. Для каждого дня укажите вид времени и часы: явка (Я), ночные (Н), сверхурочные (С) и другие. Проведённый документ заменяет расчёт по графику: зарплата и отчёт Т-13 будут опираться на введённые фактические часы.

Как проверить табель перед сдачей

Сверка начинается с итогов: общее количество рабочих дней по производственному календарю должно совпадать с суммой явок и учтённых отсутствий по каждому сотруднику. Пустые ячейки в днях, когда сотрудник числился работающим, — признак незаполненного графика или отсутствия, не оформленного документом.

Полезно сопоставить табель с документом «Начисление зарплаты и взносов»: на закладке начислений видно отработанное время, взятое в расчёт. Расхождение между табелем и расчётом означает, что либо отклонение введено после расчёта, либо табель сформирован за другой период.

Контрольные точки

Как проверить результат

Ячейки по дням у работающего сотрудника

Норма

Все дни заполнены кодами явок или отсутствий

Тревожный признак

Пустые ячейки в рабочие дни без увольнения

Итоги часов за месяц

Норма

Совпадают с данными начисления зарплаты

Тревожный признак

Табель и расчётный листок расходятся

Отсутствия

Норма

Отпуска и больничные отражены своими кодами

Тревожный признак

Дни отпуска показаны как явка или пусто

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — табель пустой или с нулями по сотруднику. Причины: не назначен график, сотрудник принят в середине месяца с неверной датой, либо график не заполнен на нужный год. Лечится проверкой кадрового документа и заполнением графика через «Заполнить по шаблону».

Вторая распространённая ситуация — отпуск или больничный не отражается в табеле. Почти всегда документ просто не проведён или проведён следующим месяцем. Откройте журнал отсутствий, проверьте состояние документа и его период. После исправления пересчитайте зарплату, если она уже была начислена.

Частые вопросы

Можно ли сформировать табель за половину месяца для аванса?

Да. В настройках отчёта Т-13 укажите период с 1 по 15 число. Для расчёта аванса в 1С:ЗУП также есть отдельный механизм «Начисление за первую половину месяца», который использует те же данные об отработанном времени.

Почему в табеле у сотрудника пустые ячейки?

Чаще всего не назначен график работы или он не заполнен на нужный период. Проверьте кадровый документ приёма и карточку графика. Также пустоты бывают, если сотрудник был принят или уволен внутри месяца — тогда пустые дни вне периода работы являются нормой.

Как отразить в табеле работу в выходной день?

Введите документ «Работа в выходные и праздники» из раздела «Зарплата». После проведения день отразится в табеле соответствующим кодом и попадёт в расчёт оплаты в повышенном размере или с предоставлением отгула — в зависимости от настроек документа.

Что делать, если табель уже напечатали, а потом нашли ошибку?

Исправьте первичный документ (отклонение или график), пересчитайте зарплату при необходимости и сформируйте табель заново. Хранить в базе ручные правки печатной формы не нужно — источником истины всегда должны быть документы учёта.

Обязательно ли использовать форму Т-13?

Нет, коммерческие организации вправе разработать собственную форму табеля, закрепив её в учётной политике. В 1С типовой отчёт можно доработать или сохранить в Excel и адаптировать под свой бланк, сохранив обязательные реквизиты первичного документа.

Как учесть сотрудника с почасовой оплатой и плавающим графиком?

Включите в настройках расчёта зарплаты учёт фактически отработанного времени по табелю и вводите документ «Табель» ежемесячно с реальными часами по дням. Расчёт по графику в этом случае для таких сотрудников не применяется.