Другое · 10 мин
Как в 1С сделать отчет СЗВ-М
Пошаговая инструкция, как сформировать отчет СЗВ-М в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, проверить данные сотрудников, выгрузить файл и устранить типичные ошибки.
СЗВ-М — ежемесячный отчет о застрахованных лицах, который работодатели передавали в ПФР со сведениями о сотрудниках: ФИО, СНИЛС и ИНН. Форма применялась для контроля факта работы пенсионеров и учета кадровых движений. В 1С отчет формируется автоматически на основе кадровых данных, поэтому основная работа бухгалтера — проверить корректность сведений и выгрузить файл для отправки.
Важно учитывать: с 2023 года форма СЗВ-М отменена, её функции перешли к отчету «Персонифицированные сведения о физических лицах» и разделу ЕФС-1. Однако задача подготовки СЗВ-М остается актуальной для организаций, которые сдают корректировки за прошлые периоды, отвечают на требования фонда или работают в старых релизах. Логика работы в программе при этом почти не изменилась.
Ниже — порядок формирования СЗВ-М в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерии, проверка данных, выгрузка файла и разбор типичных ошибок. Инструкция подходит для типовых конфигураций без доработок.
Что нужно подготовить перед формированием отчета
Качество СЗВ-М целиком зависит от состояния кадровых данных в базе. Перед созданием отчета убедитесь, что в программе заведены все сотрудники, работавшие в отчетном месяце, включая уволенных в этом периоде и лиц по договорам ГПХ, если они подлежат включению. Каждый сотрудник должен быть оформлен документом «Прием на работу», а увольнения — соответствующими приказами.
Проверьте персональные данные каждого сотрудника: фамилию, имя, отчество, СНИЛС и ИНН. СНИЛС вводится в карточке физического лица по ссылке «Страхование» или «Личные данные» в зависимости от конфигурации. Ошибка хотя бы в одной цифре СНИЛС приведет к отказу в приеме отчета или к штрафу за недостоверные сведения.
Также убедитесь, что в карточке организации заполнены регистрационные данные: ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР (или СФР). Эти реквизиты попадают в заголовок файла, и их отсутствие делает выгрузку невозможной.
Где находится СЗВ-М в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии
В 1С:ЗУП 3.1 отчет доступен по пути: «Отчетность, справки» → «СЗВ-М». Откроется журнал, где хранятся все созданные формы. Кнопка «Создать» формирует новый отчет. Альтернативный путь — «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность», где СЗВ-М создается через кнопку «Создать» в разделе отчетов в фонды.
В 1С:Бухгалтерии 3.0 путь аналогичный: «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» или «Зарплата и кадры» → «СЗВ-М» (в зависимости от релиза). Если пункта нет в меню, проверьте настройки функциональности: раздел «Администрирование» → «Функциональность», закладка «Сотрудники» — должны быть включены опции кадрового учета и отчетности.
Если отчет не находится ни в одном разделе, вероятные причины — устаревший релиз конфигурации, ограниченные права пользователя или отключенная функциональность. Обновите конфигурацию до актуального релиза и проверьте права доступа у администратора.
Пошаговое формирование и заполнение отчета
Создайте новый документ СЗВ-М и укажите отчетный период — месяц, за который сдаются сведения. Выберите тип формы: «Исходная» для первичной сдачи, «Дополняющая» — если нужно добавить забытых сотрудников, «Отменяющая» — для исключения ошибочно включенных лиц. Организация подставляется по умолчанию, если в базе ведется учет по одной компании.
Нажмите кнопку «Заполнить». Программа автоматически подберет всех сотрудников, у которых в отчетном месяце были действующие трудовые или гражданско-правовые договоры, включая принятых и уволенных в этом периоде. В табличную часть попадут ФИО, СНИЛС и ИНН каждого лица.
После заполнения просмотрите список вручную. Сверьте количество строк со штатным расписанием и журналом приказов за месяц. Частая ситуация — в отчет не попал сотрудник, принятый в конце месяца, или наоборот, задвоилось физическое лицо из-за дубля в справочнике. Дубли нужно объединить до отправки отчета.
- 1Проверьте кадровые документы и личные данные сотрудников за отчетный месяц
- 2Откройте журнал СЗВ-М и создайте новый отчет, указав период и тип формы
- 3Нажмите «Заполнить» и сверьте список сотрудников с кадровыми приказами
- 4Запустите проверку отчета встроенным средством контроля
- 5Запишите документ и выгрузите XML-файл или отправьте через 1С-Отчетность
- 6Сохраните квитанцию о приеме после сдачи
Проверка отчета перед отправкой
Перед выгрузкой обязательно запустите встроенную проверку: кнопка «Проверить» → «Проверка в интернете» или «Проверить выгрузку» в зависимости от конфигурации. Программа контролирует формат СНИЛС (контрольная сумма), наличие обязательных реквизитов и соответствие XML-схеме. Ошибки подсвечиваются с указанием сотрудника и поля.
Дополнительно файл можно проверить бесплатными программами оператора — например, CheckXML, который исторически использовался для проверки пенсионной отчетности. Это особенно полезно при сдаче корректировок за старые периоды, когда форматные требования отличались.
Признак готовности отчета: проверка завершена без ошибок, количество застрахованных лиц совпадает с данными кадрового учета, тип формы выбран правильно. Только после этого записывайте документ и переходите к выгрузке.
Как проверить результат
Совпадает с приказами о приеме и увольнении за месяц
Отсутствуют принятые в конце месяца или есть дубли физлиц
Встроенная проверка не выдает ошибок контрольной суммы
Ошибки формата, пустые значения
Протокол без ошибок, файл сформирован
Замечания по XML-схеме или реквизитам организации
Выгрузка файла и отправка в фонд
Для выгрузки нажмите кнопку «Выгрузить» в форме отчета. Программа сформирует XML-файл с именем по установленным правилам: в нем зашифрованы код формы, регистрационный номер страхователя и период. Сохраните файл в отдельную папку — при отправке через внешнюю программу или личный кабинет фонда он понадобится целиком, без переименования.
Если подключен сервис 1С-Отчетность, отправка выполняется напрямую из программы: кнопка «Отправить» в журнале 1С-Отчетности. После отправки отслеживайте статус — сначала «Отправлено», затем «Принято» или «Отказ» с протоколом ошибок. Квитанция о приеме хранится в журнале и служит подтверждением сдачи.
Срок сдачи СЗВ-М в период действия формы — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. За нарушение срока и за ошибки в сведениях предусмотрены штрафы, начисляемые за каждое застрахованное лицо, поэтому корректировки стоит сдавать сразу после обнаружения ошибки, не дожидаясь требования.
Типичные ошибки и способы их устранения
Самая распространенная проблема — дубли физических лиц в справочнике. Один и тот же сотрудник заведен дважды, и в отчет попадает или не попадает «не та» карточка. Решение: объединить дубли через обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание») и перезаполнить отчет.
Вторая частая ошибка — отсутствие сотрудника в заполненном отчете. Причины: прием на работу оформлен не тем месяцем, документ не проведен, сотрудник заведен без привязки к физическому лицу с заполненным СНИЛС. Проверьте документ «Прием на работу» и даты в нем.
Третья группа ошибок — неверный тип формы. Если исходный отчет уже принят, повторная отправка исходной формы даст отказ: нужна дополняющая или отменяющая. Статус ранее сданных отчетов уточняйте в квитанциях или через запрос в фонд.
СЗВ-М, ЕФС-1 и персонифицированные сведения: что сдавать сейчас
С отменой СЗВ-М ежемесячная отчетность о застрахованных лицах не исчезла, а трансформировалась. Теперь ежемесячно сдаются «Персонифицированные сведения о физических лицах» — в 1С:ЗУП они находятся в том же разделе «Отчетность, справки». Сведения о кадровых событиях (прием, увольнение, перевод) передаются в составе ЕФС-1 в Социальный фонд России.
Порядок работы с новыми формами в программе практически идентичен: создание отчета, автоматическое заполнение по кадровым данным, проверка, выгрузка или отправка через 1С-Отчетность. Поэтому навыки работы с СЗВ-М напрямую переносятся на актуальную отчетность.
Сравнение вариантов
Только для корректировок периодов до 2023 года и ответов на требования фонда
Ежемесячная отчетность вместо СЗВ-М, сдается в налоговый орган
Кадровые события и страховой стаж, сдается в СФР при приеме, увольнении и по итогам года
Часто задаваемые вопросы
Почему в отчет СЗВ-М не попал сотрудник, принятый в отчетном месяце?
Проверьте документ «Прием на работу»: он должен быть проведен, дата приема должна попадать в отчетный месяц. Также убедитесь, что у физического лица заполнен СНИЛС — без него строка может не формироваться. После исправления перезаполните отчет кнопкой «Заполнить».
Как исправить ошибку в уже принятом СЗВ-М?
Создайте новый отчет за тот же период с типом «Дополняющая» — если нужно добавить сотрудника, или «Отменяющая» — если нужно исключить ошибочно поданного. Если ошибка в самих данных (например, в СНИЛС), сначала подается отменяющая форма с неверными данными, затем дополняющая с верными.
Нужно ли включать в СЗВ-М сотрудников по договорам ГПХ?
Да, лица, с которыми в отчетном месяце действовали гражданско-правовые договоры, предметом которых являются выполнение работ или оказание услуг, включаются в отчет. В 1С они подтягиваются автоматически при условии, что договор ГПХ оформлен соответствующим документом в программе.
Что делать, если кнопки «СЗВ-М» нет в меню программы?
Проверьте три вещи: актуальность релиза конфигурации, включенную функциональность кадрового учета в разделе «Администрирование» и права пользователя. В новых релизах форма может быть скрыта как устаревшая — тогда для корректировок создавайте её через «1С-Отчетность» или обратитесь к администратору.
Можно ли сдать СЗВ-М без подключенной 1С-Отчетности?
Да. Выгрузите XML-файл кнопкой «Выгрузить» и отправьте его через личный кабинет на сайте фонда или через оператора электронного документооборота. Не переименовывайте файл и предварительно проверьте его программой CheckXML.
Какой штраф грозит за ошибку в СЗВ-М?
За несвоевременную сдачу или недостоверные сведения предусмотрен штраф, начисляемый за каждое застрахованное лицо, в отношении которого допущено нарушение. Точный размер устанавливается законодательством о персонифицированном учете и может меняться — уточняйте актуальные суммы в нормативных документах или у специалиста по кадровому учету.
Что важно запомнить
СЗВ-М в 1С формируется автоматически из раздела «Отчетность, справки»: создайте отчет, заполните его, проверьте встроенным средством и выгрузите XML. Ключевое — корректные СНИЛС и отсутствие дублей физлиц. Для текущей отчетности используйте персонифицированные сведения и ЕФС-1, а СЗВ-М оставьте для корректировок прошлых периодов.