Другое · 9 мин
Как в 1С сделать среднесписочную численность
Как сформировать отчёт по среднесписочной численности в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Настройка, проверка данных, типичные ошибки и ответы на частые вопросы.
Среднесписочная численность (ССЧ) — показатель, который организации обязаны регулярно передавать в налоговую инспекцию и который влияет на право применять специальные налоговые режимы, льготы по страховым взносам и формат сдачи отчётности. В 1С этот показатель рассчитывается автоматически, но корректность результата полностью зависит от того, насколько аккуратно ведётся кадровый учёт.
Автоматический расчёт ССЧ есть в конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия». В ЗУП он строится на основании кадровых документов — приёмов, переводов, увольнений, отпусков. В Бухгалтерии расчёт упрощённый и подходит только организациям с небольшим штатом и простой кадровой структурой.
Ниже разобрано, где находится отчёт в каждой конфигурации, какие данные должны быть внесены до формирования, как проверить расчёт и что делать, если цифра выглядит неверно.
Что должно быть заполнено до формирования отчёта
ССЧ считается по данным кадрового учёта, поэтому первый шаг — убедиться, что в базе отражены все события по сотрудникам за отчётный период. Программа берёт в расчёт только проведённые документы: приёмы на работу, кадровые переводы, увольнения, отпуска, командировки, больничные.
Особое внимание уделите сотрудникам, которые по правилам расчёта исключаются из среднесписочной численности: работницам в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребёнком, сотрудникам в учебных отпусках без сохранения зарплаты. В ЗУП такие состояния определяются автоматически по виду отсутствия, но только если отпуск оформлен правильным документом, а не «вручную» через отклонения.
Также проверьте совместителей: внутренние совместители учитываются как один человек, внешние — в ССЧ не включаются. Если совместительство оформлено ошибочно (например, внешний совместитель заведён как основной сотрудник), показатель завысится.
Как сформировать ССЧ в 1С:ЗУП
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» и выберите отчёт «Среднесписочная численность». Укажите период — обычно это год для годовой отчётности или месяц для внутреннего контроля — и нажмите «Сформировать».
Отчёт показывает расчёт помесячно: среднесписочную численность за каждый месяц и итоговое значение за период. Годовой показатель определяется как сумма помесячных значений, делённая на 12, — это соответствует порядку расчёта, установленному Росстатом.
Если в организации есть обособленные подразделения, перед формированием проверьте настройку отбора по организации и подразделению. ССЧ для головной организации и обособленных подразделений может требоваться отдельно — в этом случае формируйте отчёт с отбором по конкретному подразделению.
- 1Откройте «Кадры → Кадровые отчёты → Среднесписочная численность»
- 2Укажите период расчёта и при необходимости отбор по организации или подразделению
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте помесячную разбивку
- 4Сверьте итог с табелем и штатной расстановкой
- 5Сохраните или распечатайте отчёт
Как сформировать ССЧ в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» отчёт находится в разделе «Отчёты» → «Среднесписочная численность». Механика проще: программа анализирует данные справочника сотрудников и кадровые документы, которые доступны в бухгалтерской конфигурации.
Ограничение этого варианта — упрощённый кадровый учёт. Если в организации много сотрудников с неполным рабочим временем, длительными отпусками без сохранения зарплаты или частыми переходами между подразделениями, расчёт в Бухгалтерии может оказаться неточным. В таких случаях корректнее вести кадровый учёт в ЗУП и формировать ССЧ там.
Где формировать ССЧ
Полноценный расчёт по правилам Росстата: учитывает неполное время, отпуска, совместителей. Подходит организациям любого размера.
Упрощённый расчёт на базе справочника сотрудников. Подходит для небольших организаций с простой кадровой ситуацией.
Выгружаете списочную численность по дням и считаете сами. Вариант для нестандартных ситуаций и проверки программы.
Как учитываются отдельные категории сотрудников
Сотрудники с неполным рабочим временем учитываются в ССЧ пропорционально отработанному времени — если неполное время установлено по соглашению. Если сокращённый день положен работнику по закону (например, несовершеннолетним или занятым на вредных работах), они учитываются как целые единицы. В ЗУП это различие определяется настройкой графика работы и вида занятости.
Сотрудники, принятые или уволенные в середине месяца, входят в расчёт пропорционально дням нахождения в списочном составе. Программа делает это автоматически по датам кадровых документов, поэтому критично, чтобы даты приёма и увольнения были указаны верно.
Работники по договорам ГПХ в среднесписочную численность не включаются. Если в базе подрядчик ошибочно оформлен как сотрудник, он попадёт в расчёт и завысит показатель.
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования отчёта сверьте результат с косвенными данными: табелем учёта рабочего времени, штатной расстановкой, отчётом «Списки сотрудников». Расхождение в одного-два человека на большом штате может быть следствием пропорционального учёта, но расхождение на десятки человек — почти всегда признак ошибки в данных.
Чаще всего искажения возникают из-за непроведённых документов увольнения (сотрудник числится работающим), отсутствия документов на отпуск по беременности и родам (сотрудница ошибочно включается в ССЧ) и дублирования сотрудников в справочнике. Ещё одна частая причина — сотрудники, принятые задним числом после закрытия периода: документы есть, но в отчёт за нужный период они могут попасть с искажением.
Как проверить результат
Значения плавно меняются и соответствуют кадровым событиям
Резкие скачки без реальных приёмов или увольнений
Видны сотрудницы в декретных отпусках и работники в учебных отпусках без оплаты
Список пуст, хотя такие сотрудники есть
Равен сумме помесячных ССЧ, делённой на 12
Итог равен ССЧ последнего месяца или сумме без деления
Что делать, если расчёт неверен
Если отчёт показывает неправильную численность, действуйте от данных к отчёту, а не наоборот. Сначала сформируйте «Списки сотрудников» за тот же период и найдите проблемные записи: дубли, неверные даты, неправильные виды занятости. Затем исправьте кадровые документы и перепроведите их.
После исправлений сформируйте отчёт заново. Не редактируйте итоговую цифру вручную при отправке в ФНС — расхождение с данными в базе всплывёт при следующей сверке или проверке. Если учёт ведётся в связке ЗУП + Бухгалтерия, убедитесь, что синхронизация выполнена и кадровые данные в обеих программах совпадают.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Куда сдаётся сведение о среднесписочной численности?
Сведения о ССЧ включаются в состав расчёта по страховым взносам (РСВ), который подаётся в налоговую инспекцию ежеквартально. Отдельный ежегодный отчёт о численности отменён. Показатель также используется при определении права на спецрежимы и льготы.
Почему в отчёте дробное число, хотя сотрудники — люди?
Это нормально: сотрудники с неполным рабочим временем и принятые или уволенные в середине месяца учитываются пропорционально. При сдаче в ФНС показатель округляется до целых по правилам арифметики.
Включаются ли сотрудницы в декрете в среднесписочную численность?
Нет. Работницы в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребёнком исключаются из ССЧ, хотя остаются в списочном составе. В 1С:ЗУП это происходит автоматически, если отпуск оформлен соответствующим кадровым документом.
Как посчитать ССЧ, если организация работала неполный год?
Сумма помесячных значений всё равно делится на 12, а не на число месяцев работы. За месяцы, когда организация не вела деятельность, в расчёт берётся ноль. Отчёт в 1С формируйте за полный календарный год.
Отчёт в 1С:Бухгалтерии и в ЗУП показывает разные цифры — что делать?
Ориентируйтесь на ЗУП: там расчёт полнее. Проверьте, что синхронизация между программами выполнена и все кадровые документы перенесены. Расхождение обычно вызвано совместителями или отпусками, которые Бухгалтерия учитывает упрощённо.
Можно ли выгрузить расчёт ССЧ из 1С?
Да. Сформированный отчёт сохраняется в Excel или PDF через стандартную кнопку сохранения табличного документа. При отправке РСВ показатель численности подставляется в титульный лист расчёта.
Что важно запомнить
ССЧ в 1С формируется отчётом «Среднесписочная численность»: в ЗУП — через кадровые отчёты, в Бухгалтерии — через раздел «Отчёты». Качество расчёта зависит от корректности кадровых документов. Перед сдачей сверьте результат с табелем и списком сотрудников, а расхождения устраняйте исправлением данных, а не ручной правкой цифры.