Другое · 9 мин
Как в 1С сделать справку о заработной плате
Как сформировать справку о заработной плате в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: справка о доходах, произвольная форма для банка, печать и проверка данных.
Справка о заработной плате — один из самых частых запросов сотрудников к бухгалтерии или кадровой службе. Она нужна для кредита в банке, визы, соцзащиты, пособий и при увольнении. В программах 1С такая справка формируется автоматически на основании уже начисленной зарплаты, поэтому главная задача — выбрать правильный вид справки и проверить, что данные в базе актуальны.
В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии есть несколько готовых форм: справка о доходах и суммах налога (бывшая 2-НДФЛ), справка о заработке для расчёта пособий (форма 182н отменена, но аналогичные данные выдаются при увольнении), а также произвольная справка в свободной форме — например, по шаблону банка. Ниже разберём, как сделать каждый вариант, где искать нужные документы и какие ошибки встречаются чаще всего.
Какие виды справок о зарплате есть в 1С
Прежде чем формировать документ, определите, какая именно справка нужна сотруднику. От этого зависит, какой отчёт или документ вы будете использовать, и какие данные в него попадут.
Основные варианты: справка о доходах и суммах налога физического лица (приложение к годовой отчётности 6-НДФЛ, выдаётся сотруднику по запросу), справка о заработке за последние месяцы — обычно для банка, центра занятости или соцзащиты, и справка о доходах при увольнении для расчёта пособий на новом месте работы. В 1С:ЗУП для всех этих задач есть типовые механизмы.
Сравнение вариантов
Официальная форма с суммами НДФЛ. Подходит для налоговой, виз, большинства банков. Формируется из раздела отчётности.
Свободная форма по шаблону организации или банка. Делается через печатную форму или внешний шаблон Word.
Данные о доходах и исключаемых периодах для расчёта пособий у нового работодателя. Формируется из документа увольнения или раздела справок.
Подготовка: что проверить перед формированием
Справка собирается из учётных данных, поэтому любые ошибки в базе перенесутся в документ. Проверьте три вещи: все начисления и выплаты за нужный период проведены, НДФЛ исчислен и отражён в учёте, в карточке сотрудника заполнены ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные и адрес.
Если сотрудник просит справку за текущий месяц, убедитесь, что начисление зарплаты за него уже проведено — иначе суммы будут неполными. Для справки о доходах также важно, чтобы была выполнена операция исчисления налога, иначе графы по НДФЛ окажутся пустыми.
Как сделать справку о доходах в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом справка о доходах формируется из раздела «Отчетность, справки». Откройте пункт «Справки сотрудникам» или «Справка о доходах (для сотрудника)» — название зависит от версии конфигурации.
Порядок действий: создайте новый документ, выберите сотрудника, укажите налоговый период (год) и, если требуется, ставку налога. Программа автоматически заполнит суммы доходов по месяцам, вычеты и удержанный НДФЛ на основании регистров учёта. После этого нажмите «Печать» и выберите нужную печатную форму.
- 1Откройте раздел «Отчетность, справки» → «Справки сотрудникам»
- 2Создайте справку о доходах, выберите сотрудника и налоговый период
- 3Проверьте автоматически заполненные суммы доходов и НДФЛ
- 4Нажмите «Печать» и выберите форму справки
- 5Подпишите документ и выдайте сотруднику под подпись в журнале выдачи
Если суммы в справке не совпадают с ожиданиями, откройте отчёт «Анализ НДФЛ по сотруднику» или «Расчётный листок» за тот же период и сравните данные. Расхождение обычно означает, что часть операций отражена другим документом или за другой период.
Как сделать справку в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии предприятия кадровый функционал уже, но справку о доходах сделать можно. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Справки о доходах (для сотрудников)» или используйте отчёт «Справка о доходах» из списка отчётов по зарплате.
Для произвольной формы (например, «на предъявление по месту требования») в 1С:Бухгалтерии нет отдельного документа — обычно используют отчёт «Расчётный листок» за нужные месяцы, а саму справку оформляют в Word, перенося суммы из программы. Суммы берите из отчёта «Расчётная ведомость» или «Свод начислений».
Справка для банка и в произвольной форме
Банки и госорганы часто присылают собственный бланк справки. В 1С:ЗУП такие формы можно подключить как внешние печатные формы или макеты Word: файл шаблона заполняется данными из базы автоматически. Это делается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки».
Если внешнего шаблона нет, сформируйте текст справки вручную: укажите ФИО сотрудника, должность, дату приёма на работу, помесячные суммы начисленной зарплаты за требуемый период и средний заработок. Суммы возьмите из расчётного листка или отчёта «Анализ зарплаты по сотрудникам». Реквизиты организации (ИНН, КПП, адрес) подставляются из карточки организации — проверьте, что они актуальны.
Перед выдачей справки для банка уточните у сотрудника, какой период требует банк — чаще всего это последние 3 или 6 месяцев, и суммы должны быть помесячно, а не одной итоговой цифрой. Это избавит от повторного оформления.
Справка о заработке при увольнении
Увольняющемуся сотруднику работодатель обязан выдать сведения о заработке для расчёта пособий у нового работодателя. В 1С:ЗУП эта справка формируется прямо из документа «Увольнение»: на вкладке печатных форм выберите «Справка о заработке для расчёта пособий». Также её можно создать позже через раздел справок.
В справку попадают доходы за два предшествующих календарных года и текущий год, а также количество дней исключаемых периодов (больничные, отпуска по беременности и уходу за ребёнком). Проверьте, что периоды нетрудоспособности корректно отражены в базе — от этого зависит правильность расчёта пособий у следующего работодателя.
Как проверить результат
Совпадают с расчётными листками за те же месяцы
Есть расхождения — ищите непроведённые или сторнированные документы
Совпадает с данными анализа НДФЛ по сотруднику
Налог не исчислен или отражён другим периодом
ФИО, ИНН, СНИЛС заполнены и актуальны
Пустые поля или устаревший паспорт — справку могут не принять
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — справка формируется за период, в котором не завершён расчёт зарплаты. Второй типичный случай: сотрудник менял фамилию или паспорт, а в карточке старые данные, и справку не принимают в банке или госоргане. Третья ошибка — путаница между начисленной и выплаченной зарплатой: в справке о доходах отражается начисленный доход до вычета НДФЛ, а сотрудники иногда ожидают сумму «на руки».
Частые вопросы
Можно ли сделать справку о зарплате в 1С:Бухгалтерии без модуля ЗУП?
Да, если зарплата ведётся в самой 1С:Бухгалтерии. Доступны справка о доходах и отчёты по начислениям. Произвольную форму для банка оформляют вручную на основании расчётных ведомостей. Если зарплатный учёт ведётся в отдельной базе ЗУП, справку нужно формировать там.
Сотрудник просит справку с суммой «на руки». Что указывать?
В официальной справке о доходах указывается начисленный доход и отдельно удержанный НДФЛ. В произвольной справке для банка можно указать обе суммы: начисленную и к выплате, с пояснением. Уточните требования принимающей стороны заранее.
Как сделать справку бывшему сотруднику, который уволился год назад?
Тем же способом: откройте раздел справок, выберите сотрудника — данные по уволенным хранятся в базе. Укажите нужный налоговый период. Ограничений по сроку обращения за справкой о доходах нет.
Почему в справке пустые суммы, хотя зарплата начислялась?
Чаще всего не проведён документ начисления за последний месяц периода или доходы отражены под другой организацией/подразделением в многофирменной базе. Проверьте отчёт «Расчётный листок» за тот же период — если там суммы есть, а в справке нет, смотрите настройки отбора по организации и налоговому периоду.
Можно ли отправить справку сотруднику в электронном виде?
Да, печатную форму можно сохранить в PDF из 1С и отправить сотруднику. Однако для банков и госорганов обычно требуется бумажный оригинал с подписью. Электронный вариант подходит как предварительный — для согласования данных.
Что важно запомнить
Справка о зарплате в 1С формируется автоматически из учётных данных: в ЗУП — через «Отчетность, справки», в Бухгалтерии — через раздел «Зарплата и кадры». Перед печатью убедитесь, что начисления за период проведены, а личные данные сотрудника актуальны. Для банковских форм используйте внешние шаблоны или оформляйте справку вручную по данным расчётных ведомостей.