Другое · 10 мин
Как в 1С сделать список сотрудников с должностями
Как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии сформировать список сотрудников с должностями: штатная расстановка, отчёты, универсальный отчёт и обработки.
Список сотрудников с указанием должностей — одна из самых востребованных кадровых выборок: он нужен для проверки штатного расписания, подготовки приказов, сверки с контрагентами и внутренней отчётности. В конфигурациях 1С такая информация хранится в разных местах: в справочнике «Сотрудники» фиксируется сам человек, а должность привязывается к нему через кадровые документы (приём на работу, кадровый перевод) или через штатную расстановку. Поэтому простой выгрузки справочника недостаточно — нужно выбрать правильный инструмент.
Конкретный путь зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть готовые отчёты по штатной расстановке и спискам сотрудников. В 1С:Бухгалтерии кадровый блок урезан, но список с должностями всё равно можно получить через справочник, документы или универсальный отчёт. Ниже разобраны оба сценария, а также способ выгрузки в Excel и проверка типичных ошибок, когда должность «теряется».
Где в 1С хранятся сотрудники и их должности
Прежде чем формировать список, важно понимать структуру данных. Физическое лицо (ФИО, ИНН, СНИЛС) хранится в справочнике «Физические лица», а служебная запись — в справочнике «Сотрудники». Один человек может иметь несколько записей сотрудника: по основному месту работы и по внутреннему совместительству.
Должность не является реквизитом самого сотрудника. Она указывается в кадровых документах — «Приём на работу», «Кадровый перевод», — а в ЗУП дополнительно в штатном расписании, где каждой позиции соответствует связка «подразделение + должность». Из-за этого простой просмотр справочника «Сотрудники» может не показать актуальную должность, если после приёма были переводы.
Как получить список в 1С:ЗУП через кадровые отчёты
Самый быстрый способ в 1С:Зарплата и управление персоналом — встроенные кадровые отчёты. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты». Здесь доступны «Штатная расстановка», «Списки сотрудников», «Остатки отпусков» и другие формы. Для задачи подойдут первые две.
Отчёт «Штатная расстановка» показывает все позиции штатного расписания с занимающими их сотрудниками: подразделение, должность, количество ставок, ФИО. Отчёт «Списки сотрудников» формирует плоский список с возможностью гибкой настройки колонок — в него можно вывести должность, подразделение, дату приёма, табельный номер и другие поля.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»
- 2Выберите «Списки сотрудников» или «Штатная расстановка»
- 3Установите дату, на которую нужен список, и при необходимости отбор по подразделению
- 4Через «Настройки» добавьте колонки «Должность» и «Подразделение», если их нет
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте результат
- 6Сохраните в Excel: «Файл» → «Сохранить как» → формат «Лист Excel»
В настройках отчёта (кнопка «Настройки») можно задать отбор: только работающие, конкретное подразделение, организация (если в базе их несколько). Также доступна группировка — например, сгруппировать список по подразделениям, чтобы внутри каждого шли сотрудники с должностями.
Как сформировать список в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт ограничен, но базовый список с должностями получить можно. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники». В форме списка через «Ещё» → «Настроить список» или «Изменить форму» добавьте колонку «Должность», если она не отображается. Должность подтягивается из последнего кадрового документа сотрудника.
Для печати списка используйте кнопку «Ещё» → «Вывести список» — программа сформирует табличный документ с выбранными колонками, который можно распечатать или сохранить. Предварительно примените отбор по организации и отметку «показывать только работающих», чтобы в список не попали уволенные.
Если нужна более гибкая выборка, воспользуйтесь «Универсальным отчётом» (раздел «Отчёты» или «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки», в зависимости от версии). Выберите объект «Справочник» → «Сотрудники», добавьте поля «Наименование» (ФИО) и «Должность», установите период и сформируйте отчёт.
Сравнение способов
Готовые формы с группировкой и отборами; подходят для регулярной работы, но доступны только в ЗУП
Быстро и без настроек, но колонка должности может не отражать историю переводов на конкретную дату
Гибкий выбор полей и отборов в любой конфигурации; требует базового понимания структуры данных
Выгрузка списка в Excel и на печать
Любой табличный документ в 1С сохраняется во внешние форматы. Сформировав отчёт или список, откройте меню «Файл» → «Сохранить как» (или «Сохранить копию») и выберите формат «Лист Microsoft Excel» (.xlsx) либо «Табличный документ» (.mxl) для последующего открытия в 1С. Также доступны PDF для печати и HTML.
В интерфейсе «Такси» сохранение также доступно через кнопку с дискетой в правом верхнем углу окна табличного документа. Перед выгрузкой проверьте, что в отчёт выведены все нужные колонки: сохраняется именно то, что видно на экране, включая группировки и итоги.
Если список нужен регулярно, сохраните настройки отчёта как вариант: кнопка «Настройки» → «Сохранить вариант отчёта». Тогда в следующий раз достаточно будет открыть сохранённый вариант и нажать «Сформировать» — отборы и состав колонок применятся автоматически.
Как проверить корректность списка
После формирования списка сверьте его с фактическим состоянием. Основные контрольные точки: количество работающих сотрудников должно совпадать с данными за последний месяц; у каждого сотрудника должна быть заполнена должность; уволенные не должны попадать в список при отборе «только работающие».
Если у сотрудника должность пустая или устаревшая, проверьте его кадровые документы: откройте карточку сотрудника → ссылка «Трудовая деятельность» или журнал «Кадровые документы». Частая причина ошибки — перевод оформлен документом с датой в будущем или не проведён. Другая ситуация: сотрудник принят, но документ «Приём на работу» создан без указания позиции штатного расписания (в ЗУП при включённом контроле штатного расписания такое обычно блокируется).
Как проверить результат
У каждого работающего сотрудника должность заполнена
Пустые ячейки — проверьте проведение кадровых документов
Показывает должность, действовавшую на эту дату
Выводится текущая должность вместо исторической — отчёт не поддерживает срез на дату
Исключены при отборе «работающие»
Попадают в список — сбит отбор или неверно оформлено увольнение
Внутренние совместители выведены отдельной строкой со своей должностью
Совместительство не видно — проверьте, создана ли отдельная запись сотрудника
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — попытка получить актуальный список простым копированием справочника «Сотрудники» без учёта кадровых переводов. Если сотрудник был переведён на другую должность, а выгрузка берёт данные из карточки, результат может отличаться от реального положения дел. Всегда формируйте список отчётом с указанием даты.
Вторая ошибка — неучтённые совместители. Внутренний совместитель в 1С — это отдельная запись справочника «Сотрудники» со своей должностью. Если нужен список уникальных людей, группируйте по физическому лицу; если нужен список занятых позиций — оставляйте записи сотрудников раздельно.
Учтите ограничение прав: если у пользователя нет доступа к кадровым данным, отчёты могут быть недоступны или формироваться пустыми. В этом случае права настраивает администратор через профили групп доступа. Изменение прав и доработку отчётов лучше поручить специалисту, чтобы не нарушить разграничение доступа к персональным данным.
Что важно запомнить
В 1С:ЗУП список сотрудников с должностями формируется отчётами «Списки сотрудников» и «Штатная расстановка» из раздела «Кадры». В 1С:Бухгалтерии используйте справочник «Сотрудники» с выводом списка или универсальный отчёт. Всегда указывайте дату среза, проверяйте отбор по уволенным и организации, а результат сохраняйте в Excel через «Файл → Сохранить как».
Частые вопросы
Как вывести список сотрудников на конкретную прошедшую дату?
В кадровых отчётах ЗУП установите дату в параметре «Период» или «на дату» перед формированием — отчёт покажет должности, действовавшие в тот момент. Список справочника «Сотрудники» такого среза не даёт, поэтому для исторических данных используйте именно отчёты.
Почему в списке у сотрудника не отображается должность?
Чаще всего кадровый документ (приём или перевод) не проведён либо в нём не указана позиция. Откройте карточку сотрудника, перейдите к списку его кадровых документов и проверьте их состояние. После проведения документа сформируйте отчёт заново.
Можно ли сделать список с должностями без 1С:ЗУП?
Да. В 1С:Бухгалтерии откройте справочник «Сотрудники», добавьте колонку «Должность» через настройку формы и выведите список через «Ещё» → «Вывести список». Для сложных выборок подойдёт универсальный отчёт по справочнику «Сотрудники».
Как убрать уволенных сотрудников из списка?
В настройках отчёта добавьте отбор по полю «Работает» или воспользуйтесь стандартным вариантом «Работающие сотрудники». В форме списка справочника установите отбор «В архиве = Нет» либо переключатель «показывать уволенных» в положение «выкл».
Как сохранить список, чтобы не настраивать его каждый раз?
Настройте отчёт один раз (отборы, колонки, группировки) и сохраните как вариант через «Настройки» → «Сохранить вариант отчёта». Сохранённый вариант появится в списке отчётов и будет открываться с готовыми настройками — останется только обновить дату и сформировать.
Внутренние совместители дублируют людей в списке — это ошибка?
Нет, это штатное поведение: совместительство оформляется отдельной записью сотрудника со своей должностью. Если нужен список уникальных людей, сгруппируйте отчёт по физическому лицу; если нужен учёт занятых ставок — оставьте строки раздельно.