Как в 1С сделать список сотрудников по алфавиту

Задача вывести список сотрудников по алфавиту возникает у кадровиков и бухгалтеров регулярно: для проверки данных, подготовки списков на печать, сверки штатного расписания или передачи сведений в банк. В 1С сортировка по алфавиту доступна несколькими способами — от простого клика по заголовку колонки до настройки отчёта с группировкой и выводом на печать.

Способ зависит от того, где нужен результат: в форме списка справочника «Сотрудники», в отчёте для печати или в выгрузке во внешний файл. Ниже разобраны все рабочие варианты для типовых конфигураций — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия предприятия.

Где находится список сотрудников в 1С

Справочник «Сотрудники» — основное место хранения данных о работниках. В 1С:ЗУП он открывается через раздел «Кадры» → «Сотрудники». В 1С:Бухгалтерии путь аналогичный: раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» (в некоторых версиях — «Справочники и настройки» → «Сотрудники»).

Открыв список, вы видите таблицу с колонками: наименование (ФИО), подразделение, должность и другие. По умолчанию записи могут быть упорядочены по коду, дате создания или по наименованию — это зависит от настроек конкретной базы и от того, менял ли кто-то сортировку ранее.

Важно понимать разницу: сортировка в форме списка влияет только на отображение на экране и не изменяет данные в базе. Поэтому операция полностью безопасна — можно экспериментировать без риска что-либо испортить.

Быстрая сортировка кнопкой в списке

Самый простой способ — использовать встроенную команду сортировки. Она доступна практически в любой форме списка платформы 1С:Предприятие.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» (в Бухгалтерии).
2. 2
   Нажмите кнопку «Ещё» в командной панели списка и выберите пункт «Сортировать» (или «Настроить список» → вкладка «Сортировка»).
3. 3
   В списке доступных полей найдите «Наименование» и перенесите его в правую часть, установив направление «По возрастанию» (А→Я).
4. 4
   Нажмите «ОК» — список перестроится в алфавитном порядке по фамилиям сотрудников.

Ещё быстрее — кликнуть левой кнопкой мыши по заголовку колонки «Наименование». Первый клик сортирует по возрастанию (от А до Я), повторный — по убыванию. Рядом с заголовком появится стрелка, показывающая направление сортировки.

Учтите: сортировка по колонке работает только если эта колонка выведена в список. Если нужной колонки нет, сначала добавьте её через «Ещё» → «Изменить форму» или используйте сортировку через «Настроить список», где доступны все поля справочника.

Сортировка через настройку списка с сохранением

Если список нужен по алфавиту постоянно, а не разово, настройку можно сохранить. Для этого используется расширенная настройка списка: «Ещё» → «Настроить список». На закладке «Сортировка» добавьте поле «Наименование» с направлением «По возрастанию».

В управляемых формах платформа обычно запоминает последнюю установленную сортировку для текущего пользователя. Если после перезахода порядок сбрасывается, проверьте, не отключено ли сохранение настроек формы, или задайте сортировку через «Настроить список» — она хранится надёжнее, чем клик по колонке.

Дополнительно здесь же можно задать отбор: например, показывать только действующих сотрудников (без уволенных). Это удобно, когда алфавитный список нужен именно по работающему персоналу.

Алфавитный список через отчёты для печати

Когда нужен печатный документ — например, список сотрудников для банка, проверки или внутреннего приказа, — формы списка недостаточно. Используйте типовые отчёты.

В 1С:ЗУП откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатные сотрудники» (или «Список сотрудников» / «Остатки отпусков» и другие — набор зависит от версии). В 1С:Бухгалтерии: «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Список сотрудников». Отчёт формируется по кнопке «Сформировать».

Чтобы выстроить строки по алфавиту, откройте настройки отчёта (кнопка «Настройки» или «Ещё» → «Изменить вариант отчёта»), перейдите на закладку «Сортировка» и добавьте поле «Сотрудник» или «ФИО» с направлением «По возрастанию». После переформирования таблица будет упорядочена от А до Я.

Сравнение вариантов

Клик по заголовку колонки

Самый быстрый способ для разового просмотра на экране. Не подходит для печати и не всегда запоминается.

Настроить список (сортировка)

Подходит для постоянной работы: настройка сохраняется, можно добавить отбор по уволенным. Только экранный просмотр.

Отчёт «Список сотрудников»

Единственный вариант для печати и выгрузки в Excel. Требует настройки сортировки в варианте отчёта.

Выгрузка списка в Excel с сохранением порядка

Если список по алфавиту нужен в Excel, есть два пути. Первый — вывести список справочника: в форме списка нажмите «Ещё» → «Вывести список», отметьте нужные колонки и сохраните табличный документ как файл Excel. Сортировка, установленная в списке, сохранится в выгрузке.

Второй путь — сформировать отчёт с настроенной сортировкой и сохранить его через «Файл» → «Сохранить как» в формате XLSX. Этот вариант предпочтительнее, когда нужны дополнительные данные: дата приёма, подразделение, табельный номер.

Проверьте результат после выгрузки: откройте файл и убедитесь, что строки идут по алфавиту, а количество строк совпадает с количеством сотрудников в списке. Если в Excel порядок «поехал», значит сортировка была применена уже в Excel — отсортируйте заново штатными средствами Excel по столбцу с ФИО.

Контрольные точки

Как проверить результат

Порядок строк

Норма

Фамилии идут от А до Я без пропусков и повторов

Тревожный признак

Сотрудники перемешаны или часть фамилий не на своём месте

Полнота списка

Норма

Количество строк совпадает с числом сотрудников по данным учёта

Тревожный признак

Часть сотрудников отсутствует — вероятно, установлен отбор

Уволенные

Норма

Уволенные либо исключены отбором, либо помечены

Тревожный признак

Уволенные попали в список действующих без пометок

Типичные ошибки и ограничения

Чаще всего «не работает сортировка» из-за того, что пользователь кликает по колонке, которая заполнена не у всех сотрудников, или сортирует по полю «Код» вместо «Наименование». Код — это числовой или строковый идентификатор, и порядок по нему не имеет отношения к алфавиту.

Вторая частая ситуация — в списке включена иерархия (группировка по подразделениям или папкам). В иерархическом представлении сортировка работает внутри каждой группы, а не по всему списку. Отключите иерархию через «Ещё» → «Режим просмотра» → «Список», и алфавитный порядок станет сквозным.

Отдельное ограничение касается прав доступа. Если у пользователя нет прав на просмотр части данных (например, скрыты сотрудники определённых подразделений), список будет неполным независимо от сортировки. В этом случае обратитесь к администратору базы.

Частые вопросы

Почему список сотрудников не сортируется по алфавиту при клике по колонке?

Скорее всего, включён иерархический режим просмотра или сортировка применяется к служебному полю. Переключите режим просмотра на «Список» через меню «Ещё» и установите сортировку по полю «Наименование» через «Настроить список».

Как вывести список только работающих сотрудников по алфавиту?

В форме списка откройте «Ещё» → «Настроить список», на закладке «Отбор» добавьте условие, исключающее уволенных (в ЗУП есть стандартная кнопка-переключатель отображения уволенных), а на закладке «Сортировка» установите «Наименование» по возрастанию.

Сохранится ли сортировка после закрытия программы?

Обычно платформа запоминает последнюю настройку формы для каждого пользователя. Если порядок сбрасывается, задайте сортировку через «Настроить список» — такая настройка хранится устойчивее, либо сохраните настройку отчёта как отдельный вариант.

Как распечатать алфавитный список сотрудников?

Сформируйте кадровый отчёт («Список сотрудников» или «Штатные сотрудники»), в настройках отчёта добавьте сортировку по ФИО, затем отправьте табличный документ на печать стандартной командой «Файл» → «Печать».

Что делать, если часть фамилий стоит не по алфавиту?

Проверьте карточки этих сотрудников: частая причина — пробелы или невидимые символы в начале ФИО либо неверный порядок слов (имя впереди фамилии). Исправьте наименование в карточке, и сортировка станет корректной.

Можно ли сделать алфавитный список сотрудников конкретного подразделения?

Да. В настройках списка или отчёта добавьте отбор по полю «Подразделение» с нужным значением, а сортировку установите по «Наименованию» по возрастанию. В отчёте такой вариант можно сохранить для повторного использования.