Другое · 12 мин
Как в 1С сделать список работающих сотрудников
Как в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии получить список работающих сотрудников: отчёты, справочник, отборы, исключение уволенных и декретниц, проверка результата.
Список работающих сотрудников — один из самых востребованных списков в кадровом учёте: он нужен для отчётности, расчёта среднесписочной численности, проверки штатного расписания и внутренних сводок. В типовых конфигурациях 1С задача решается без программирования — штатными отчётами и отборами, но результат зависит от того, какая конфигурация используется и насколько корректно ведётся кадровый учёт.
Главная сложность в том, что «работающий сотрудник» — понятие неоднозначное. Уволенные отсекаются легко, а вот сотрудницы в отпуске по уходу за ребёнком, внешние совместители, договорники ГПХ и работники в неоплачиваемом отпуске в разных отчётах учитываются по-разному. Прежде чем формировать список, определитесь, кого именно вы считаете работающими.
Ниже разобраны способы получения списка в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерии, настройка отборов, проверка корректности данных и типичные ошибки, из-за которых в список попадают лишние люди или пропадают нужные.
Определитесь, кого считать работающим сотрудником
Перед формированием списка зафиксируйте критерии, иначе разные отчёты дадут разные цифры, и сверка превратится в проблему. Обычно выделяют несколько категорий: сотрудники с действующим трудовым договором на основном месте работы, внутренние и внешние совместители, работники в отпуске по уходу за ребёнком, лица по договорам ГПХ.
Для среднесписочной численности действуют отдельные правила: внешние совместители и договорники ГПХ в неё, как правило, не входят, а декретницы включаются в списочную, но не в среднесписочную численность. Если список нужен для внутренних целей — например, для справки о численности в банк или для заказа пропусков — критерии могут быть шире.
Как выбрать действие
Список работающих сотрудников в 1С:ЗУП через кадровые отчёты
В 1С:Зарплата и управление персоналом основной инструмент — раздел «Кадры», подраздел «Кадровые отчёты». Здесь доступны несколько отчётов, каждый из которых решает свою задачу.
Отчёт «Списки сотрудников» — самый прямой ответ на задачу. Откройте его, укажите дату, на которую нужен список (по умолчанию — текущая), и нажмите «Сформировать». Программа выведет таблицу сотрудников, у которых на эту дату есть действующие кадровые переводы или приёмы и нет увольнения. В базовой настройке в список попадают сотрудники по всем организациям, к которым у вас есть доступ.
Отчёт «Штатное расписание» полезен, когда список нужен в разрезе подразделений и должностей с окладами. Отчёт «Остатки отпусков» и «Сотрудники в отпусках» помогают понять, кто из работающих сейчас отсутствует. Для проверки численности удобен отчёт «Численность и текучесть кадров» — он показывает списочную и среднесписочную численность за период.
- 1Откройте раздел «Кадры» — «Кадровые отчёты» — «Списки сотрудников»
- 2Укажите дату, на которую нужен список, в поле периода
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте состав списка
- 4При необходимости откройте «Настройки» и добавьте отборы по организации, подразделению, виду занятости
- 5Сохраните настроенный вариант отчёта, чтобы не настраивать заново
- 6Выведите список на печать или сохраните в Excel через кнопку «Сохранить»
Список сотрудников в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии кадровый блок проще, чем в ЗУП, но базовый список получить можно. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» — «Кадровые документы» или сразу в отчёты: «Зарплата и кадры» — «Отчёты по зарплате» — «Список сотрудников» (в разных версиях название может отличаться, например «Сотрудники»).
Отчёт формируется на указанную дату и по умолчанию показывает сотрудников, не уволенных на эту дату. Если в вашей версии отдельного отчёта нет, используйте справочник «Сотрудники» с отбором: откройте список, нажмите «Ещё» — «Настроить список» и добавьте условие «Дата увольнения не заполнена» либо отбор по полю «Уволен» со значением «Нет».
Учтите ограничение: в 1С:Бухгалтерии кадровый учёт ведётся в упрощённом виде, и сложные отборы по видам занятости, ставкам и совместительству могут быть недоступны. Если требуется детальная кадровая аналитика, корректный путь — вести кадры в ЗУП с синхронизацией в бухгалтерскую программу.
Настройка отборов: организация, подразделение, виды занятости
Почти любой кадровый отчёт в 1С строится на СКД (системе компоновки данных), поэтому настройки у них однотипные. Нажмите «Настройки» (или «Ещё» — «Изменить вариант»), перейдите на вкладку «Отбор» и добавьте нужные условия.
Типовые отборы для списка работающих: «Организация» равно нужной организации; «Подразделение» в иерархии выбранного подразделения — если нужен список отдела со всеми вложенными группами; «Вид занятости» равно «Основное место работы» — чтобы исключить совместителей; «Дата увольнения» не заполнена — как дополнительная страховка, хотя штатные отчёты обычно фильтруют уволенных сами.
Полезная возможность — группировка. В настройках на вкладке «Структура» добавьте группировку по подразделению или должности: список станет читаемым для руководителей. На вкладке «Поля» уберите лишние колонки и добавьте нужные, например табельный номер, дату приёма, телефон.
Сравнение вариантов
Подходит для большинства задач: гибкие отборы, группировки, сохранение вариантов. Ограничение — требует корректного кадрового учёта
Быстрый способ увидеть список прямо в форме списка; можно вывести в табличный документ. Ограничение — слабая настройка колонок и нет группировок
Нужен, когда важны должности, ставки и оклады. Ограничение — показывает штатные единицы, а не только занятые, если не настроить отбор
Подходит опытным пользователям для нестандартных выборок по регистрам и справочникам. Ограничение — требует понимания структуры данных
Как исключить или включить декретниц, совместителей и договорников
Сотрудницы в отпуске по уходу за ребёнком формально остаются работающими: трудовой договор действует, увольнения нет. В отчёте «Списки сотрудников» они попадут в список. Чтобы их исключить, добавьте отбор по состоянию сотрудника или используйте отчёт «Сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребёнком» как контрольный — сверьте общий список с ним.
Внутренние совместители в ЗУП заводятся как отдельные сотрудники, поэтому могут задваивать физическое лицо в списке. Если нужен список уникальных людей, настройте группировку по полю «Физическое лицо» вместо «Сотрудник». Внешние совместители включаются или исключаются отбором по виду занятости.
Договорники ГПХ в ЗУП учитываются отдельно от штатных сотрудников. В список работающих по трудовым договорам они обычно не попадают; если нужен общий список всех работающих, формируйте два отчёта — по сотрудникам и по договорам ГПХ — либо используйте отчёт, где доступен отбор по типу договора.
Перед сдачей списка «наружу» сформируйте его на одну и ту же дату двумя способами: отчётом по спискам и отчётом по численности. Если количество строк не совпадает со списочной численностью, ищите сотрудника с непроведённым документом приёма или увольнения — это самая частая причина расхождения.
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования списка проверьте три вещи: дату, на которую построен отчёт, состав организаций в отборе и наличие уволенных. Быстрая сверка — сравнить количество строк со списочной численностью из отчёта «Численность и текучесть кадров» на ту же дату.
Частые причины неверного списка: документ приёма создан, но не проведён; увольнение оформлено «задним числом» и попало в прошлый период; сотрудник переведён между организациями внутри группы, и старое увольнение не введено; в отборе стоит не та организация или лишнее условие, оставшееся от прошлой настройки. Ещё одна ловушка — сохранённый вариант отчёта с устаревшими отборами, который открывается по умолчанию.
Как проверить результат
Совпадает с датой, на которую нужен список
Отчёт построен на текущую дату вместо требуемой
Совпадает со списочной численностью из отчёта по численности
Расхождение — ищите непроведённые документы
У всех сотрудников списка нет даты увольнения на дату отчёта
В списке есть люди с оформленным увольнением
Один человек встречается один раз или задвоение объяснимо совместительством
Одно лицо повторяется без причины — проверьте справочник физлиц
Сохранение, печать и выгрузка списка
Сформированный отчёт сохраняется в файл через «Файл» — «Сохранить» или кнопку сохранения в панели табличного документа: доступны Excel (mxl, xlsx), PDF и другие форматы. Для передачи руководству удобнее PDF, для дальнейшей обработки — Excel.
Если список нужен регулярно, сохраните настроенный вариант отчёта под понятным именем («Работающие сотрудники — по подразделениям») через «Ещё» — «Сохранить вариант отчёта». В ЗУП настроенные отчёты можно включать в рассылку отчётов — тогда список будет приходить ответственным лицам автоматически по расписанию.
При выгрузке персональных данных помните об ограничениях: список с ФИО, датами приёма и телефонами — это персональные данные, передавать их можно только тем, кому они нужны для работы, и по защищённым каналам. Не выкладывайте такие файлы в общие папки с доступом для всех сотрудников.
Часто задаваемые вопросы
Почему в список попал уволенный сотрудник?
Чаще всего документ увольнения создан, но не проведён, либо проведён датой позже той, на которую строится отчёт. Откройте журнал «Приёмы, переводы, увольнения», найдите сотрудника и проверьте статус документа. Также проверьте, не строится ли отчёт на дату до увольнения.
Как получить список работающих на конкретную прошлую дату?
В отчёте «Списки сотрудников» (ЗУП) или «Список сотрудников» (Бухгалтерия) измените поле даты или окончание периода на нужную дату и пересформируйте отчёт. Отбор по увольнениям программа применит с учётом указанной даты.
Как вывести список только по одному подразделению?
В настройках отчёта на вкладке «Отбор» добавьте условие «Подразделение» и выберите вид сравнения «В иерархии», если нужно включить вложенные подразделения, или «Равно» для строго одного подразделения.
Чем список работающих отличается от среднесписочной численности?
Список работающих — это перечень людей с действующим трудовым договором на дату. Среднесписочная численность — расчётный показатель за период с особыми правилами: внешние совместители и договорники ГПХ не включаются, декретницы учитываются отдельно. Для отчётности используйте показатель среднесписочной, а не количество строк списка.
Можно ли сделать такой список без ЗУП, только в 1С:Бухгалтерии?
Да, через отчёт «Список сотрудников» или справочник «Сотрудники» с отбором по незаполненной дате увольнения. Но возможности отборов ограничены: сложные условия по видам занятости и ставкам доступны только в ЗУП.
Как автоматизировать регулярное формирование списка?
Сохраните настроенный вариант отчёта и настройте рассылку отчётов по расписанию (в ЗУП это делается в разделе администрирования). Список будет формироваться и отправляться ответственным автоматически, без ручного запуска.
Что важно запомнить
Список работающих сотрудников формируется штатными отчётами: «Списки сотрудников» в ЗУП и «Список сотрудников» в Бухгалтерии. Результат зависит от даты отчёта, отборов и корректности кадровых документов. Сверяйте список со списочной численностью, аккуратно обрабатывайте совместителей и декретниц и не правьте прошлые кадровые документы без резервной копии.