Как в 1С сделать список дней рождений сотрудников

Список дней рождений сотрудников нужен кадровикам, офис-менеджерам и руководителям, чтобы вовремя поздравлять коллег, планировать подарки и корпоративные мероприятия. В типовых конфигурациях 1С дата рождения хранится в карточке физического лица, поэтому задача сводится к тому, чтобы извлечь эти данные в удобном виде: отсортированным по месяцам и дням списком с фильтром по подразделениям.

Способ получения списка зависит от конфигурации. В «1С:Зарплата и управление персоналом» есть готовый кадровый отчёт, в «1С:Бухгалтерии» потребуется универсальный отчёт или консоль запросов, а если штатных средств не хватает — можно написать собственный отчёт на СКД. Ниже разобраны все варианты с пошаговыми действиями.

Важный нюанс: дата рождения относится к персональным данным. Формируйте список только внутри компании, ограничивайте доступ к нему правами и не передавайте третьим лицам без согласия сотрудников.

Где в 1С хранится дата рождения сотрудника

Прежде чем строить список, убедитесь, что данные заполнены. Дата рождения вводится в карточке физического лица: в ЗУП это раздел «Кадры» — «Сотрудники», затем открытие карточки сотрудника и переход по ссылке на физическое лицо, либо напрямую справочник «Физические лица». В Бухгалтерии путь похожий: «Справочники» — «Физические лица».

Один сотрудник может быть связан с одним физическим лицом, но иметь несколько записей в справочнике «Сотрудники» (основное место работы и совместительство). Поэтому список дней рождений правильно строить по физическим лицам, а не по сотрудникам — иначе один человек попадёт в список дважды.

Проверьте полноту данных: если у части сотрудников дата рождения не заполнена, они просто не появятся в отчёте, и вы об этом не узнаете без специальной проверки. Быстрый способ найти пропуски — открыть список физических лиц, включить в настройке списка колонку «Дата рождения» и отсортировать по ней: пустые значения окажутся в начале.

Как сделать список дней рождений в 1С:ЗУП

В «1С:Зарплата и управление персоналом» есть штатный отчёт, который решает задачу без доработок. Откройте раздел «Кадры» — «Кадровые отчёты» и найдите отчёт «Дни рождения» (в некоторых релизах он называется «Дни рождения сотрудников»). Если его нет в списке, проверьте права доступа или используйте «Остатки отпусков и кадровые отчёты» через поиск в меню «Все функции».

В отчёте укажите период — например, текущий месяц или год, — и при необходимости задайте отбор по организации и подразделению. После нажатия «Сформировать» программа выведет список сотрудников с датами рождения, возрастом и местом работы, отсортированный по дате.

Чтобы не настраивать отчёт каждый раз, сохраните вариант: кнопка «Ещё» — «Сохранить вариант отчёта». Полезно сделать два варианта — «Дни рождения в текущем месяце» и «Дни рождения на год» — и вывести их на начальную страницу или в избранное.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» — «Кадровые отчёты» — «Дни рождения»
2. 2
   Задайте период (месяц, квартал или год) и при необходимости отбор по подразделению
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и проверьте, что все сотрудники присутствуют
4. 4
   Сохраните вариант отчёта через «Ещё» — «Сохранить вариант» для повторного использования

Как получить список в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии» отдельного отчёта по дням рождения нет, но данные доступны через универсальный отчёт. Откройте раздел «Отчёты» — «Универсальный отчёт». Если пункта нет, включите его: «Администрирование» — «Общие настройки» — отметьте использование универсального отчёта, либо откройте его через «Все функции».

В универсальном отчёте выберите тип объекта «Справочник», объект «Физические лица». В настройках добавьте поле «Дата рождения» и, если нужно, «ФИО». Отсортируйте результат по дате рождения. Минус этого способа — сортировка идёт по полной дате с учётом года, поэтому список получится по возрасту, а не по календарным дням. Для компактного списка по месяцам лучше подходит отчёт по сотрудникам через СКД или выгрузка в Excel с последующей сортировкой.

Альтернатива — выгрузить список физических лиц в табличный документ: откройте справочник «Физические лица», в меню «Ещё» выберите «Вывести список», отметьте колонки «Наименование» и «Дата рождения» и сохраните результат в Excel. Дальше в Excel легко отсортировать по месяцу и дню с помощью вспомогательной формулы.

Как настроить отбор и сортировку по месяцам и дням

Главная сложность списка дней рождений — сортировка. Хранится полная дата (день, месяц, год), а для поздравлений нужен порядок по дню в году, независимо от года рождения. В штатном отчёте ЗУП это уже учтено, но в самостоятельных решениях потребуется вычисляемое поле.

В отчёте на СКД добавьте вычисляемое поле, например «ДеньРожденияСортировка», с выражением на языке запросов: МЕСЯЦ(ФизическиеЛица.ДатаРождения) * 100 + ДЕНЬ(ФизическиеЛица.ДатаРождения). Сортировка по этому числу даст правильный календарный порядок: сначала январские, затем февральские и так далее.

Для отбора «у кого день рождения в текущем месяце» в запросе используйте условие МЕСЯЦ(ДатаРождения) = МЕСЯЦ(&ТекущаяДата). Если нужен список на ближайшую неделю, сравнивайте день и месяц с диапазоном дат, не забывая про переход через конец месяца и високосный февраль.

ВЫБРАТЬ ФизическиеЛица.Наименование КАК ФИО, ФизическиеЛица.ДатаРождения КАК ДатаРождения ИЗ Справочник.ФизическиеЛица КАК ФизическиеЛица ГДЕ МЕСЯЦ(ФизическиеЛица.ДатаРождения) = МЕСЯЦ(&ТекущаяДата) УПОРЯДОЧИТЬ ПО ДЕНЬ(ФизическиеЛица.ДатаРождения)

Как организовать напоминания о днях рождения

Список — это половина задачи: полезнее, когда система сама напоминает о приближающейся дате. В конфигурациях с подсистемой взаимодействий (например, в «1С:Управление нашей фирмой» или CRM-решениях) есть механизм напоминаний, который можно привязать к дате рождения контрагента или сотрудника.

В ЗУП без доработок автоматических напоминаний нет, поэтому практичные варианты такие: сохранённый вариант отчёта «Дни рождения за месяц», который ответственный сотрудник формирует в начале месяца; регламентное задание, рассылающее отчёт по почте (требует доработки); или выгрузка списка в общий календарь компании.

Если внедрена «1С:Документооборот», там напоминания о днях рождения контактных лиц доступны штатно — программа покажет уведомление в списке текущих дел. Это удобно, когда поздравлять нужно не только сотрудников, но и контакты клиентов и партнёров.

Частые ошибки и как их избежать

Самая распространённая проблема — сотрудник есть в базе, но в списке дней рождений отсутствует. Причина почти всегда в незаполненной дате рождения у физического лица или в том, что заведено два разных физических лица для одного человека, и дата указана только в одном из них. Проверяйте дубли через поиск дублей в справочнике «Физические лица».

Вторая ошибка — строить список по справочнику «Сотрудники» без группировки по физическому лицу. Совместители и сотрудники с несколькими записями появятся в списке дважды, и их могут поздравить два раза или учесть дважды в бюджете на подарки.

Третья ошибка — неверная сортировка при самостоятельной доработке: сортировка по полной дате рождения выстраивает людей по возрасту, а не по календарю. Всегда проверяйте результат на тестовом примере, где известны даты из разных месяцев и лет.

Проверка результата и ограничения

После формирования списка сверьте его с реальностью: количество строк должно совпадать с количеством физических лиц с заполненной датой рождения (с учётом уволенных — решите заранее, включать ли их; обычно в отбор добавляют условие «только работающие»). В отчёте ЗУП по умолчанию показываются действующие сотрудники.

Проверьте граничные случаи: сотрудники, у которых день рождения 29 февраля (в невисокосные годы определитесь, когда их поздравлять), и даты на стыке месяцев, если строите список «на ближайшие 7 дней».

Учитывайте и организационное ограничение: доступ к списку дней рождений стоит давать только тем, кому он нужен для работы. Права на просмотр данных физических лиц настраиваются в профилях групп доступа («Администрирование» — «Настройки пользователей и прав»).

Частые вопросы