Другое · 10 мин
Как в 1С сделать списки сотрудников
Как в 1С сформировать списки сотрудников: справочник, отчёт «Штатные сотрудники», настройка отборов, выгрузка в Excel. Пошаговая инструкция для ЗУП и Бухгалтерии.
Список сотрудников в 1С можно получить несколькими способами: через справочник «Сотрудники», через кадровые отчёты или через универсальный отчёт с отборами. Выбор зависит от конфигурации (1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерия, 1С:Управление нашей фирмой) и от того, что именно нужно — простой перечень работающих, список по подразделению или выборка по условию, например все принятые за период.
В большинстве типовых конфигураций базовая логика одинакова: данные о людях хранятся в справочниках «Физические лица» и «Сотрудники», а факт работы в организации фиксируется кадровыми документами — приёмами на работу, переводами и увольнениями. Поэтому справочник сотрудников показывает всех, кто когда-либо был оформлен, а актуальный список работающих корректнее получать именно отчётом.
Ниже разобраны практические способы сформировать список: от самого быстрого до гибкого варианта с отборами и выгрузкой в Excel. Инструкции ориентированы на 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерию в интерфейсе «Такси», но логика применима и к другим конфигурациям.
Откуда 1С берёт данные для списка сотрудников
Прежде чем формировать список, важно понимать разницу между двумя справочниками. «Физические лица» — это карточки людей с персональными данными: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения. «Сотрудники» — это связь физического лица с организацией и местом работы. Один человек может быть оформлен в нескольких организациях или числиться внутренним совместителем, поэтому карточек сотрудников у него будет несколько.
Факт трудоустройства определяется не самой карточкой сотрудника, а кадровыми документами. Если приём на работу не проведён, сотрудник есть в справочнике, но в отчёт по работающим не попадёт. Если увольнение не оформлено документом, человек будет «висеть» в списке действующих, даже если фактически уже не работает. Это главная причина расхождений между справочником и отчётами.
Быстрый способ: справочник «Сотрудники»
Справочник подходит, когда нужен черновой перечень карточек без привязки к дате. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» (в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Сотрудники»). Список можно отсортировать по наименованию, найти человека через строку поиска и открыть карточку для просмотра данных.
Чтобы убрать уволенных, используйте настройку списка: кнопка «Ещё» → «Настроить список». Добавьте отбор по полю, связанному с увольнением (в ЗУП это признак увольнения или отбор «В архиве» — нет, в зависимости от релиза название поля отличается). Сохранённую настройку можно закрепить, чтобы список всегда открывался с отбором.
Ограничение способа: справочник не показывает состояние на произвольную дату и не даёт удобной печатной формы с подразделениями и должностями. Для официальных списков — в банк, для проверки, для приказа — используйте отчёты.
Основной способ: кадровые отчёты
В 1С:ЗУП перейдите в «Кадры» → «Кадровые отчёты». Здесь собраны готовые формы: «Штатные сотрудники», «Список работников организаций», «Остатки отпусков», «Сотрудники, принятые за период» и другие. Для классического списка действующих сотрудников подходит отчёт «Штатные сотрудники» (в ряде релизов — «Список штатных сотрудников»).
Укажите период (дату, на которую нужен список) и организацию, затем нажмите «Сформировать». В результат попадут сотрудники, оформленные кадровыми документами на указанную дату, с должностями и подразделениями. Отчёт можно вывести с разной степенью детализации: общий список, по подразделениям, с совместителями или без.
В 1С:Бухгалтерии аналогичные отчёты находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по кадрам» (или «Кадровые отчёты»). Набор форм там скромнее, чем в ЗУП, но базовый список работников доступен.
- 1Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» и выберите «Штатные сотрудники» (или «Список работников организаций»).
- 2Установите дату или период и выберите организацию.
- 3Нажмите «Настройки» и при необходимости добавьте отбор по подразделению или должности.
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую численность внизу отчёта.
- 5Сохраните результат: «Файл» → «Сохранить как» → формат Excel или PDF.
Настройка отборов: список по условию
Когда нужен не полный перечень, а выборка — например, сотрудники конкретного подразделения, принятые за месяц или находящиеся в отпуске, — используйте кнопку «Настройки» в отчёте. На закладке «Отбор» добавьте условие: подразделение равно нужному значению, дата приёма в интервале и так далее. Условия можно комбинировать.
В ЗУП есть и специализированные отчёты под типовые выборки: «Кадровые изменения» покажет приёмы, переводы и увольнения за период, «Сотрудники, находящиеся в отпуске» — текущие отсутствующие. Часто проще взять готовый отчёт, чем собирать условие вручную в универсальном.
Универсальный отчёт как запасной вариант
Если типовых форм не хватает, в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» (или «Отчёты») найдите «Универсальный отчёт». Выберите источник данных — справочник «Сотрудники» или регистр кадровых сведений — и настройте колонки и отборы. Способ требует понимания структуры данных, поэтому подходит опытным пользователям.
Как выбрать способ
Выгрузка списка в Excel и печать
Любой сформированный отчёт в 1С — это табличный документ. Чтобы получить файл, откройте меню «Файл» → «Сохранить как» (или «Сохранить копию») и выберите формат: лист Excel (xlsx), PDF или mxl. В Excel список удобно доработать: отфильтровать, добавить колонки, посчитать численность.
Для печати используйте стандартную команду «Файл» → «Печать». Перед печатью проверьте настройки страницы: широкие списки с подразделениями и должностями лучше выводить в альбомной ориентации, иначе колонки обрежутся. Предварительный просмотр покажет, как документ ляжет на лист.
Если список нужен регулярно — например, ежемесячно для руководства, — сохраните настройки отчёта под понятным именем через кнопку «Сохранить настройки» (или вариант отчёта). Тогда в следующий раз достаточно открыть сохранённый вариант и поменять только дату.
Проверка результата и типичные расхождения
После формирования сверьте итоговое количество строк с ожидаемой численностью. Если цифры не сходятся, причины почти всегда одни и те же: не проведён приём или увольнение, неверно указана дата в отчёте, сотрудник оформлен в другую организацию внутри базы, либо в настройках остался старый отбор.
Отдельный случай — совместители и сотрудники с несколькими местами работы. В зависимости от настроек отчёта они могут выводиться несколькими строками или одной. Если нужна численность «по головам», а не по позициям, проверьте соответствующий вариант отчёта или настройку группировки.
Как проверить результат
Совпадает с фактической численностью с учётом совместителей
Есть лишние уволенные или отсутствуют недавно принятые
Указана нужная дата в шапке отчёта
Стоит текущая дата или пустой период
Выбрана нужная организация или группа
Отчёт собран по всей базе или по другой организации
Приёмы и увольнения проведены
Документы в статусе «черновик» или помечены на удаление
Частые ошибки при работе со списками
Отдельно предупредим о персональных данных. Список сотрудников с ИНН, СНИЛС, датами рождения и паспортными данными подпадает под требования законодательства о персональных данных. Передавайте такие файлы только по защищённым каналам и только тем, кому они нужны по работе, а в выгрузках для сторонних целей оставляйте минимально необходимый набор колонок.
FAQ
Почему уволенный сотрудник всё ещё отображается в списке?
Скорее всего, документ увольнения не проведён, либо список сформирован на дату раньше даты увольнения. Проверьте журнал кадровых документов и дату в шапке отчёта. В справочнике «Сотрудники» уволенные отображаются всегда — уберите их настройкой отбора списка.
Как вывести список сотрудников только одного подразделения?
В отчёте «Штатные сотрудники» откройте «Настройки», на закладке «Отбор» добавьте условие «Подразделение равно» нужному значению и сформируйте отчёт заново. Вариант с отбором можно сохранить как отдельную настройку.
Можно ли получить список сотрудников, принятых за месяц?
Да. В ЗУП используйте отчёт «Кадровые изменения» или «Сотрудники, принятые за период» с указанием интервала дат. В универсальном варианте добавьте в настройках отчёта отбор по дате приёма на работу.
Почему один человек выводится в списке дважды?
Обычно это либо внутреннее совместительство (две карточки сотрудника у одного физлица), либо дубль карточки физического лица. Первое — норма, второе нужно исправить объединением дублей через сервис «Поиск и удаление дублей» в разделе «Администрирование».
Как сохранить список в Excel, если кнопка сохранения неактивна?
Сохранение доступно только для сформированного табличного документа: сначала нажмите «Сформировать». Если отчёт открыт, но команда «Сохранить как» недоступна, проверьте права пользователя — у части ролей выгрузка в файлы может быть ограничена администратором.
Чем отличается список в 1С:Бухгалтерии от списка в 1С:ЗУП?
В Бухгалтерии кадровый учёт упрощённый: набор отчётов меньше, а часть данных (графики, отпуска, штатное расписание в полном виде) отсутствует. Для полноценных списков с детализацией по подразделениям, должностям и кадровым событиям используется ЗУП.
Что важно запомнить
Актуальный список работающих формируйте кадровым отчётом, а не справочником: отчёт учитывает дату, организацию и проведённые документы. Расхождения в численности почти всегда означают непроведённые приёмы или увольнения. Результат сохраняйте в Excel через «Файл» → «Сохранить как», а повторяющиеся выборки закрепляйте сохранёнными настройками отчёта.