Другое · 10 мин
Как в 1С оформить совмещение должностей
Пошаговая инструкция по оформлению совмещения должностей в 1С:ЗУП: включение настройки, кадровый перевод, доплата, плановые начисления, проверка расчёта и типичные ошибки.
Совмещение должностей — это выполнение сотрудником дополнительной работы по другой или той же должности в течение основного рабочего дня без освобождения от своих обязанностей. В 1С:Зарплата и управление персоналом это оформляется не созданием второй должности у сотрудника, а назначением доплаты за совмещение — через кадровый перевод или специальный документ.
Главная ошибка, которую допускают кадровики, — попытка оформить совмещение как второе место работы или как внутреннее совместительство. Это разные режимы: совместительство требует отдельного трудового договора и отдельного табельного учёта, а совмещение — только приказа и доплаты. В 1С эти ситуации обрабатываются разными документами, и неправильный выбор приводит к двойному начислению оклада и ошибкам в отчётности.
Ниже разобран полный порядок действий: от включения нужной настройки функциональности до проверки расчёта зарплаты и закрытия совмещения. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия с модулем расчёта зарплаты.
Чем совмещение отличается от совместительства и почему это важно в 1С
При совмещении сотрудник работает по одному трудовому договору, выполняет дополнительные обязанности в своё основное рабочее время и получает за это доплату, а не второй оклад. В программе у него остаётся одна позиция штатного расписания, один табель, один расчётный листок.
При внутреннем совместительстве заключается отдельный трудовой договор, сотрудник принимается на ещё одну позицию штатного расписания, время учитывается отдельно, а зарплата начисляется по каждому месту работы. В 1С это оформляется документом «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство».
Если перепутать режимы, сотруднику начислят и оклад по второй позиции, и доплату — получится завышение расходов на оплату труда и искажение среднего заработка. Поэтому перед оформлением убедитесь, что по приказу это именно совмещение: дополнительная работа в основное рабочее время с согласия сотрудника и за доплату.
Включение настройки совмещения в 1С:ЗУП
По умолчанию в части баз функциональность совмещения отключена, и нужного документа или начисления просто нет в интерфейсе. Откройте раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты» и перейдите по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний».
На вкладке «Учет отсутствий» установите флажки «Совмещение должностей» и (при необходимости) «Временное исполнение обязанностей». После включения программа автоматически создаст вид начисления «Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей» и сделает доступными соответствующие документы.
Проверьте, что начисление появилось в списке начислений (раздел «Настройка» → «Начисления») и у него корректно настроены налоги и взносы: обычно доплата облагается НДФЛ, страховыми взносами и учитывается в среднем заработке. В типовой поставке эти параметры уже заданы, но если база дорабатывалась — сверьте вкладки «Налоги, взносы, бухучет».
Оформление совмещения документом «Кадровый перевод»
Универсальный способ, доступный в любой редакции 1С:ЗУП, — документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения»). Создайте документ, выберите сотрудника и укажите дату начала совмещения.
Установите флажок «Изменить начисления», но не меняйте подразделение и должность — сотрудник остаётся на своём месте. В табличной части начислений добавьте строку «Доплата за совмещение должностей» и укажите размер: фиксированную сумму или процент от оклада сотрудника либо от оклада совмещаемой должности, в зависимости от того, как настроен вид расчёта.
Если совмещение временное, укажите дату окончания в поле «Дата окончания» документа — тогда доплата прекратится автоматически, и отдельный приказ о снятии доплаты в программе не потребуется. Если дату окончания не указать, доплата будет начисляться до тех пор, пока её не отменят другим кадровым переводом.
- 1Включите «Совмещение должностей» в настройке состава начислений
- 2Создайте документ «Кадровый перевод» на сотрудника с датой начала совмещения
- 3Установите флажок «Изменить начисления», подразделение и должность не меняйте
- 4Добавьте начисление «Доплата за совмещение должностей» и укажите размер или процент
- 5Укажите дату окончания, если совмещение временное
- 6Проведите документ и проверьте расчёт в документе «Начисление зарплаты и взносов»
Оформление через документ «Совмещение должностей»
В актуальных редакциях 1С:ЗУП есть специализированный документ «Совмещение должностей» (раздел «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников» или «Кадры»). Он удобнее кадрового перевода тем, что позволяет указать совмещаемую должность и период в одном месте, а также оформляет исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника.
В документе выберите сотрудника, вид совмещения (совмещение должностей, расширение зон обслуживания, исполнение обязанностей отсутствующего), сотрудника или должность, обязанности которых исполняются, период и размер доплаты. Размер можно задать процентом от оклада отсутствующего сотрудника — тогда при изменении его оклада доплата пересчитается автоматически.
После проведения документа доплата попадает в плановые начисления сотрудника и рассчитывается пропорционально отработанному времени при расчёте зарплаты за месяц. Если сотрудник отработал неполный месяц, доплата начислится только за фактические дни работы — это стандартное поведение плановых начислений.
Проверка расчёта зарплаты при совмещении
После оформления сформируйте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц начала совмещения и откройте расшифровку по сотруднику. В списке начислений должна быть строка доплаты за совмещение с корректной суммой: при полном месяце — полный размер доплаты, при неполном — пропорция по отработанным дням.
Дополнительно проверьте расчётный листок сотрудника (раздел «Зарплата» → «Отчеты, справки» → «Расчетные листки»): доплата отображается отдельной строкой, НДФЛ и взносы начислены на общую сумму дохода. Если доплата не попала в расчёт, чаще всего причина в том, что документ оформлен более поздней датой, чем период расчёта, либо у начисления не заполнен способ расчёта.
Как проверить результат
Доплата рассчитана за период совмещения, сумма соответствует приказу
Строки нет или сумма равна нулю — проверьте дату документа и настройку начисления
Доплата показана отдельной строкой, НДФЛ и взносы учтены
Доплата слита с окладом или отсутствует
Доплата числится плановой с датой начала и (при необходимости) окончания
Доплата назначена без даты окончания при временном совмещении
Прекращение совмещения и типичные ошибки
Если дата окончания была указана в документе совмещения или кадровом переводе, доплата прекратится автоматически — ничего дополнительно делать не нужно. Если совмещение оформлено бессрочно, для его отмены создайте новый кадровый перевод, снимите флажок у начисления доплаты или проведите документ «Прекращение плановых начислений» с датой отмены.
Досрочное прекращение совмещения оформляется по инициативе любой из сторон с предупреждением — в программе достаточно провести отменяющий документ датой фактического прекращения. Следите, чтобы дата отмены не была позже даты расчёта зарплаты, иначе доплата за последний месяц начислится лишний раз и придётся делать сторно.
Особенности в 1С:Бухгалтерии и часто задаваемые вопросы
В 1С:Бухгалтерии с расчётом зарплаты возможности уже: специализированного документа совмещения может не быть. Доплата оформляется через документ «Кадровый перевод» с добавлением начисления «Доплата за совмещение» в плановые начисления сотрудника. Если такого вида начисления нет, его создают вручную в списке начислений с формулой «фиксированной суммой» или «процентом от».
Учтите, что в бухгалтерской версии нет штатного расписания в полном объёме и расширенного кадрового учёта, поэтому приказ о совмещении оформляется вне программы, а в базе фиксируется только доплата. Для сложных кадровых сценариев — массовое совмещение, исполнение обязанностей, совмещение с разъездным характером работы — предназначен именно 1С:ЗУП.
Что важно запомнить
Совмещение в 1С — это плановая доплата, а не второе место работы. Включите функциональность в настройках, оформите кадровым переводом или документом «Совмещение должностей», укажите даты и проверьте расчёт в расчётном листке до выплаты.
Нужно ли создавать вторую должность в штатном расписании для совмещения?
Нет. Совмещение не создаёт новой ставки: сотрудник остаётся на своей позиции, а дополнительная работа компенсируется доплатой. Отдельная позиция в штатном расписании нужна только для совместительства.
Как задать доплату процентом от оклада отсутствующего сотрудника?
В документе «Совмещение должностей» выберите режим исполнения обязанностей отсутствующего сотрудника и укажите процент. Если оформляете через кадровый перевод, используйте вид начисления с формулой «процентом от» и задайте базу расчёта. Тогда при изменении оклада доплата пересчитается автоматически.
Доплата не попала в начисление зарплаты — что проверить?
Проверьте дату кадрового документа (она должна быть не позже периода расчёта), наличие доплаты в плановых начислениях сотрудника и заполненность способа расчёта у вида начисления. Также убедитесь, что документ проведён, а не сохранён в черновике.
Как отменить совмещение досрочно?
Создайте кадровый перевод с датой прекращения и снимите доплату, либо проведите документ «Прекращение плановых начислений». Если зарплата за месяц уже рассчитана, отмените расчёт, проведите отмену совмещения и пересчитайте зарплату заново.
Входит ли доплата за совмещение в средний заработок для отпускных?
Да, доплата за совмещение относится к выплатам за труд и учитывается при расчёте среднего заработка, если у вида начисления корректно настроено назначение. Проверить это можно в карточке начисления на вкладке «Средний заработок».
Можно ли оформить совмещение на нескольких сотрудников одним документом?
В 1С:ЗУП документ «Кадровый перевод списком» позволяет назначить одну и ту же доплату группе сотрудников. Документ «Совмещение должностей» оформляется отдельно на каждого сотрудника, что удобно при разных процентах и периодах доплаты.