Другое · 9 мин
Как в 1С сделать список сотрудников по алфавиту
Как в 1С сделать сотрудников по алфавиту: сортировка списка в ЗУП и Бухгалтерии, настройка порядка, поиск, группы и исправление типичных ошибок.
Список сотрудников в 1С по умолчанию часто выводится в порядке добавления карточек или по коду элемента. Когда в базе десятки и сотни людей, найти нужного без алфавитной сортировки становится трудно. К счастью, упорядочить список по фамилии можно штатными средствами за пару минут — без доработок конфигурации и обращения к программисту.
Способ зависит от того, где именно вы работаете: в справочнике «Сотрудники», в документе начисления зарплаты, в отчёте или в подборе сотрудников. Ниже разобраны все основные сценарии для 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерии, а также причины, по которым сортировка «не срабатывает».
Быстрая сортировка кликом по заголовку колонки
Самый простой способ работает в динамических списках — а именно так отображается справочник сотрудников в большинстве конфигураций. Откройте раздел «Кадры» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» (в Бухгалтерии) и перейдите в «Сотрудники». Найдите колонку с ФИО — обычно она называется «Наименование» или «Сотрудник».
Кликните левой кнопкой мыши по заголовку этой колонки. Рядом с названием появится стрелка вверх — список отсортирован по алфавиту от А до Я. Повторный клик меняет направление: стрелка вниз означает обратный порядок, от Я до А. Третий клик обычно сбрасывает сортировку к исходной.
Этот метод действует только на текущий сеанс просмотра: после закрытия и повторного открытия формы порядок может вернуться к стандартному. Если нужно закрепить алфавитный порядок постоянно, используйте настройку списка, описанную в следующем разделе.
Постоянная сортировка через «Настроить список»
Чтобы сотрудники всегда отображались по алфавиту, откройте справочник «Сотрудники», нажмите кнопку «Ещё» в правом верхнем углу формы и выберите пункт «Настроить список». Откроется окно с вкладками «Отбор», «Сортировка», «Условное оформление» и «Группировка».
Перейдите на вкладку «Сортировка». В левой части найдите поле «Наименование» (это и есть ФИО сотрудника) и перенесите его вправо двойным кликом или кнопкой со стрелкой. Убедитесь, что направление установлено «По возрастанию». Нажмите «ОК» или «Завершить редактирование» — список перестроится по алфавиту и сохранит этот порядок при следующих открытиях.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры» → «Сотрудники» (в Бухгалтерии)
- 2Нажмите «Ещё» → «Настроить список»
- 3На вкладке «Сортировка» добавьте поле «Наименование» с направлением «По возрастанию»
- 4Нажмите «ОК» и убедитесь, что список выстроен от А до Я
Как вернуть стандартный порядок
Если настройка оказалась лишней, снова откройте «Настроить список» и нажмите «Установить стандартные настройки». Порядок вернётся к виду, заданному разработчиком конфигурации. Это безопасная операция: она меняет только отображение и не затрагивает сами данные.
Сортировка в документах и табличных частях
В документах вроде «Начисление зарплаты и взносов» сотрудники заполняются кнопкой «Заполнить» или «Подбор», и их порядок в табличной части определяется механизмом заполнения. Как правило, документы ЗУП заполняются уже по алфавиту внутри подразделения, но если порядок нарушен, его можно поправить вручную.
Поставьте курсор в любую строку табличной части, нажмите «Ещё» над таблицей и выберите «Сортировать по возрастанию» по колонке «Сотрудник». В некоторых конфигурациях пункт называется «Сортировать» и доступен по правой кнопке мыши на заголовке колонки. Учтите: пересортировка строк не влияет на расчёты — суммы привязаны к сотрудникам, а не к номерам строк.
При подборе сотрудников через форму выбора действует та же логика, что и в справочнике: форма подбора — это динамический список, и его можно отсортировать кликом по колонке или через настройку списка.
Алфавитный порядок в отчётах
Кадровые и расчётные отчёты — «Расчётный листок», «Свод начислений», «Списки сотрудников», штатная расстановка — строятся на СКД (системе компоновки данных), и у них своя сортировка. Откройте отчёт, нажмите «Настройки» (или «Ещё» → «Изменить вариант»), перейдите на вкладку «Сортировка».
Добавьте поле «Сотрудник» или «Сотрудник.Наименование» с направлением «По возрастанию» и сформируйте отчёт заново. Если отчёт сгруппирован по подразделениям, алфавитный порядок будет действовать внутри каждой группы — это нормально и обычно удобнее для кадровой работы.
Готовый вариант настроек можно сохранить кнопкой «Сохранить вариант отчёта», чтобы не повторять настройку при каждом запуске. Вариант сохраняется для текущего пользователя или для всех — в зависимости от прав.
Если сортировка по алфавиту работает «неправильно»
Наиболее частая жалоба — список вроде бы отсортирован, но фамилии идут не по алфавиту. Причина почти всегда в данных: лишние пробелы в начале фамилии, буква «Ё», смешение русской и латинской раскладки (например, латинская «A» вместо русской «А» в начале фамилии). Такие символы визуально неотличимы, но сортируются иначе.
Откройте карточку «проблемного» сотрудника и проверьте поле ФИО: удалите ведущие пробелы, перепечатайте первую букву в русской раскладке. После сохранения карточки список перестроится корректно. Если сотрудников много, попросите администратора выполнить групповую обработку по очистке пробелов — это стандартная операция обработки «Групповое изменение реквизитов».
Группировка, иерархия и дополнительные возможности
Если сотрудников много, полезно совместить алфавитную сортировку с иерархией. В справочнике «Сотрудники» нажмите «Ещё» → «Режим просмотра» и включите отображение по группам (подразделениям) — если ведётся справочник подразделений. Тогда внутри каждого подразделения люди будут идти по алфавиту.
Дополнительно удобно пользоваться строкой поиска: в большинстве форм списка достаточно начать набирать фамилию на клавиатуре — список автоматически спозиционируется на подходящей строке. Для этого сортировка по наименованию должна быть активна: поиск по началу строки работает именно по отсортированному полю.
Как проверить результат
Сотрудники идут строго от А до Я без пропусков
Отдельные фамилии стоят не на месте — проверьте пробелы и раскладку
Стрелка вверх у колонки с ФИО
Стрелка у колонки «Код» — сортировка идёт по номерам
Порядок сохранился после закрытия формы
Порядок сбрасывается — настройте сортировку через «Настроить список»
Ограничения и когда нужен специалист
Штатные средства покрывают почти все задачи: справочник, документы, отчёты. Однако есть ситуации, где настройки пользователя бессильны. Например, порядок вывода сотрудников в печатных формах (приказы, табели) зашит в макет печатной формы и меняется только доработкой. То же касается мобильных клиентов и некоторых внешних обработок.
Признак того, что нужен программист 1С: порядок не меняется ни через настройку списка, ни через настройки отчёта, а требование к сортировке критично (например, регламентированная печатная форма). До обращения зафиксируйте, в какой именно форме и по какому полю нужен порядок — это сократит время доработки.
Что важно запомнить
Алфавитный порядок сотрудников настраивается кликом по заголовку колонки с ФИО или через «Ещё» → «Настроить список» → «Сортировка» по полю «Наименование». Документы и отчёты сортируются отдельно своими настройками. Если порядок «ломается», проверяйте пробелы и латиницу в ФИО, а не ищите сбой программы.
Частые вопросы
Почему новый сотрудник оказался в конце списка, а не по алфавиту?
Список, скорее всего, отсортирован по коду или не отсортирован вовсе. Кликните по заголовку колонки с ФИО или настройте сортировку по полю «Наименование» через «Настроить список» — новые карточки сразу начнут вставать на своё алфавитное место.
Можно ли сделать сортировку по алфавиту для всех пользователей сразу?
Настройки списка сохраняются индивидуально для каждого пользователя. Чтобы задать порядок для всех, администратор может скопировать настройки через механизм копирования настроек пользователей (раздел «Администрирование») либо закрепить сортировку доработкой формы.
Как отсортировать сотрудников по алфавиту в расчётном листке?
Откройте отчёт, нажмите «Настройки», перейдите на вкладку «Сортировка» и добавьте поле «Сотрудник» по возрастанию. Если отчёт сгруппирован по подразделениям, порядок будет действовать внутри каждой группы. Сохраните вариант отчёта, чтобы не настраивать повторно.
Что делать, если фамилия с буквой «Ё» стоит не на месте?
При сортировке «Ё» может учитываться отдельно от «Е» в зависимости от настроек базы. Практичное решение — последовательно писать фамилии либо всегда через «Ё», либо всегда через «Е», тогда порядок будет предсказуемым. Переименование карточки безопасно и не влияет на кадровые документы.
Влияет ли сортировка списка на расчёт зарплаты или отчётность?
Нет. Сортировка меняет только визуальный порядок отображения. Расчёты, проводки, регистры и регламентированная отчётность не зависят от того, как упорядочен список на экране.
Как быстро найти сотрудника в большом списке без прокрутки?
Активируйте сортировку по ФИО и просто начните набирать фамилию на клавиатуре — курсор перейдёт к подходящей строке. Альтернатива — поле поиска вверху формы списка или отбор через «Настроить список» по условию «Наименование содержит».