Другое · 15 мин
Как в 1С сделать расчет при увольнении сотрудника
Пошаговая инструкция расчета при увольнении в 1С:ЗУП: документ увольнения, компенсация отпуска, выходное пособие, НДФЛ, взносы и проверка итоговых сумм.
Окончательный расчет при увольнении — одна из самых ответственных операций в зарплатном учете: ошибка в сумме компенсации за неиспользованный отпуск или в удержании НДФЛ приводит к претензиям со стороны бывшего сотрудника, трудовой инспекции и налоговой. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) вся процедура автоматизирована, но программа корректно посчитает суммы только при условии, что исходные данные — стаж, остатки отпусков, средний заработок — введены правильно.
В типовой конфигурации 1С:ЗУП расчет при увольнении выполняется одним документом «Увольнение» (или «Увольнение списком» для групповой операции). Документ автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск, начисляет зарплату за отработанные дни последнего месяца, удерживает НДФЛ, начисляет страховые взносы и формирует данные для выплаты. В 1С:Бухгалтерии процедура отличается — там расчет выполняется через отдельные документы начисления зарплаты и кадровый приказ.
По Трудовому кодексу все причитающиеся суммы работодатель обязан выплатить в день увольнения. Если сотрудник в этот день не работал — не позднее следующего дня после предъявления требования о расчете. За задержку положена компенсация не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день просрочки, поэтому документ в программе важно оформить заранее и проверить расчет до даты выплаты.
Что входит в окончательный расчет при увольнении
Прежде чем открывать программу, полезно понимать состав выплат, которые должна рассчитать 1С. Стандартный набор включает: заработную плату за фактически отработанные дни месяца увольнения, компенсацию за все неиспользованные отпуска (основной и дополнительные), а также премии и надбавки, если они предусмотрены системой оплаты труда и начисляются пропорционально отработанному времени.
Отдельная категория — выходное пособие. Оно обязательно при сокращении штата и ликвидации организации (в размере среднего месячного заработка), а также в ряде других случаев, например при призыве на военную службу или отказе от перевода. При увольнении по собственному желанию пособие по закону не положено, если оно не установлено трудовым или коллективным договором. В 1С:ЗУП выходное пособие рассчитывается в том же документе «Увольнение» на отдельной вкладке.
Компенсация отпуска считается исходя из количества неиспользованных дней и среднего дневного заработка. За каждый полностью отработанный месяц полагается 2,33 дня отпуска (при стандартном отпуске 28 календарных дней). Сотруднику, проработавшему 11 месяцев, компенсация выплачивается как за полный рабочий год. Эти правила программа применяет автоматически, но только если остатки отпусков в базе актуальны.
Подготовка: что проверить в программе до расчета
Главная причина неверных сумм при увольнении — не сам расчет, а некорректные исходные данные. Перед созданием документа убедитесь, что в базе отражены все начисления и отсутствия сотрудника за расчетный период (12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения): больничные, командировки, отпуска, премии. Непроведенный больничный или неучтенная премия исказят средний заработок.
Второй критичный пункт — остаток отпусков. В 1С:ЗУП остатки ведутся автоматически по кадровым документам, но если учет в программе вели не с начала трудовых отношений, начальные остатки нужно было ввести документом «Начальная штатная расстановка» или справочно в карточке сотрудника. Проверить остаток можно через отчет «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Отчеты, справки» → «Остатки отпусков»).
Также проверьте: нет ли за сотрудником непогашенных авансов, займов, материального ущерба — эти суммы можно удержать при окончательном расчете в пределах ограничений, установленных Трудовым кодексом (по общему правилу не более 20% от выплаты). Убедитесь, что заявление или соглашение сторон оформлены и дата увольнения определена точно — от нее зависит расчетный период и срок выплаты.
Пошаговое создание документа «Увольнение» в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте новый документ «Увольнение». Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения — это последний рабочий день. Выберите основание увольнения из классификатора (статья Трудового кодекса): от выбранной статьи зависят дальнейшие настройки, в частности необходимость расчета выходного пособия.
После заполнения шапки программа автоматически рассчитывает начисления на вкладках документа. На вкладке «Компенсации отпуска» отображается количество неиспользованных дней по каждому виду отпуска и сумма компенсации. На вкладке «Начисления и удержания» — зарплата за отработанные дни месяца увольнения, премии, удержания (НДФЛ, алименты, займы). Если положено выходное пособие, оно рассчитывается на отдельной вкладке по среднему заработку.
Каждую сумму можно проверить детально: по кнопке с вопросительным знаком или по ссылке на сумму открывается расшифровка расчета среднего заработка с помесячной разбивкой дохода и отработанного времени. Если расчетный период нужно изменить (например, сотрудник весь стандартный период был в отпуске по уходу за ребенком), период корректируется вручную в форме расчета среднего заработка.
- 1Проверьте остаток отпусков отчетом «Остатки отпусков» и при необходимости скорректируйте начальные данные
- 2Убедитесь, что все начисления и отсутствия за расчетный период проведены в программе
- 3Создайте документ «Увольнение»: раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Создать»
- 4Заполните сотрудника, дату увольнения и основание (статью ТК)
- 5Проверьте автоматически рассчитанные суммы на вкладках: компенсация отпуска, начисления, удержания, пособие
- 6Откройте расшифровку среднего заработка и сверьте расчетный период и доход
- 7Проведите документ и сформируйте записку-расчет по форме Т-61
- 8Создайте ведомость на выплату с датой, равной дате увольнения
Как программа считает компенсацию отпуска и средний заработок
Средний дневной заработок для компенсации отпуска рассчитывается по стандартной формуле: сумма учитываемого дохода за 12 календарных месяцев делится на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Если какой-то месяц отработан не полностью (были больничные, отпуска, командировки), для него применяется пересчет: 29,3 делится на число календарных дней месяца и умножается на число дней, приходящихся на отработанное время.
В расшифровке расчета среднего заработка в 1С:ЗУП видно, какие суммы вошли в базу, а какие исключены. Из расчета исключаются больничные, отпускные, командировочные, материальная помощь и другие выплаты, не связанные с оплатой труда, а также периоды отсутствия. Если сотруднику в расчетном периоде повышали оклад по всей организации, программа применяет коэффициент индексации — проверьте, что факт индексации отражен в базе.
Количество дней компенсации программа определяет по остаткам отпусков на дату увольнения. При этом дни округляются не по арифметическим правилам, а в пользу работника — такова позиция Минтруда. Если сотрудник использовал отпуск авансом и остаток отрицательный, программа рассчитает удержание за неотработанные дни отпуска, но удержать ее можно только в пределах ограничений по сумме выплаты.
НДФЛ, страховые взносы и выплата расчета
НДФЛ с окончательного расчета удерживается при выплате и перечисляется в бюджет не позднее следующего рабочего дня. Документ «Увольнение» автоматически формирует записи по налогу: удержание при проведении, перечисление — при проведении ведомости на выплату. Проверьте, что в учетной политике и настройках налогов корректно указаны ставки и применяемые вычеты — вычеты на детей предоставляются и в месяце увольнения, если доход с начала года не превысил установленный лимит.
Страховые взносы начисляются на все облагаемые выплаты окончательного расчета в месяце увольнения. В 1С:ЗУП взносы рассчитываются либо самим документом «Увольнение» (при соответствующей настройке), либо документом «Начисление зарплаты и взносов» при закрытии месяца — зависит от релиза и настроек. Убедитесь, что после проведения увольнения взносы по сотруднику отражены в учете, иначе отчетность (РСВ, персонифицированные сведения) сформируется с ошибками.
Выплата оформляется стандартной ведомостью: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «Ведомости в кассу»). Дата ведомости должна совпадать с датой увольнения. Если день увольнения выпадает на выходной или сотрудник отсутствует, выплату производят не позднее следующего дня после обращения. После выплаты сотруднику выдаются документы: справка о заработке (форма 182н отменена, выдаются сведения о выплатах), выписки из СТД-Р, раздел 2 расчета 6-НДФЛ при запросе.
Как проверить результат
Совпадает с отчетом «Остатки отпусков» на дату увольнения
Расхождение в днях — значит, начальные остатки или кадровые документы введены неверно
В расшифровке 12 месяцев, исключены больничные и отпускные, доход соответствует расчетным листкам
Период неполный без причины или в базу попали исключаемые выплаты
Сумма к выплате уменьшена на налог, налог отражен как удержанный
НДФЛ нулевой при наличии облагаемого дохода или дата ведомости позже даты увольнения
Взносы по сотруднику видны в учете за месяц увольнения
Сотрудник отсутствует в базе начисления взносов за последний месяц
Особые сценарии: пособие, удержания, отпуск с последующим увольнением
Увольнение по сокращению с выходным пособием
При сокращении в документе «Увольнение» выбирается соответствующее основание, и программа автоматически предлагает рассчитать выходное пособие в размере среднего месячного заработка. Средний заработок для пособия считается иначе, чем для отпускной компенсации: делением дохода на фактически отработанные дни, а не на календарные. Сохраняемый заработок на период трудоустройства (второй и третий месяцы) выплачивается позже отдельным документом «Выходное пособие», если бывший сотрудник подтвердит отсутствие работы.
Отпуск с последующим увольнением
Если сотрудник берет отпуск с последующим увольнением, оформляется один документ «Отпуск» с установленным флажком увольнения либо создается кадровый перевод по соответствующему сценарию — в зависимости от релиза конфигурации. Важно: отпускные выплачиваются за три дня до начала отпуска, а окончательный расчет и трудовая книжка (сведения о трудовой деятельности) — в последний рабочий день перед отпуском. Днем увольнения считается последний день отпуска.
Удержания при окончательном расчете
Из суммы расчета могут удерживаться: неотработанный аванс, задолженность по займу, неотработанные дни отпуска, полученного авансом, ущерб по согласованию с сотрудником. Общий размер удержаний ограничен — как правило, не более 20% от суммы выплаты, в отдельных случаях до 50%. Если задолженность больше допустимого удержания, остаток взыскивается только с согласия сотрудника или через суд — принудительно удержать всю сумму из расчета нельзя.
Печать записки-расчета и отчетность после увольнения
Из документа «Увольнение» печатается записка-расчет по унифицированной форме Т-61 (или по самостоятельно разработанной форме, утвержденной в учетной политике). В ней отражаются все начисления, удержания и итоговая сумма к выплате. Также печатается приказ об увольнении по форме Т-8. Подписанные документы хранятся в личном деле сотрудника.
После проведения расчета уволенный сотрудник должен корректно попасть в отчетность: в 6-НДФЛ доходы и налог отражаются по дате фактической выплаты, в РСВ сотрудник включается в раздел 3 за период, в котором был месяц увольнения, в персонифицированные сведения о физлицах — за месяц увольнения. Сведения о кадровом событии передаются в Социальный фонд России в форме ЕФС-1 (подраздел 1.1) не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Полезная финальная проверка — сформировать расчетный листок сотрудника за месяц увольнения и сверить его с запиской-расчетом, а также проверить оборотно-сальдовую ведомость по счетам 70 и 76 (при синхронизации с 1С:Бухгалтерией): задолженность перед уволенным сотрудником после выплаты должна быть нулевой. Ненулевой остаток — признак того, что какая-то сумма начислена, но не выплачена, или наоборот.
Удобный контрольный прием: перед проведением увольнения сформируйте отчет «Полный свод начислений, удержаний и выплат» по сотруднику за весь период работы. Он покажет незакрытые взаиморасчеты — непогашенные займы, переплату НДФЛ, долг по прошлым периодам, — которые легко упустить при окончательном расчете.
Что важно запомнить
Расчет при увольнении в 1С:ЗУП выполняется одним документом «Увольнение», но качество расчета зависит от подготовки: корректных остатков отпусков и полных данных за расчетный период. Проверяйте расшифровку среднего заработка, выплачивайте расчет в день увольнения, не забывайте про страховые взносы и отчетность. Записка-расчет Т-61 и нулевая задолженность по счету 70 — признаки правильно закрытого расчета.
Частые вопросы
Можно ли рассчитать увольнение в 1С:Бухгалтерии, если нет ЗУП?
Да, но с ограничениями. В 1С:Бухгалтерии создается кадровый документ «Увольнение», а компенсация отпуска и окончательные начисления рассчитываются документом «Начисление зарплаты» с выбором соответствующего вида начисления. Средний заработок и дни компенсации программа считает автоматически, однако контроль остатков отпусков там слабее, чем в ЗУП, поэтому количество дней стоит проверить вручную.
Что делать, если после выплаты расчета обнаружилась ошибка в сумме?
Ошибку исправляют документом «Сторнирование начислений» или корректировкой в текущем периоде с последующей доплатой (либо возвратом излишне выплаченного — только с согласия бывшего сотрудника или через суд, если это не счетная ошибка). После исправления потребуется уточненная отчетность: 6-НДФЛ и, при затрагивании взносов, РСВ.
Как уволить сотрудника, который весь расчетный период был в декретном отпуске?
В форме расчета среднего заработка в документе «Увольнение» расчетный период вручную заменяется на 12 месяцев, предшествующих периоду отсутствия (месяцам перед отпуском по беременности и родам). Если заработка не было вовсе, расчет ведется исходя из оклада (тарифной ставки). В ЗУП такая замена выполняется кнопкой изменения периода в расшифровке среднего заработка.
Облагается ли выходное пособие НДФЛ и взносами?
Выходное пособие не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах трехкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников районов Крайнего Севера и приравненных местностей). Сумма превышения облагается НДФЛ, но взносами по общему правилу — нет. В 1С:ЗУП вид начисления пособия уже настроен с нужными признаками налогообложения, достаточно проверить сумму.
Нужно ли проводить увольнение, если сотрудник увольняется в первый день месяца?
Да, документ «Увольнение» создается в любом случае. Если в месяце увольнения нет отработанных дней, зарплата за последний месяц будет нулевой, но компенсация отпуска, НДФЛ и взносы рассчитаются как обычно. Расчетный период для среднего заработка при этом смещается на 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения.
Как проверить, что программа правильно посчитала дни компенсации?
Сформируйте отчет «Остатки отпусков» на дату увольнения и сверьте с вкладкой «Компенсации отпуска» в документе. Дополнительно можно посчитать вручную: за каждый полный месяц работы полагается 2,33 дня при отпуске 28 дней, из суммы вычитаются использованные дни. Расхождение отчета и документа указывает на ошибку в начальных остатках или кадровых приказах.