Как в 1С оформить приказ по беременности и родам

Отпуск по беременности и родам в программах 1С оформляется не отдельным «приказом» как бумажным документом, а документом «Больничный лист» с видом расчёта «Отпуск по беременности и родам» — именно на его основании формируется печатная форма приказа Т-6 или собственная форма организации. Такой подход связан с тем, что отпуск по беременности оплачивается через больничный лист, и все данные для расчёта пособия хранятся в одном месте.

Ниже разобран порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1) — наиболее распространённой конфигурации для кадрового учёта. В 1С:Бухгалтерии 8 последовательность похожа, но часть кадровых возможностей там ограничена, поэтому отдельно указаны отличия.

Перед оформлением убедитесь, что у вас есть больничный лист сотрудницы (бумажный или номер электронного), правильно заполнены сведения об организации и сотруднике, а программа обновлена до актуального релиза — от этого зависят корректность расчёта пособия и обмена с СФР (Фондом пенсионного и социального страхования).

Что подготовить перед оформлением

Для корректного проведения документа понадобятся: номер и даты электронного больничного листа (или реквизиты бумажного), дата начала отпуска по беременности и родам, а также сведения о заработке сотрудницы за расчётный период — два календарных года, предшествующих году ухода в отпуск. Если сотрудница работает у вас недавно, потребуется справка о заработке с предыдущего места работы (форма 182н) для учёта дохода.

Проверьте, что в карточке сотрудника заполнены СНИЛС, данные трудового договора и график работы. Ошибки в этих данных приведут к отказу при отправке сведений в СФР или к неверному расчёту пособия. Также убедитесь, что в настройках учётной политики организации указано, что пособия выплачиваются через страхователя с прямыми выплатами — сейчас это действует на всей территории страны.

Создание больничного листа по беременности и родам

Откройте раздел «Зарплата» → «Больничные листы» и нажмите «Создать». Либо используйте путь «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» → «Создать» → «Больничный лист» — результат будет тем же, документ единый. Заполните поля: организацию, дату документа, сотрудника и номер листка нетрудоспособности.

В поле «Причина нетрудоспособности» выберите значение «(05) Отпуск по беременности и родам». Программа автоматически подставит вид расчёта и период — стандартная продолжительность отпуска составляет 140 календарных дней (70 до родов и 70 после), при многоплодной беременности или осложнённых родах срок иной и указывается по больничному листу. Даты начала и окончания сверьте с листком нетрудоспособности — именно они попадут в приказ.

Если используется электронный больничный, проще загрузить его напрямую из СФР: в списке больничных нажмите «Загрузить из ФСС (СФР)» или воспользуйтесь сервисом «1С-Отчётность». Программа подтянет номер, период и причину нетрудоспособности автоматически, что исключает ошибки ручного ввода.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Больничные листы» → «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, месяц, сотрудника и номер ЭЛН
3. 3
   Выберите причину нетрудоспособности «(05) Отпуск по беременности и родам»
4. 4
   Проверьте даты начала и окончания отпуска по больничному
5. 5
   На вкладке «Оплата» проверьте средний заработок и стаж
6. 6
   Нажмите «Провести» и распечатайте приказ по кнопке «Печать»

Проверка расчёта пособия

На вкладке «Оплата» программа показывает средний дневной заработок и сумму пособия. Расчёт ведётся исходя из заработка за два предшествующих календарных года с учётом предельных баз для начисления взносов, действовавших в этих годах. Если сотрудница в расчётном периоде была в отпуске по беременности или по уходу за ребёнком, она вправе подать заявление о замене лет — тогда в документе укажите заменяемые годы вручную.

Пособие по беременности и родам выплачивается в размере 100% среднего заработка независимо от страхового стажа. Исключение — стаж менее шести месяцев: тогда пособие ограничивается МРОТ за полный календарный месяц. Программа применяет эти ограничения автоматически, но расчёт стоит перепроверить по расшифровке — кнопка с «карандашом» рядом с полем среднего заработка открывает детальный расчёт.

Печать приказа о предоставлении отпуска

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в его форме. В списке печатных форм доступен «Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)» — унифицированная форма, а также, в зависимости от настроек, упрощённые формы. В приказ попадут период отпуска, его вид и основание — реквизиты больничного листа.

Если ваша организация использует собственную форму приказа, проверьте её макет заранее: в типовой поставке форма Т-6 формируется корректно, а пользовательские макеты после обновления конфигурации иногда требуют доработки. Подписывает приказ руководитель организации; сотрудницу знакомят с приказом под подпись.

Отправка сведений в СФР и выплата пособия

При прямых выплатах работодатель обязан передать в СФР сведения для назначения пособия. В 1С:ЗУП это делается через документ «Исходящее сообщение о страховом случае» или автоматически при проведении больничного, если настроен обмен. Проверьте статус отправки в журнале обмена с фондом — при отказе программа покажет причину (чаще всего ошибки в СНИЛС или реквизитах больничного).

Работодатель оплачивает только первые дни в случаях обычной болезни; пособие по беременности и родам полностью выплачивает СФР. Поэтому в ведомость на выплату сумма пособия, как правило, не включается — исключение составляют ситуации, когда организация доплачивает до фактического заработка по собственной инициативе; такая доплата настраивается отдельным начислением.

Контрольные точки

Как проверить результат

Приказ Т-6

Норма

Вид отпуска, даты и основание совпадают с больничным

Тревожный признак

Неверный период или отсутствует номер больничного

Расчёт пособия

Норма

Средний заработок соответствует справкам и начислениям

Тревожный признак

Нулевой заработок или сумма без учёта 182н

Обмен с СФР

Норма

Статус «Принято» в журнале обмена

Тревожный признак

Ошибка по СНИЛС или реквизитам ЭЛН

Табель учёта времени

Норма

Период отпуска закрыт кодом «Р»

Тревожный признак

Проставлены явки или прогулы в период отпуска

Особенности оформления в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) документ также называется «Больничный лист» и находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Больничный лист». Причина нетрудоспособности выбирается аналогично. Однако печатная форма приказа Т-6 в бухгалтерской конфигурации может отсутствовать или быть ограниченной — в этом случае приказ оформляют в произвольной форме в текстовом редакторе на основании данных документа.

Если кадровый учёт ведётся в ЗУП, а бухгалтерия — в БП, документы переносятся синхронизацией. Не создавайте больничный вручную в обеих программах: это приведёт к дублям начислений и расхождениям в отчётности.

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск по беременности документом «Отпуск» вместо больничного?

Технически в ЗУП есть виды отсутствий, но правильный способ — именно «Больничный лист» с причиной «(05)». Только он корректно рассчитывает пособие, формирует сведения для СФР и отражает период в учёте. Документ «Отпуск» предназначен для ежегодных и прочих отпусков, оплачиваемых работодателем.

Как оформить продление отпуска при осложнённых родах?

Родильный дом выдаёт дополнительный листок нетрудоспособности. На его основании создайте в программе новый документ «Больничный лист» с тем же видом расчёта и датами продления. Первичный документ не изменяйте — сведения по нему уже отправлены в СФР.

Сотрудница принесла справку 182н после расчёта пособия. Что делать?

Введите справку документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)», затем пересчитайте пособие через документ «Перерасчёт страховых пособий» или исправление исходного больничного. Доначисленную разницу передайте в СФР корректирующими сведениями.

Нужно ли прерывать отпуск по уходу за ребёнком при новом отпуске по беременности?

Да, одновременно получать оба пособия нельзя — сотрудница выбирает одно из них. В программе отпуск по уходу за ребёнком прерывается документом «Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребёнком» или «Возврат из отпуска по уходу», после чего проводится больничный по беременности и родам. После его окончания отпуск по уходу оформляется заново.

Где посмотреть, ушли ли сведения о больничном в СФР?

Откройте раздел «Отчётность, справки» → «Обмен с контролирующими органами» или журнал обмена с СФР в разделе «Зарплата». Найдите отправку по сотруднику и проверьте статус: «Принято» означает успешную передачу, ошибки отображаются с расшифровкой причины.

Как отразить доплату до среднего заработка, если она предусмотрена в организации?

Создайте отдельный вид начисления (например, «Доплата до среднего заработка при отпуске по беременности») с настройкой налогообложения — такие доплаты облагаются НДФЛ и взносами. Назначьте его сотруднице кадровым документом или разовым начислением на период отпуска.