Другое · 9 мин
Как в 1С сделать приказ об отпуске по уходу за ребенком
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП создать приказ об отпуске по уходу за ребенком, настроить пособия, печатную форму Т-6 и проверить начисления.
Отпуск по уходу за ребенком в 1С:Зарплата и управление персоналом оформляется специальным кадровым документом, который одновременно регистрирует отсутствие сотрудника, назначает пособия и приостанавливает основные начисления. Ошибка на этом этапе приводит к неверным расчетам пособий, проблемам со стажем и расхождениям в отчетности перед СФР, поэтому документ важно создать корректно с первого раза.
Инструкция ниже ориентирована на конфигурацию 1С:ЗУП 3.1 — наиболее распространенное решение для кадрового учета. В 1С:Бухгалтерии 8 порядок похож, но набор документов и печатных форм отличается. Перед оформлением убедитесь, что у вас есть заявление сотрудника, свидетельство о рождении ребенка и справка с места работы второго родителя о том, что он не использует такой отпуск.
Подготовка: что проверить перед созданием документа
До ввода приказа убедитесь, что сотрудник принят в штат корректно: прием на работу проведен, занимаемая должность и график работы заполнены. Если сотрудница находится в отпуске по беременности и родам, отпуск по уходу должен начинаться со дня, следующего за его окончанием, — проверьте даты в документе «Больничный лист».
Также проверьте, что в программе актуальны сведения о предельных базах и минимальных размерах пособий — эти данные подтягиваются при обновлении конфигурации. Устаревшая версия релиза — частая причина неверного расчета пособия до 1,5 лет.
Создание документа «Отпуск по уходу за ребенком»
Откройте раздел «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» (или «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребенком» в зависимости от настроек интерфейса) и нажмите «Создать». Альтернативный путь — раздел «Зарплата» → «Отпуска по уходу и возвраты из отпуска», если отпуск оформляется совместно с назначением пособий.
В шапке документа укажите организацию, сотрудника и дату документа. Затем заполните даты начала и окончания отпуска: отпуск по уходу может длиться до достижения ребенком трех лет, но пособие до 1,5 лет выплачивается только на соответствующий период. Программа позволяет оформить один документ на весь срок с разбивкой по периодам пособий.
На вкладке с данными о ребенке введите ФИО, дату рождения и реквизиты свидетельства о рождении. Эти сведения обязательны: они используются при формировании сведений для СФР и при расчете пособия.
- 1Откройте «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» и создайте документ «Отпуск по уходу за ребенком»
- 2Заполните организацию, сотрудника и период отпуска
- 3Введите данные ребенка: ФИО, дату рождения, реквизиты свидетельства
- 4На вкладке «Пособия» установите флажки выплаты пособия до 1,5 лет и, при необходимости, до 3 лет
- 5Проверьте расчет среднего заработка на соответствующей вкладке
- 6Проведите документ и распечатайте приказ кнопкой «Печать»
Настройка пособий в документе
На вкладке «Пособия» отметьте «Выплачивать пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет» и укажите дату, по которую оно назначается. Программа автоматически рассчитает размер пособия исходя из среднего заработка за два предшествующих календарных года, с учетом ограничений минимального и максимального размера.
Если сотрудница перед отпуском по уходу была в отпуске по беременности и родам или в предыдущем отпуске по уходу, расчетные годы можно заменить — для этого в форме расчета среднего заработка предусмотрен соответствующий механизм. Замена лет делается только по заявлению сотрудника и только если это увеличивает пособие.
Для отпуска до 3 лет предусмотрен отдельный флажок. Само пособие до 3 лет в большинстве случаев не назначается работодателем, но период отпуска до 3 лет должен быть зарегистрирован для учета стажа и табеля.
Печать приказа из документа
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели. Доступна унифицированная форма Т-6 (приказ о предоставлении отпуска работнику) и, в зависимости от настроек, произвольная форма приказа об отпуске по уходу за ребенком. В Т-6 отпуск по уходу отражается в разделе «Б» с указанием вида отпуска и периода.
Если типовая форма не устраивает — например, нужно добавить пункт о сохранении рабочего места или о порядке выплат, — используйте возможность редактирования печатной формы: выведите форму, включите режим редактирования и внесите текст. Измененная форма сохраняется как пользовательский макет.
Проверьте в печатной форме номер и дату приказа, ФИО сотрудника, период отпуска и основание (заявление). Подписывает приказ руководитель организации — его данные берутся из карточки организации, поэтому при расхождении исправляйте сведения там, а не вручную в форме.
Особые сценарии
Досрочный выход и прерывание отпуска
Если сотрудник выходит на работу раньше окончания отпуска, оформите документ «Возврат из отпуска по уходу» (раздел «Кадры» или «Зарплата»). Он прекращает отсутствие, останавливает пособие и возобновляет начисления по основному месту работы.
Работа на условиях неполного времени во время отпуска
Сотрудник вправе работать неполный день с сохранением пособия до 1,5 лет. В этом случае возврат из отпуска не оформляется — вместо этого в документе отпуска или отдельным кадровым переводом меняется график работы. В ЗУП 3.1 для этого используется флажок работы на условиях неполного рабочего времени в документе возврата или кадрового перевода.
Отпуск для отца или другого родственника
Отпуск по уходу может оформить отец, бабушка или другой родственник, фактически ухаживающий за ребенком. Порядок в 1С идентичен — отличается только пакет документов-оснований (справки с мест работы обоих родителей о неиспользовании отпуска).
Как выбрать действие
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документа откройте табель учета рабочего времени (раздел «Отчеты, справки») — дни отпуска по уходу должны отражаться кодом «ОЖ». Проверьте расчет зарплаты за месяц начала отпуска: основные начисления должны быть прекращены с даты начала отпуска, а пособие — зарегистрировано.
Дополнительно сформируйте карточку сотрудника и убедитесь, что в истории отсутствий появилась запись об отпуске, а в сведениях для СФР сформировано соответствующее событие. Если пособие рассчитано неверно, чаще всего причина в незаполненных данных о заработке расчетных лет или в неактуальных сведениях о предельных базах.
Как проверить результат
Период отпуска отмечен кодом «ОЖ»
Дни отображаются как рабочие или обычный отпуск
Сумма рассчитана от среднего заработка и не ниже минимального размера
Пособие нулевое или расчетные годы пустые
Заполнены номер, даты, данные ребенка, подписант
Пустые поля или неверный руководитель
Сформировано исходящее сообщение о страховом случае
Документ в фонд не создан и не отправлен
Частые вопросы
Можно ли оформить один приказ сразу до 3 лет?
Да. В документе укажите период отпуска до трех лет, а пособие до 1,5 лет назначьте на соответствующую часть срока — программа разделит периоды автоматически. Отдельный приказ на период с 1,5 до 3 лет не требуется.
Как изменить даты отпуска, если больничный продлен?
Если документ еще не проведен — просто отредактируйте даты. Если проведен, отмените проведение, скорректируйте период и проведите заново, либо создайте исправительный документ. Проверьте, чтобы новые даты не пересекались с продленным больничным.
Почему пособие рассчиталось по минимуму?
Обычно причина в отсутствии данных о заработке за расчетные годы — например, сотрудница недавно принята и не предоставила справку о доходах с предыдущего места работы. Внесите справку документом «Справка о заработке для расчета пособий» и пересчитайте.
Нужно ли оформлять отпуск по уходу внешнему совместителю?
Отпуск оформляется по каждому месту работы, но пособие до 1,5 лет выплачивается только по одному из них по выбору работника. В 1С отпуск у совместителя создается тем же документом, а флажок пособия устанавливается только там, где оно назначается.
Что делать, если отпуск оформлен ошибочным документом «Отпуск»?
Отмените проведение ошибочного документа или пометьте его на удаление, затем создайте правильный «Отпуск по уходу за ребенком» с теми же датами. Проверьте табель и начисления за затронутые месяцы — возможно, потребуется перерасчет.
Что важно запомнить
Приказ об отпуске по уходу за ребенком создается документом «Отпуск по уходу за ребенком» в разделе кадровых документов 1С:ЗУП. Ключевые точки контроля: корректные даты, данные ребенка, флажки пособий, печатная форма Т-6 и отправка сведений в СФР. Досрочный выход оформляется отдельным документом возврата.