Как в 1С оформить приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу в 1С создается документом «Прием на работу» (в 1С:ЗУП) или «Прием на работу» / «Кадровый перевод» в 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация. Документ регистрирует сотрудника в штатном расписании, формирует условия оплаты труда и служит основанием для печатной формы Т-1 или собственного шаблона приказа. Без корректно проведенного документа приема сотрудник не попадет в расчет зарплаты, отчеты по кадрам и уведомления в контролирующие органы.

Перед оформлением приказа убедитесь, что в базе заполнены базовые справочники: организация, подразделение, должность (или позиция штатного расписания), график работы. Если какого-то элемента нет, его удобно создать прямо из формы документа — 1С позволяет добавлять позиции «на лету», но лучше заранее проверить штатное расписание, чтобы не плодить дубли должностей с разным написанием.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до печати формы Т-1 и проверки результата. Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3.1), но логика аналогична в ERP и КА — отличаются только названия разделов меню.

Подготовка: какие справочники должны быть заполнены

Документ приема ссылается на несколько справочников, и если они пусты, часть полей придется создавать в процессе. Минимальный набор: организация (со сформированной учетной политикой), подразделение, должность, график работы сотрудников. Если ведется штатное расписание, нужна еще утвержденная позиция штатного расписания с указанными условиями оплаты.

Проверьте настройку учетной политики организации: в 1С:ЗУП она находится в разделе «Настройка» → «Организации» на закладке «Учетная политика и другие настройки». Там определяется, ведется ли штатное расписание и контролируется ли его соответствие при кадровых документах. Если контроль включен, принять сотрудника на позицию, которой нет в штатке, программа не даст.

Также заранее заведите физическое лицо в справочнике «Физические лица», если сотрудник новый: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Эти сведения потребуются не только для приказа, но и для отчетности (СЗВ-ТД, персонифицированные сведения), поэтому ошибки в них критичны.

Создание документа «Прием на работу» в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Кадры» → «Приемы на работу» и нажмите «Создать». Если сотрудников принимаете редко, можно воспользоваться помощником: «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Прием на работу». Форма документа содержит шапку с основными реквизитами и табличную часть с начислениями.

Заполните поля последовательно: организация, дата приказа, сотрудник (выберите физлицо из справочника или создайте новое), дата приема, подразделение, должность (или позицию штатного расписания). Если прием временный — укажите дату окончания. Для совместителей установите вид занятости «Внутреннее совместительство» или «Внешнее совместительство».

На закладке с начислениями укажите оклад или тарифную ставку, надбавки, доплаты. Если позиция взята из штатного расписания, начисления подтянутся автоматически — проверьте их и при необходимости скорректируйте. Поле «Количество ставок» важно для неполного рабочего времени: например, 0,5 ставки.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приемы на работу» → «Создать»
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника (физическое лицо)
3. 3
   Укажите дату приема, подразделение, должность и количество ставок
4. 4
   Проверьте график работы и вид занятости
5. 5
   Заполните начисления: оклад, надбавки, доплаты
6. 6
   Нажмите «Провести» и распечатайте приказ по форме Т-1

Особенности оформления в 1С:ERP и Комплексной автоматизации

В 1С:ERP Управление предприятием и 1С:КА кадровые документы находятся в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Приемы на работу». Форма похожа на ЗУП, но состав начислений может быть проще, если не включен расширенный расчет зарплаты. Проверьте функциональность: «НСИ и администрирование» → «Зарплата и кадры».

В некоторых конфигурациях ERP прием оформляется в два шага: сначала создается сотрудник в справочнике, затем кадровый документ. Если кнопка создания приема недоступна, проверьте права пользователя — роль «Кадровик» или «Расчетчик» должна быть назначена в профиле группы доступа.

Сравнение вариантов оформления

1С:ЗУП 8 ред. 3.1

Полный кадровый учет, штатное расписание, все кадровые отчеты. Подходит, если кадровый и расчетный учет ведется развернуто.

1С:ERP / КА

Кадровые документы встроены в общий контур учета. Удобно, когда кадры — часть единой системы предприятия, но настройка сложнее.

1С:Бухгалтерия 8

Есть упрощенный документ приема для расчета зарплаты, но полноценного кадрового учета нет: форма Т-1 доступна, а штатное расписание и кадровые отчеты — ограничены.

Печать приказа по форме Т-1 и собственных шаблонов

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите «Приказ о приеме на работу (Т-1)». Программа сформирует унифицированную форму с номером, датой, данными сотрудника, условиями приема и оплаты. Унифицированная форма Т-1 не является обязательной — организация вправе использовать собственный шаблон, утвержденный локальным актом.

Если нужен свой бланк, в 1С:ЗУП есть механизм «Кадровые приказы по шаблонам»: «Настройка» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Макеты печатных форм» или механизм шаблонов документов Word с автозаполнением реквизитов из базы. Шаблон создается один раз и дальше подставляет данные автоматически.

Номер приказа программа присваивает автоматически по нумератору кадровых документов. Если в организации кадровые приказы нумеруются отдельным префиксом (например, «12-к»), настройте префикс в нумераторе или измените номер вручную перед печатью — но следите, чтобы не было дублей.

Проверка результата после проведения

Проведенный прием должен отразиться в нескольких местах. Откройте карточку сотрудника: в ней появится текущее место работы, должность и условия оплаты. В отчете «Штатное расписание» позиция должна показать занятую ставку. В отчете «Список сотрудников» («Кадры» → «Кадровые отчеты») сотрудник появится с датой приема.

Дополнительно проверьте, что сотрудник попал в плановые начисления: «Зарплата» → отчет «Начисления и удержания» за месяц приема после расчета зарплаты. Если сотрудник принят, но в расчете его нет — чаще всего не заполнен график работы или дата приема указана не в том месяце.

Не забудьте про электронный кадровый документооборот и уведомления: при приеме на работу в СФР подаются сведения о трудовой деятельности (форма по ЕФС-1 / бывшая СЗВ-ТД) в установленный срок — как правило, не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 1С:ЗУП документ формируется из раздела «Отчетность, справки» → «СЗВ-ТД» (в актуальных релизах — «ЕФС-1»).

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Заполнены подразделение, должность, дата приема, начисления

Тревожный признак

Поля пустые или должность не соответствует приказу

Отчет «Штатное расписание»

Норма

Ставка по позиции занята, ФОТ увеличился

Тревожный признак

Позиция свободна — прием проведен без штатки или на другую позицию

Расчет зарплаты за месяц приема

Норма

Сотрудник есть в ведомости с пропорциональным начислением

Тревожный признак

Сотрудника нет — проверьте график работы и дату приема

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — дубли физических лиц: сотрудник заводится повторно вместо выбора существующего из справочника. Это ломает отчетность и стаж. Исправление: «Настройка» → «Обслуживание» → «Корректировка данных» → «Объединение дублей» (в ЗУП есть специальная обработка поиска дублей физлиц).

Вторая ошибка — прием «мимо» штатного расписания, когда контроль отключен: сотрудник числится на должности, которой нет в штатке, и отчеты по ФОТ расходятся. Решение — включить контроль штатного расписания и привести кадровые документы в соответствие.

Если приказ провели с ошибочной датой или должностью, не редактируйте проведенный документ «задним числом» после расчета зарплаты — это пересчитает начисления. Правильный путь: создать кадровый перевод или отменить прием документом «Отмена приема на работу» (сторнирование), а затем оформить корректный прием.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить прием на работу задним числом?

Технически документ создается любой датой, но если зарплата за тот период уже рассчитана и выплачена, потребуется перерасчет. Кроме того, уведомление в СФР о приеме подается в короткий срок, и оформление «задним числом» с уже прошедшим сроком подачи грозит нарушением сроков отчетности.

Как оформить прием по совместительству?

В документе «Прием на работу» у сотрудника выберите вид занятости «Внутреннее совместительство» (если он уже работает в этой организации) или «Внешнее совместительство». Для внутреннего совместителя создается новый элемент справочника «Сотрудники» у того же физического лица — дублировать физлицо не нужно.

Почему кнопка печати Т-1 неактивна?

Печатная форма доступна только после проведения документа. Если документ проведен, а формы Т-1 нет в списке печати, проверьте, не отключены ли дополнительные печатные формы, и права пользователя. В некоторых конфигурациях форма называется «Приказ о приеме на работу» без указания номера Т-1.

Нужно ли штатное расписание для оформления приема?

Нет, это зависит от настройки учетной политики. Если штатное расписание не ведется, прием оформляется с ручным указанием должности, оклада и начислений. Если ведется с контролем — прием возможен только на свободную позицию штатки.

Как отменить ошибочно проведенный прием?

Используйте документ «Отмена приема на работу» (сторнирование) — он доступен по ссылке из самого документа приема или из журнала. Просто пометить прием на удаление можно, только если по сотруднику еще не было начислений и связанных документов.

Переносится ли приказ из 1С:ЗУП в 1С:Бухгалтерию?

При настроенной синхронизации кадровые документы (приемы, переводы, увольнения) переносятся в бухгалтерскую программу вместе с данными для расчета зарплаты. Проверьте настройку обмена: «Администрирование» → «Синхронизация данных».