Как в 1С сделать платежную ведомость

Платежная ведомость в 1С — это документ, которым оформляется фактическая выплата денег сотрудникам: зарплаты, аванса, премий, отпускных или иных начислений. В программах 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия предусмотрены отдельные виды ведомостей — в банк, через кассу, на счета и через раздатчика. Без зарегистрированной ведомости программа не считает долг перед сотрудником погашенным, не формирует удержание НДФЛ по выплаченному доходу и не закрывает взаиморасчеты.

Порядок работы с ведомостью зависит от конфигурации, но логика везде одинаковая: сначала начисляется доход документом «Начисление зарплаты и взносов» (или аналогичным), затем создается ведомость, в нее автоматически подтягиваются суммы к выплате, после чего документ проводится и служит основанием для бухгалтерских проводок и отчетности по НДФЛ. Ниже разобраны конкретные шаги для двух самых распространенных конфигураций, проверка результата и типичные ошибки.

Что нужно подготовить перед созданием ведомости

Ведомость не создает суммы сама — она лишь собирает задолженность, которая уже рассчитана программой. Поэтому перед выплатой должны быть проведены документы начисления: «Начисление зарплаты и взносов» для зарплаты за месяц, «Премия», «Отпуск», «Больничный лист» или «Материальная помощь» для разовых выплат. Если начисления не проведены, кнопка «Заполнить» в ведомости вернет пустую табличную часть.

Второе условие — корректно заполненные настройки выплаты. В карточке организации (или подразделения) проверьте дату выплаты зарплаты и аванса, а в карточке сотрудника — способ получения денег: через кассу или на лицевой счет в банке. Если у сотрудника указан банк, а вы создаете ведомость в кассу, сотрудник в нее не попадет — программа отбирает людей именно по соответствию способа выплаты.

Третий момент — зарплатный проект. Для перечисления на карты в рамках зарплатного проекта в разделе справочников должен быть создан сам проект с указанием банка и договора, а у сотрудников — лицевые счета в этом проекте. Без лицевых счетов сотрудники не попадут в ведомость в банк, и обмен с банком будет невозможен.

Создание ведомости в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом ведомости находятся в разделе «Выплаты» (в ранних версиях — «Зарплата» → «Ведомости в банк / в кассу»). Нажмите «Создать» и выберите нужный тип: «Ведомость в банк» для перечисления на карты, «Ведомость в кассу» для наличной выплаты, «Ведомость на счета» для переводов вне зарплатного проекта, «Ведомость через раздатчика» — если деньги выдает не кассир.

В шапке документа укажите дату ведомости (она же — дата фактической выплаты и дата получения дохода для НДФЛ), месяц, за который выплачивается зарплата, и способ выплаты. Затем нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберет всех сотрудников с невыплаченной задолженностью за выбранный месяц, рассчитает суммы к выплате за вычетом НДФЛ и удержаний, а также сумму налога к перечислению.

Если нужно выплатить не всем, а выборочно, используйте кнопку «Подбор» или редактируйте строки вручную. Для выплаты аванса в поле «Выплачивать» выберите «Аванс» — тогда суммы рассчитаются по настроенному способу расчета аванса (фиксированной суммой или процентом от тарифа). После проверки нажмите «Провести и закрыть».

1. 1
   Проведите документы начисления за нужный месяц
2. 2
   Откройте раздел «Выплаты» и создайте ведомость нужного типа
3. 3
   Укажите дату выплаты, месяц начисления и способ выплаты
4. 4
   Нажмите «Заполнить» и сверьте список сотрудников и суммы
5. 5
   Проверьте колонку НДФЛ к перечислению
6. 6
   Проведите документ и сформируйте платежные поручения или расходный кассовый ордер

Создание ведомости в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии предприятия ведомости расположены в разделе «Зарплата и кадры» → «Все ведомости» (или «Ведомости в банк», «Ведомости в кассу»). Создайте документ, выберите вид выплаты — «Зарплата за месяц», «Аванс», «Отпуск» и т.д. — укажите месяц и дату выплаты, затем нажмите «Заполнить». Программа подберет сотрудников с долгом по зарплате и рассчитает суммы.

Особенность бухгалтерской конфигурации: после проведения ведомости нужно отдельно зарегистрировать само движение денег. Для выплаты через кассу создается «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям», где в табличной части указывается созданная ведомость. Для выплаты через банк — «Списание с расчетного счета» с операцией «Перечисление заработной платы по ведомостям». Без этих документов проводки по счетам 70 и 50/51 не сформируются, хотя долг в учете зарплаты будет закрыт.

Если выплата идет по зарплатному проекту, дополнительно формируется «Платежное поручение» на общую сумму и выгрузка реестра в банк. В типовой конфигурации реестр выгружается через обмен с банком из списка ведомостей или из раздела обмена с банками.

Как проверить, что ведомость заполнена правильно

Первый контроль — сравнение итога ведомости с расчетным листком и отчетом «Расчетная ведомость Т-51» или «Свод начислений». Итог к выплате по всем сотрудникам должен совпадать с разницей между начислено и удержано за соответствующий месяц. Расхождения обычно означают, что часть сотрудников уже включена в другую ведомость или у кого-то есть долг прошлых периодов.

Второй контроль — колонка НДФЛ. Сумма налога в ведомости должна равняться НДФЛ, исчисленному с выплачиваемого дохода. Если ведомость выплачивает долг прошлого месяца или только часть суммы, налог может отличаться от месячного исчисленного — это нормально, но нулевой НДФЛ при ненулевых выплатах без вычетов должен насторожить.

Третий контроль — после проведения. Откройте отчет «Зарплата» → «Задолженность по зарплате» (в ЗУП) или оборотно-сальдовую ведомость по счету 70 (в Бухгалтерии): долг по выплаченным сотрудникам должен обнулиться. Если кредитовое сальдо осталось, выплата зарегистрирована не полностью.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог ведомости против расчетной ведомости Т-51

Норма

Суммы к выплате совпадают по каждому сотруднику

Тревожный признак

Есть расхождения — кто-то не попал в ведомость или попал дважды

Колонка НДФЛ к перечислению

Норма

Налог соответствует выплачиваемому доходу

Тревожный признак

НДФЛ нулевой при облагаемых выплатах или явно завышен

Сальдо по счету 70 / отчет о задолженности

Норма

Долг по выплаченным сотрудникам закрыт

Тревожный признак

Осталась кредиторская задолженность после выплаты

Проводки по движению денег

Норма

Сформированы РКО или списание со счета на сумму ведомости

Тревожный признак

Ведомость проведена, а денежного документа нет

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая ситуация — пустая ведомость после нажатия «Заполнить». Причины: не проведены начисления, неверно указан месяц выплаты, у сотрудников в карточках стоит другой способ выплаты (например, банк вместо кассы) или задолженность уже попала в другую ведомость. Проверяйте по порядку: сначала журнал начислений, затем способ выплаты у конкретного сотрудника, затем список проведенных ведомостей за период.

Вторая ошибка — неверная дата ведомости. Дата документа определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ, и от нее зависят сроки перечисления налога и попадание сумм в отчетность 6-НДФЛ. Если выплатили 5-го числа, а ведомость датирована 10-м, отчетность исказится. Исправляется изменением даты и перепроведением документа, а при уже сданной отчетности — уточненным расчетом.

Третья группа ошибок — ручное редактирование сумм в ведомости «в лоб». Если бухгалтер вручную меняет сумму к выплате, не трогая НДФЛ, программа перестает сходиться по регистрам взаиморасчетов, и в следующих ведомостях появляются «хвосты». Правильный путь — исправить исходное начисление или удержание, а затем перезаполнить ведомость.

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Стандартные выплаты — зарплата за месяц, аванс, отпускные — безопасно оформлять самостоятельно по описанной схеме. Но есть ситуации, где ошибка дорого обходится: выплаты при увольнении с компенсациями, депонирование невыданной зарплаты, исправление ведомостей закрытых периодов, по которым сдана отчетность, выплаты по исполнительным листам с удержаниями. Здесь неверные действия влияют на налоговую отчетность и права работников.

Если после заполнения ведомости суммы не сходятся с расчетными документами и причина не находится за 15–20 минут проверки, не пытайтесь «подогнать» цифры ручными правками. Сформируйте отчеты «Расчетная ведомость», «Анализ НДФЛ» и «Задолженность по зарплате» и найдите расхождение по конкретному сотруднику. Если расхождение тянется из прошлых периодов, разумнее привлечь специалиста по 1С, который исправит регистры без искажения уже сданной отчетности.

Удобный прием перед массовой выплатой — сначала создать ведомость на одного сотрудника через «Подбор» и проверить, как программа считает сумму и НДФЛ. Если все сходится, перезаполните ведомость целиком. Это занимает пару минут и отсекает ошибки настройки до того, как они размножатся на весь штат.

Частые вопросы

Чем ведомость в банк отличается от ведомости на счета?

Ведомость в банк используется в рамках зарплатного проекта: у сотрудников заведены лицевые счета в одном банке, и реестр выгружается в этот банк одним файлом. Ведомость на счета применяется, когда сотрудники получают деньги на карты разных банков по реквизитам — тогда по каждому формируется отдельное платежное поручение.

Можно ли выплатить зарплату частично?

Да. В ведомости сумму к выплате можно уменьшить вручную или заполнить документ частично — остаток долга останется в учете и подтянется в следующую ведомость. При этом НДФЛ пересчитается пропорционально выплачиваемой сумме.

Почему сотрудник не попадает в ведомость?

Наиболее вероятные причины: у него нет невыплаченной задолженности за выбранный месяц, в карточке указан другой способ выплаты (касса вместо банка или наоборот), долг уже включен в другую проведенную ведомость или сотрудник уволен до даты выплаты с особыми правилами расчета.

Нужно ли создавать отдельную ведомость на аванс?

Да, аванс оформляется отдельной ведомостью с видом выплаты «Аванс» и датой фактической выплаты. Сумма рассчитывается по настройкам учетной политики — фиксированно, процентом или расчетом за первую половину месяца.

Что делать, если зарплату выдали, а сотрудник не получил деньги вовремя?

Невыплаченные суммы по кассовой ведомости депонируются: в 1С для этого предусмотрен механизм депонирования, после которого долг переносится и выплачивается позже отдельной ведомостью по заявлению сотрудника.

Можно ли изменить проведенную ведомость?

Если отчетность по периоду еще не сдана — да: откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Если период закрыт и 6-НДФЛ сдан, изменения затронут налоговый учет, поэтому сначала оцените необходимость уточненной отчетности и сделайте резервную копию базы.