Как в 1С оформить перевод с совместительства на основное место работы

При переводе сотрудника с совместительства на основное место работы в 1С:ЗУП важно не допустить ошибку в порядке проведения кадровых документов: неверный сценарий приводит к дублированию записей в лицевом счёте и искажению стажа. Выбор действий зависит от статуса работника — внутренний совместитель в вашей организации переводится одной кадровой операцией, а внешний совместитель, чьё основное место у другого работодателя, требует увольнения старого договора и приёма по новому.

Ключевой принцип: совместительство и основное место работы — это разные трудовые договоры. Поэтому в большинстве случаев корректная схема — это увольнение с должности совместителя и новый приём на основное место. Простого «переключателя» вида занятости в программе нет, и попытка обойтись одним кадровым переводом приводит к ошибкам в расчёте среднего заработка, отпускных и отчётности.

Ниже разобраны оба сценария, порядок действий в документах, настройка начислений и контрольные точки, по которым можно убедиться, что перевод оформлен правильно.

Чем отличаются сценарии перевода совместителя

Прежде чем создавать документы, определите, к какому случаю относится ваша ситуация. От этого зависит последовательность действий и состав проверок.

Внутренний совместитель работает у того же работодателя по двум трудовым договорам: основному и по совместительству. Перевод на основное место обычно означает, что прежний основной договор прекращается (или уже прекращён), а договор по совместительству становится основным. В ЗУП это два кадровых события по одному физическому лицу.

Внешний совместитель имеет основное место у другого работодателя. Если он увольняется оттуда и переходит к вам на основное место, в вашей базе это выглядит как увольнение внешнего совместителя и новый приём на основное место работы.

Маршрут решения

Как выбрать сценарий

У сотрудника два договора в вашей организации и основной прекращаетсяУвольните его с обеих должностей и примите заново на основное место работы

Сотрудник — внешний совместитель и увольняется с основного места у другого работодателяОформите увольнение совместителя и новый приём с видом занятости «Основное место работы»

Нужно сохранить непрерывность дат для стажа и среднего заработкаДелайте увольнение и приём соседними датами: увольнение одним днём, приём — следующим

Подготовка: что проверить до оформления документов

Перед созданием кадровых документов убедитесь, что в базе корректно заведены данные физического лица. Откройте справочник «Сотрудники» и найдите карточку совместителя: у внутреннего совместителя будет две строки сотрудника, привязанные к одному физлицу. Если физлицо задвоено (две карточки с одним ФИО), сначала выполните объединение дублей — иначе отчёты по НДФЛ и страховым взносам разойдутся.

Проверьте дату, с которой сотрудник переходит на основное место. Она должна быть согласована с заявлением работника и приказом. Все начисления и удержания по старому договору должны быть рассчитаны до даты увольнения, включая компенсацию за неиспользованный отпуск.

Также уточните условия нового договора: оклад или тарифную ставку, график работы, подразделение и должность. Эти данные понадобятся при заполнении документа приёма.

Шаг 1. Увольнение с должности совместителя

Создайте документ «Увольнение» (раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения» или «Все кадровые документы»). В поле «Сотрудник» выберите именно строку совместителя — в списке выбора сотрудники с несколькими договорами отображаются с указанием вида занятости, ориентируйтесь на пометку «по совместительству».

Укажите дату увольнения и основание. При переходе на основное место внутри организации обычно используется расторжение договора по соглашению сторон или по инициативе работника — конкретное основание определяется кадровым решением и содержанием заявления. Программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск, если остаток отпуска по этому договору положительный.

Проверьте начисления в документе увольнения: программа подтянет зарплату за отработанные дни месяца увольнения. Если зарплата за этот месяц уже рассчитана отдельным документом, увольнение подхватит только компенсацию отпуска.

Нюанс для внутреннего совместителя

Если одновременно прекращается и основной договор (например, сотрудник увольняется с основной должности и переходит на должность совместителя как на основную), потребуется два документа увольнения — по каждой строке сотрудника. Порядок создания значения не имеет, но оба должны быть проведены до приёма.

Шаг 2. Приём на основное место работы

Создайте документ «Приём на работу» тем же способом, через раздел «Кадры». Дату приёма укажите следующим днём после увольнения (или в день увольнения, если кадровое решение это допускает — но стандартная практика: увольнение пятницей, приём понедельником, либо соседними датами без разрыва).

Ключевое поле — «Вид занятости»: выберите «Основное место работы». Именно этот признак определяет, как программа будет рассчитывать налоговые вычеты по НДФЛ, средний заработок и заполнять отчётность.

Заполните подразделение, должность, график работы и условия оплаты труда. Если сотрудник остаётся на той же должности, что занимал по совместительству, данные можно перенести вручную — автоматического копирования условий из договора совместительства не происходит.

1. 1
   Проверьте карточку физлица и отсутствие дублей в справочнике
2. 2
   Создайте документ «Увольнение» для строки совместителя с датой прекращения договора
3. 3
   Проверьте компенсацию отпуска и начисления в документе увольнения
4. 4
   Создайте «Приём на работу» со следующего дня с видом занятости «Основное место работы»
5. 5
   Укажите подразделение, должность, график и начисления по новому договору
6. 6
   Проверьте результат в отчётах: штатное расписание, расчётный листок, остатки отпусков

Шаг 3. Настройка начислений и графика

В документе приёма на вкладке с начислениями задайте оклад или иную основную форму оплаты. Если по совместительству сотрудник работал на 0,5 ставки, а на основном месте переходит на полную ставку, проверьте, что в поле «Количество ставок» указано корректное значение — от него зависит расчёт при неполном отработанном месяце.

График работы сотрудника выберите из справочника графиков. Для основного места с полной ставкой это обычно стандартный график пятидневки или сменный график организации. Если оставить график совместителя с неполным временем, норма часов в расчёте зарплаты будет занижена, и сотрудник получит переплату относительно оклада.

Проверьте также плановые удержания и аванс: если по договору совместительства были настроены индивидуальные удержания (например, по исполнительному листу), они не переносятся автоматически на новый договор — их нужно завести заново со ссылкой на новую строку сотрудника.

Шаг 4. Проверка результата

После проведения обоих документов откройте карточку сотрудника: в списке сотрудников должна остаться одна активная строка с видом занятости «Основное место работы», а строка совместителя — в состоянии «уволен». У внутреннего совместителя обе строки привязаны к одному физлицу.

Сформируйте расчётный листок за месяц перехода: в нём должны быть видны начисления по договору совместительства до даты увольнения и по основному договору — после даты приёма. Проверьте, что норма дней и часов по новому договору соответствует выбранному графику.

Дополнительно проверьте остатки отпусков (отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры»): по уволенному договору остаток должен быть закрыт компенсацией, по новому договору начнёт накапливаться новый стаж на отпуск.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список сотрудников

Норма

Одна активная строка с видом «Основное место работы»

Тревожный признак

Две активные строки или вид занятости не изменился

Расчётный листок за месяц перехода

Норма

Начисления разделены по договорам до и после даты перевода

Тревожный признак

Двойное начисление за одни дни или пустой месяц

Остатки отпусков

Норма

По старому договору остаток закрыт компенсацией

Тревожный признак

По уволенному договору висит положительный остаток

Норма времени в документе приёма

Норма

Соответствует графику основного места

Тревожный признак

Осталась норма неполного рабочего времени совместителя

Особые ситуации и ограничения

Если переход происходит в середине месяца, зарплата за этот месяц будет рассчитана двумя частями: по договору совместительства до даты увольнения и по основному договору после приёма. Это нормально, но требует внимательности при проверке табеля — отклонения (больничные, отпуска) должны быть введены по правильному договору.

Больничный лист, открытый до перевода и закрытый после, оплачивается по правилам, действовавшим на дату начала нетрудоспособности. В ЗУП такой больничный вводится на того сотрудника (договор), по которому наступил страховой случай.

Вычеты по НДФЛ на детей предоставляются только по одному месту работы. Если сотрудник получал вычет как совместитель, после перевода проверьте заявление на вычеты — оно должно быть привязано к новому основному договору. При необходимости введите новое заявление в разделе «Налоги и взносы».

Альтернатива: когда увольнение не требуется

Существует узкий сценарий, когда совместительство прекращается без увольнения: если основной договор у сотрудника сохраняется, а прекращается только дополнительный договор по совместительству. Тогда оформляется одно увольнение строки совместителя, и никакого приёма не нужно — сотрудник просто остаётся на основном месте.

Обратная ситуация — когда основное место превращается в совместительство (сотрудник устроился на основное место в другую организацию) — оформляется зеркально: увольнение с основного места и приём как внешнего совместителя. Логика документов та же самая.

Частые вопросы

Можно ли оформить перевод одним документом «Кадровый перевод»?

Нет. Кадровый перевод меняет подразделение, должность или условия оплаты в рамках действующего договора, но не меняет вид занятости. Совместительство и основное место — разные трудовые договоры, поэтому требуется увольнение и новый приём.

Какими датами оформлять увольнение и приём?

Стандартная практика — увольнение одним днём, приём следующим. Разрыв в один день допустим. Делать оба документа одной датой не рекомендуется: это может вызвать некорректное заполнение отчётов по страховым взносам и сведений о трудовой деятельности.

Сохранится ли право на отпуск при переходе на основное место?

Отпускной стаж по договору совместительства обнуляется: неиспользованные дни компенсируются деньгами при увольнении. По новому основному договору право на отпуск начнёт накапливаться с даты приёма.

Что делать с исполнительным листом при переводе?

Удержание по исполнительному листу привязано к конкретному договору (строке сотрудника). После приёма на основное место заведите документ «Исполнительный лист» заново, указав новую строку сотрудника, иначе удержания прекратятся.

Как проверить, что НДФЛ считается правильно после перевода?

Сформируйте регистр налогового учёта по НДФЛ или справку 2-НДФЛ по сотруднику за год: доходы по обоим договорам должны суммироваться под одним физлицом. Если видны две отдельные карточки — в базе дубль физлица, его нужно объединить.

Нужно ли заново вводить данные о стаже для больничных?

Страховой стаж хранится в карточке физического лица, а не договора, поэтому при приёме на основное место он сохранится автоматически. Проверьте, что в карточке физлица заполнены сведения о стаже — от них зависит процент оплаты больничного.