Другое · 9 мин
Как в 1С сделать перевод сотрудника с одной должности на другую
Пошаговая инструкция по переводу сотрудника на другую должность в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: документ «Кадровый перевод», настройка начислений, проверка результата.
Перевод сотрудника на другую должность в 1С оформляется кадровым документом, который меняет штатную позицию, подразделение, условия оплаты труда и график работы. Если просто изменить должность в карточке сотрудника без документа, история кадровых изменений не сохранится, а расчёт зарплаты и отчёты будут содержать ошибки. Поэтому перевод всегда проводят документом — в 1С:ЗУП это «Кадровый перевод», в 1С:Бухгалтерии — одноимённый документ в разделе кадровых операций.
Порядок действий зависит от конфигурации и от того, ведётся ли учёт по штатному расписанию. Ниже разобраны оба варианта, а также типичные сценарии: перевод с изменением оклада, временный перевод, перевод в другое подразделение без смены должности. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы и что в базе создана новая позиция штатного расписания, если оно используется.
Что подготовить перед оформлением перевода
Прежде чем создавать документ, проверьте три вещи. Во-первых, должна существовать новая позиция: если в программе ведётся штатное расписание, откройте справочник «Штатное расписание» и убедитесь, что нужная должность в нужном подразделении уже создана и утверждена. Если позиции нет — создайте её заранее, иначе документ перевода не даст её выбрать.
Во-вторых, определите дату перевода. Она должна попадать в открытый расчётный период: если зарплата за месяц уже рассчитана и выплачена, проведение кадрового документа задним числом может потребовать перерасчёта. В-третьих, соберите сведения об условиях новой позиции: оклад или тарифная ставка, надбавки, график работы, районные коэффициенты — всё это понадобится при заполнении документа.
Перевод в 1С:ЗУП через документ «Кадровый перевод»
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (в некоторых версиях — «Все кадровые документы»). Нажмите «Создать» и выберите «Кадровый перевод». Документ заполняется по одному сотруднику, но допускает перевод сразу нескольких работников через табличную часть.
Порядок заполнения: укажите организацию и дату перевода, выберите сотрудника. Затем установите флажки изменений — «Изменить подразделение», «Изменить должность», «Изменить начисления» — в зависимости от того, что меняется. В поле «Должность» выберите новую позицию штатного расписания: программа автоматически подтянет подразделение и график работы, привязанные к позиции.
На вкладке с начислениями проверьте состав оплаты труда. При смене должности программа предложит начисления новой позиции, но старые надбавки не всегда отменяются автоматически — снимите лишние флажки вручную. Укажите основание перевода (дополнительное соглашение к трудовому договору, приказ), проверьте дату и проведите документ. Для печати приказа используйте кнопку «Печать» — доступна унифицированная форма Т-5.
- 1Убедитесь, что новая позиция есть в штатном расписании
- 2Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Кадровый перевод»
- 3Выберите сотрудника и укажите дату перевода
- 4Отметьте изменения: должность, подразделение, начисления
- 5Проверьте состав начислений и оклад на вкладке оплаты труда
- 6Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-5
- 7Проверьте карточку сотрудника и расчёт зарплаты за месяц
Перевод в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» кадровый учёт упрощён, но перевод также оформляется документом. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (или «Кадровые переводы», если раздел вынесен отдельно) и создайте документ «Кадровый перевод». Укажите сотрудника, дату, новое подразделение и должность из справочника «Должности».
Обратите внимание: в 1С:Бухгалтерии должность — это просто элемент справочника без привязки к начислениям. Поэтому новый оклад нужно указать в самом документе перевода в поле «Оклад» (или настроить начисления в карточке сотрудника после проведения). Если оклад не изменить, расчёт зарплаты продолжится по старой ставке.
Проверьте результат в карточке сотрудника: на вкладке «Кадровые данные» должна отображаться новая должность с датой перевода. При расчёте зарплаты за месяц перевода программа автоматически разделит начисление пропорционально отработанному времени на старой и новой позициях.
Где оформлять перевод
Полноценный кадровый учёт: штатное расписание, история переводов, печать Т-5, автоматическая смена начислений и графика. Подходит при регулярных кадровых движениях.
Упрощённый вариант для небольших компаний: перевод фиксируется, но начисления и оклад нужно контролировать вручную. Подходит, если сотрудников немного.
Неправильный путь: история не сохраняется, расчёт за переходный месяц искажается, отчёты показывают неверные данные. Использовать нельзя.
Отдельные сценарии перевода
Перевод с изменением оклада
Если при смене должности меняется оплата труда, в документе «Кадровый перевод» на вкладке начислений измените размер оклада или тарифной ставки. В 1С:ЗУП для этого есть флажок «Изменить начисления» — после его установки таблица начислений становится редактируемой. Старые начисления, не относящиеся к новой позиции, снимите флажками, чтобы они не продолжали начисляться.
Временный перевод
Для временного перевода в 1С:ЗУП предназначен отдельный документ «Временный перевод» (или кадровый перевод с указанием даты окончания, в зависимости от версии). По окончании срока сотрудник автоматически возвращается на прежнюю позицию, и расчёт возобновляется по старым условиям. Если оформить временный перевод обычным кадровым переводом, возврат придётся делать вторым документом вручную.
Перевод без смены должности
Когда меняется только подразделение, а должность остаётся той же, в документе отметьте только изменение подразделения. Это важно для распределения затрат на оплату труда: зарплата с даты перевода начнёт относиться на новое подразделение и его статьи затрат. В 1С:Бухгалтерии проверьте способ отражения в учёте, если он задан на уровне подразделения.
Как проверить, что перевод оформлен правильно
После проведения документа откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» или «Кадровые данные». В списке должна появиться запись о переводе с правильной датой, новой должностью и подразделением. Отсутствие записи означает, что документ не проведён или проведён с ошибкой.
Затем сформируйте черновик начисления зарплаты за месяц перевода. Если перевод был в середине месяца, оклад должен быть рассчитан двумя частями: по старой позиции до даты перевода и по новой — после. Совпадение сумм с ожидаемыми — главный признак корректного оформления. Дополнительно проверьте отчёт «Штатное расписание» или «Остатки штатных единиц»: старая позиция должна освободиться, новая — заняться.
Как проверить результат
Новая должность и подразделение с датой перевода
Записи нет или дата неверная — документ не проведён
Начисление разбито на две части по старой и новой позиции
Оклад посчитан целиком по одной позиции или не изменился
Старая позиция свободна, новая занята
Сотрудник числится на двух позициях или ни на одной
Типичные ошибки при переводе
Самая частая ошибка — редактирование карточки сотрудника вместо документа. Внешне результат похож, но история изменений теряется, а расчёт за переходный месяц становится неверным. Вторая распространённая проблема — забытые надбавки: после смены должности старые персональные надбавки продолжают начисляться, потому что их не сняли на вкладке начислений.
Третья ошибка — неверная дата. Перевод, проведённый в уже закрытом периоде, вызывает расхождения в отчётности и требует сторнирования. Четвёртая — попытка выбрать должность, которой нет в штатном расписании: документ либо не проводится, либо создаёт штатную единицу некорректно. Всегда создавайте позицию заранее через справочник штатного расписания.
Частые вопросы
Можно ли перевести сразу нескольких сотрудников одним документом?
В 1С:ЗУП документ «Кадровый перевод» допускает табличную часть со списком сотрудников, если условия перевода одинаковые. В 1С:Бухгалтерии документ создаётся по одному сотруднику. При массовом переводе удобнее оформлять отдельные документы — так проще печатать приказы и исправлять ошибки.
Что делать, если перевод оформили ошибочно?
Если период ещё открыт, отмените проведение документа, исправьте данные и проведите заново. Если зарплата уже рассчитана, сначала отмените расчёт, затем исправьте кадровый документ и пересчитайте зарплату. В закрытом периоде используйте механизм исправления документов, а не прямое редактирование.
Меняется ли график работы автоматически при переводе?
В 1С:ЗУП — да, если новая позиция штатного расписания привязана к другому графику: программа предложит сменить график с даты перевода. Но это предложение стоит проверить вручную, особенно при сменных графиках. В 1С:Бухгалтерии график меняется в карточке сотрудника отдельно.
Нужно ли оформлять перевод при изменении только оклада?
Нет. Смена оклада без смены должности оформляется документом «Изменение оплаты труда» (в ЗУП) или кадровым переводом с изменением только начислений. Использование полного кадрового перевода без необходимости засоряет кадровую историю лишними записями.
Как распечатать приказ о переводе?
В документе «Кадровый перевод» нажмите кнопку «Печать» и выберите форму Т-5 (или Т-5а для нескольких сотрудников). Приказ формируется автоматически из данных документа. Убедитесь, что заполнено основание перевода — оно попадёт в текст приказа.
Что важно запомнить
Перевод оформляется только документом «Кадровый перевод» с указанием даты, новой позиции и начислений. Позицию создают заранее в штатном расписании, старые надбавки снимают вручную, а результат проверяют в карточке сотрудника и расчёте зарплаты за переходный месяц.