Другое · 10 мин
Как в 1С сделать перерасчет зарплаты
Как выполнить перерасчет зарплаты в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: доначисление, сторнирование, исправление документов, отражение в учете и проверка результата.
Перерасчет зарплаты в 1С требуется, когда после закрытия периода обнаружилась ошибка в начислениях, сотрудник принес больничный задним числом, изменился оклад или выяснилось, что отпускные рассчитаны неверно. Механизм зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП 3.1 действует система доначислений и сторно, в 1С:Бухгалтерии 8.3 перерасчет делается через исправление документов или ручные операции.
Главный принцип — не удалять и не редактировать «вживую» документы закрытого периода, если по нему уже сдана отчетность и выплачены деньги. Корректное исправление оформляется новым документом текущей датой, чтобы сохранить историю расчетов и не «сломать» регламентированную отчетность. В статье разобраны типовые сценарии для обеих конфигураций.
Когда требуется перерасчет и какой способ выбрать
Перед началом работы определите ситуацию: от этого зависит документ и порядок действий. Типовые причины перерасчета — поздно предоставленный больничный, неучтенная премия, ошибка в окладе или тарифной ставке, неверно рассчитанные отпускные, удержание излишне выплаченных сумм, кадровые изменения задним числом (перевод, увольнение).
Ключевой вопрос — сдана ли отчетность за период ошибки и выплачены ли деньги. Если период еще открыт, достаточно исправить исходный документ. Если период закрыт, исправление делается текущей датой: в ЗУП это документы доначисления и сторно, в Бухгалтерии — новые корректирующие записи. Прямая правка закрытого периода приведет к расхождению с уже сданными формами РСВ, 6-НДФЛ и персонифицированными сведениями.
Как выбрать действие
Перерасчет в 1С:ЗУП 3.1 через доначисление
Основной инструмент — документ «Доначисление, перерасчет зарплаты» (раздел «Зарплата» → «Доначисления, перерасчеты»). Он предназначен для ситуаций, когда сотруднику нужно доплатить за прошлый период: добавить премию, пересчитать оклад после изменения тарифа, учесть отсутствующие отработанные дни.
Создайте документ, укажите месяц начисления (текущий), добавьте сотрудника и период, за который выполняется доначисление. На вкладке «Доначисления» введите вид начисления и сумму либо воспользуйтесь автоматическим расчетом. Программа сама пересчитает НДФЛ и взносы: налог будет учтен в текущем периоде, а в отчетность попадет с датой фактического получения дохода.
После проведения проверьте результат расчетным листком сотрудника: доначисление должно отразиться отдельной строкой с указанием периода, за который оно выполнено. Выплата производится вместе с ближайшей зарплатой или отдельной ведомостью — в зависимости от настройки даты выплаты в документе.
- 1Откройте «Зарплата» → «Доначисления, перерасчеты» и создайте новый документ
- 2Укажите организацию, месяц начисления и сотрудника
- 3На вкладке «Доначисления» задайте вид расчета, период и сумму или запустите автоматический расчет
- 4Проверьте вкладки с НДФЛ и взносами — они заполняются автоматически
- 5Проведите документ и сформируйте расчетный листок для контроля
Исправление документов прошлого периода в ЗУП
Если ошибка в конкретном документе — отпуске, больничном, командировке, — используйте механизм исправлений. Откройте исходный документ и нажмите «Исправить» (кнопка доступна, если документ относится к прошлому периоду). Программа создаст новый документ-исправление текущей датой, скопировав данные оригинала.
В документе-исправлении измените нужные показатели — даты, средний заработок, процент оплаты. При проведении программа автоматически сторнирует неверные суммы исходного документа и начислит правильные. В расчетном листке появятся две строки: сторно (с минусом) и новое начисление.
Ограничение механизма: исправление возможно только по цепочке — если документ уже исправлялся, работать нужно с последним исправлением. Также исправление нельзя провести, если по сотруднику в текущем периоде уже зарегистрированы взаиморасчеты, конфликтующие с новыми суммами, — тогда сначала разберитесь с ведомостями.
Сторнирование излишне начисленных сумм
Когда сотруднику выплачено больше положенного (например, оплачены дни, которые он фактически болел), начисление нужно сторнировать. В ЗУП 3.1 для этого служит документ «Сторнирование начислений и удержаний» (раздел «Зарплата»). Укажите сотрудника и сторнируемый документ — программа заполнит суммы с отрицательным знаком.
Сторно корректно уменьшит базу по взносам и НДФЛ в текущем периоде. Однако вернуть деньги из зарплаты сотрудника можно не всегда: удержание излишне выплаченной зарплаты допускается в ограниченных случаях (счетная ошибка, простой по вине работника) и, как правило, с согласия сотрудника. Удержание сверх установленных Трудовым кодексом лимитов оформляйте только после письменного согласия.
Перерасчет зарплаты в 1С:Бухгалтерии 8.3
В Бухгалтерии нет специализированного документа доначисления, поэтому сценарий зависит от состояния периода. Если месяц не закрыт и ведомости не проведены, откройте документ «Начисление зарплаты», отмените проведение, исправьте данные по сотруднику (вручную или перезаполнением) и проведите заново.
Если период закрыт, корректировку делают текущей датой. Доначисление оформляют либо новым документом «Начисление зарплаты» с ручным добавлением суммы по сотруднику, либо документом «Операция, введенная вручную» с проводками Дт счета затрат Кт 70 — для суммы доначисления и Дт 70 Кт 68.01 — для НДФЛ. Взносы отражаются проводками с кредита счетов 69.
Ручной способ требует аккуратности: программа не пересчитает налоги автоматически, и суммы НДФЛ, взносов придется рассчитать самостоятельно. После ручных операций обязательно сверьте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 70 и 69, а также регистры налогового учета, иначе отчетность не сойдется.
Проверка результата и отражение в отчетности
После любого перерасчета выполните контроль по трем направлениям. Первое — расчетный листок сотрудника: доначисление или сторно должно быть видно отдельными строками с указанием периода. Второе — свод начислений и взносов: итоговая база по взносам должна измениться на сумму перерасчета. Третье — регистры НДФЛ: налог должен быть пересчитан с корректной датой получения дохода.
По отчетности действует правило: если перерасчет затронул уже сданный период и изменил базу взносов или НДФЛ, потребуется уточненный расчет (РСВ, 6-НДФЛ, персонифицированные сведения). Если доначисление полностью отражено текущим периодом и не меняет прошлые базы — уточненка обычно не нужна, но это зависит от вида выплаты и даты дохода.
Как проверить результат
Перерасчет виден отдельной строкой с корректным периодом
Сумма «растворилась» в общем начислении или появилась дважды
Соответствует сумме к выплате по ведомостям
Отрицательное сальдо или расхождение с расчетными листками
Налог пересчитан, дата дохода корректна
Налог остался от старой базы, дата дохода — прошлым периодом
База взносов изменилась на сумму перерасчета
База не изменилась — перерасчет проведен только бухгалтерской записью
FAQ по перерасчету зарплаты в 1С
Можно ли просто удалить ошибочный документ начисления?
Только если период не закрыт, зарплата не выплачена и отчетность не сдана. В остальных случаях удаление нарушит последовательность расчетов и приведет к расхождению с отчетностью. Используйте исправление или сторнирование текущей датой.
Почему в ЗУП нет кнопки «Исправить» в документе?
Кнопка отображается только для документов прошлых расчетных периодов и при наличии у пользователя соответствующих прав. Если документ текущего месяца — редактируйте его напрямую. Если прав не хватает, обратитесь к администратору для настройки ролей.
Как пересчитать зарплату сразу всем сотрудникам после повышения окладов?
Оформите кадровый документ «Изменение оплаты труда» или «Кадровый перевод» с даты изменения окладов. Если дата задним числом и период закрыт, ЗУП предложит выполнить доначисление автоматически — суммы попадут в документ «Доначисление, перерасчет зарплаты».
Нужно ли подавать уточненный 6-НДФЛ после перерасчета?
Зависит от того, изменился ли налог в сданном периоде. Если доначисление отражено текущей датой и НДФЛ исчислен в текущем периоде — уточненка обычно не требуется. Если исправление затронуло уже отраженный в расчете доход или налог, подайте корректирующий расчет за соответствующий период.
Что делать, если после сторно по сотруднику образовался долг?
Проверьте, выплачена ли сторнируемая сумма. Если да — удержание возможно только в пределах, допустимых трудовым законодательством, и чаще всего с письменного согласия сотрудника. В программе долг будет виден в расчетном листке и отчетах по задолженности до погашения.
Можно ли сделать перерасчет в демо-базе перед рабочей?
Да, и это рекомендуемая практика. Скопируйте базу или используйте тестовую, выполните перерасчет там и сверьте расчетные листки, налоги и проводки. После успешной проверки повторите действия в рабочей базе, предварительно сделав резервную копию.
Что важно запомнить
Перерасчет зарплаты в закрытом периоде выполняется только новыми документами текущей датой: в ЗУП — «Доначисление, перерасчет зарплаты», исправления и сторно, в Бухгалтерии — исправленное начисление или ручная операция. После перерасчета обязательно проверьте расчетный листок, НДФЛ, взносы и оцените необходимость уточненной отчетности.