Другое · 10 мин
Как в 1С сделать перерасчет заработной платы
Как выполнить перерасчет зарплаты в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: доначисление, сторнирование, перерасчет НДФЛ и взносов, исправление документов прошлых периодов.
Перерасчет заработной платы в 1С требуется, когда первичный расчет оказался неверным: сотрудник болел, но больничный предоставил позже, оклад изменили задним числом, обнаружилась ошибка в отработанном времени или в примененных вычетах. Правильный способ зависит от того, закрыт ли период, выплачена ли уже зарплата и какая конфигурация используется — 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия.
Главное правило: не редактируйте «вживую» документы закрытого периода без понимания последствий. Изменение начислений задним числом влияет на НДФЛ, страховые взносы, средний заработок и уже сданную отчетность. Корректнее использовать штатные механизмы перерасчета, которые программа предлагает автоматически.
Ниже разобраны основные сценарии: доначисление, сторнирование, перерасчет после кадровых изменений задним числом, исправление ошибок прошлых периодов и контроль налоговых последствий.
Когда нужен перерасчет и какой вид выбрать
Перерасчет бывает двух типов: доначисление (сотруднику недоплатили) и сторнирование (начислено лишнее). Доначисление оформляется в текущем периоде и включается в ближайшую выплату. Сторнирование уменьшает начисления текущего месяца, а удержать излишне выплаченное можно только с согласия сотрудника или по основаниям, предусмотренным ТК РФ.
Отдельная ситуация — изменение исходных данных задним числом: отмена отсутствия, изменение оклада прошлым месяцем, исправление табеля. В этом случае программа сама определяет, какие месяцы и сотрудники затронуты, и предлагает выполнить перерасчет.
Как выбрать способ перерасчета
Доначисление зарплаты в 1С:ЗУП
Для доначисления откройте раздел «Зарплата» и создайте документ «Доначисление, перерасчет зарплаты». Укажите месяц начисления (текущий), сотрудника и период, за который выполняется перерасчет. На закладке «Доначисления, перерасчеты» добавьте строку с видом расчета и суммой.
Если доначисление связано с конкретным документом прошлого периода — например, премией, которую забыли начислить, — удобнее создать документ-исправление или отдельную разовую премию текущей датой с указанием периода, за который она положена. Это важно для правильного расчета среднего заработка.
- 1Откройте «Зарплата — Доначисления, перерасчеты» и создайте документ
- 2Укажите месяц начисления (текущий) и сотрудника
- 3Заполните вид расчета, период, за который доначисляете, и сумму
- 4Проверьте на закладке «НДФЛ» и «Взносы» автоматически рассчитанные налоги
- 5Проведите документ и включите сумму в ведомость ближайшей выплаты
После проведения документа НДФЛ с доначисления учитывается на дату фактического получения дохода — для зарплаты это день выплаты. Убедитесь, что перерасчет попал в ведомость: сумма к выплате должна увеличиться на размер доначисления за минусом НДФЛ.
Сторнирование излишне начисленных сумм
Если сотруднику начислили лишнее — например, оплатили дни, которые он фактически болел, а больничный пришел позже, — используйте документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата»). В документе укажите сотрудника и сторнируемый документ: программа подтянет суммы с минусом.
Важно понимать юридическое ограничение: удержать излишне выплаченную зарплату можно не всегда. Если это счетная ошибка или согласие сотрудника — удержание оформляется документом «Удержание прочих удержаний» или через механизм возмещения. Если сотрудник не согласен и оснований для удержания нет, сумма списывается за счет организации.
Перерасчет при изменении данных задним числом
Когда в 1С:ЗУП вводят или исправляют документы прошлым периодом — отменяют отсутствие, изменяют оклад, корректируют график, — программа автоматически фиксирует необходимость перерасчета. Откройте «Зарплата — Сервис — Перерасчеты» (в некоторых версиях — «Перерасчет зарплаты»): там отображается список сотрудников и месяцев, требующих пересчета.
Из этого сервиса можно сразу создать документы перерасчета. Программа сравнит «как было» и «как должно быть» и сформирует разницу: доначисление или сторно. Проверьте каждую строку перед проведением — автоматика не всегда учитывает нестандартные ситуации, например ручные корректировки в исходных документах.
Изменение оклада прошлым периодом
Если повышение оклада оформили позже даты вступления в силу, введите кадровый перевод правильной датой. Программа зафиксирует перерасчет за прошлые месяцы. Доначисление разницы выполнится в текущем месяце, а НДФЛ и взносы пересчитаются по периодам, к которым относится доход.
Отмена или исправление отсутствия
Если отпуск или больничный ввели ошибочно, исправьте или отмените исходный документ (если период открыт) либо введите документ-исправление. Затем проверьте сервис перерасчетов: программа предложит сторнировать оплату отсутствия и доначислить оплату за фактически отработанное время.
Перерасчет в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии механизм автоматических перерасчетов отсутствует, поэтому корректировки делают вручную текущим периодом. Для доначисления создайте новый документ «Начисление зарплаты» текущим месяцем или добавьте сумму в штатное начисление через отдельное начисление из справочника.
Для сторнирования используйте документ «Операция, введенная вручную» с отрицательными суммами по счетам 70, 69, 68.01 либо откорректируйте документ начисления, если период еще открыт и отчетность не сдана. Ручные операции по зарплате требуют аккуратности: они не попадают в регистры учета НДФЛ автоматически, поэтому отчеты 6-НДФЛ и РСВ могут не собраться корректно.
Перерасчет НДФЛ и страховых взносов
Любой перерасчет зарплаты влечет пересчет налогов. В 1С:ЗУП при проведении документа перерасчета НДФЛ и взносы пересчитываются автоматически с отнесением к периоду исходного дохода. Проверьте результат: откройте документ и посмотрите закладки «НДФЛ» и «Взносы» — там должны быть суммы со знаком, соответствующим типу перерасчета.
Если перерасчет затрагивает периоды, по которым уже сдана отчетность, потребуется уточненный расчет по страховым взносам и корректировка 6-НДФЛ. Перед сдачей уточненки сверьте данные регистров с отчетами «Анализ НДФЛ» и «Анализ взносов» — расхождения укажут на непроведенные перерасчеты или ручные правки.
Как проверить результат перерасчета
Сумма перерасчета видна отдельной строкой текущего периода
Перерасчет не отображается или дублируется
Список пуст после проведения документов
Остались непересчитанные сотрудники и месяцы
Налог пересчитан с правильным знаком и периодом
НДФЛ нулевой при ненулевом доначислении
Сумма к выплате изменилась на сумму перерасчета за минусом НДФЛ
Выплата не изменилась — перерасчет не подтянулся
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — прямое редактирование документа начисления закрытого периода. После этого расходятся данные бухгалтерского и налогового учета, «слетают» отражения в учете и отчеты. Если период закрыт, исправляйте только документами текущего периода.
Вторая ошибка — игнорирование сервиса «Перерасчеты». Непроведенные перерасчеты накапливаются, и при расчете следующих месяцев программа может выдать неожиданные суммы. Полезно проверять этот сервис перед каждым закрытием месяца.
Перед массовым перерасчетом сделайте копию базы или проверьте сценарий на одном сотруднике: сверьте расчетный листок до и после. Так проще поймать ошибку в настройках вида расчета, чем исправлять её по всему штату.
Контроль результата и закрытие месяца
После всех перерасчетов сформируйте расчетные листки по затронутым сотрудникам и сверьте итоги с отчетом «Свод начислений и удержаний». Суммы перерасчетов должны быть видны отдельными строками с указанием периода, за который они выполнены.
Завершите проверку анализом налогов: отчеты по НДФЛ и взносам за текущий период должны включать перерасчеты, а по прошлым периодам — при необходимости готовить уточненные формы. Только после этого закрывайте месяц и формируйте отражение зарплаты в учете.
Что важно запомнить
Перерасчет в 1С:ЗУП делается документами «Доначисление, перерасчет зарплаты» и «Сторнирование начислений», автоматические подсказки — в сервисе «Перерасчеты». Закрытые периоды не редактируют напрямую, налоги пересчитываются вместе с перерасчетом, а удержание излишне выплаченного требует законных оснований.
Частые вопросы
Можно ли просто исправить документ начисления прошлого месяца?
Можно, только если период открыт, зарплата не выплачена и отчетность не сдана. Иначе исправляйте документами перерасчета текущего периода — иначе нарушится связь между учетом, выплатами и сданными формами.
Как пересчитать зарплату, если сотрудник принес больничный после расчета?
Введите больничный лист фактическими датами. Программа зафиксирует перерасчет: сторнирует оплату за дни болезни и начислит пособие. Проверьте сервис «Перерасчеты» и проведите предложенные документы.
Почему после перерасчета изменился средний заработок для отпускных?
Доначисления за прошлые периоды включаются в базу среднего заработка тех месяцев, за которые они выполнены. Если доначисление затронуло расчетный период отпуска или командировки, средний пересчитается автоматически.
Что делать, если сервис «Перерасчеты» пуст, а ошибка есть?
Автоматическая регистрация срабатывает не всегда — например, при ручных корректировках документов. В этом случае создайте документ «Доначисление, перерасчет зарплаты» вручную и заполните его самостоятельно.
Нужно ли сдавать уточненный 6-НДФЛ после перерасчета?
Если перерасчет изменил налоговую базу или сумму НДФЛ в периоде, по которому отчет уже сдан, уточненный расчет сдавать нужно. Если изменения отразились только в текущем периоде, корректировка не требуется.
Как пересчитать зарплату уволенному сотруднику?
В 1С:ЗУП доначисление уволенному оформляется тем же документом перерасчета текущим периодом. Выплата проводится отдельной ведомостью, НДФЛ и взносы рассчитываются в общем порядке, при необходимости сдается уточненная отчетность за период работы.