Как в 1С сделать перерасчет отпускных

Перерасчет отпускных в 1С требуется чаще, чем кажется: сотрудник заболел во время отпуска, отпуск отозвали, оклад повысили задним числом, в расчет не вошла премия или обнаружилась ошибка в начислении. В зависимости от причины программа предлагает разные механизмы — от простого исправления документа до автоматического сторнирования и доначисления.

Ниже разобраны основные сценарии для конфигураций 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия. Точные названия команд могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика действий одинакова: сначала определяем причину перерасчета, затем выбираем инструмент и обязательно проверяем результат по расчетному листку.

Общее правило безопасности: не редактируйте «вручную» цифры в уже проведенных документах расчетного периода, покрытого отчетностью. Корректировки прошлых периодов выполняются специальными документами, чтобы уточненные расчеты 6-НДФЛ и РСВ сформировались корректно.

Когда нужен перерасчет отпускных

Типовые ситуации, при которых сумма отпускных меняется после первоначального начисления:

• сотрудник заболел во время отпуска — отпуск продлевается или переносится, дни пересекаются с больничным;
• отпуск отозвали или прервали досрочно — часть дней не использована, сумму нужно уменьшить;
• повышение окладов по организации — средний заработок индексируется, требуется доплата;
• премия или иная выплата начислена после расчета отпускных, но относится к расчетному периоду;
• обнаружена ошибка в исходном документе (неверный период отпуска, вид отпуска, средний заработок);
• сотрудник увольняется, а часть отпуска была использована авансом — требуется удержание.

От причины зависит и инструмент: одни случаи решаются исправлением исходного документа, другие — отдельным документом перерасчета или сторно.

Перерасчет через исправление документа «Отпуск» в 1С:ЗУП

Основной способ исправить отпускные в ЗУП — механизм исправления документов. Он работает, если исходный документ «Отпуск» проведен, а период еще не закрыт окончательно (или вы готовы сдать уточненную отчетность).

Откройте документ «Отпуск» (раздел «Кадры» → «Отпуска» или журнал начислений). В командной панели нажмите «Исправить» — программа создаст новый документ-исправление, скопировав данные исходного. Внесите изменения: скорректируйте даты отпуска, вид отпуска или другие параметры. На вкладке «Начислено (подробно)» суммы пересчитаются автоматически.

Если кнопки «Исправить» нет, проверьте: документ проведен, у пользователя есть права на исправление, а в настройках учетной политики не запрещено исправление документов прошлых периодов. В некоторых релизах исправление доступно по ссылке «Исправить документ» в меню «Еще».

1. 1
   Откройте исходный документ «Отпуск» и нажмите «Исправить»
2. 2
   Скорректируйте период отпуска или параметры расчета
3. 3
   Проверьте суммы на вкладке «Начислено (подробно)» и средний заработок
4. 4
   Проведите документ-исправление
5. 5
   Сформируйте расчетный листок сотрудника и сравните итог
6. 6
   Проверьте НДФЛ и взносы в отчетах за период перерасчета

Перерасчет через документ «Перерасчеты»

Когда исправить исходный документ нельзя (период закрыт, документ создан в другой информационной базе или изменения накопились), используйте механизм перерасчетов. В 1С:ЗУП это раздел «Зарплата» → «Перерасчеты» (в некоторых версиях — «Сервис» → «Перерасчеты»).

Программа часто регистрирует необходимость перерасчета автоматически: например, если после начисления отпускных в расчетный период введена премия задним числом. В журнале «Перерасчеты» появится строка с сотрудником и видом начисления. Нажмите «Пересчитать» — система доначислит или сторнирует разницу отдельным документом.

Если автоматической регистрации не произошло, добавьте строку вручную: укажите сотрудника, начисление «Оплата основного отпуска» и период. Затем выполните перерасчет. Результат попадет в ближайшее начисление зарплаты либо сформируется отдельным документом — в зависимости от настроек.

Болезнь во время отпуска и отзыв из отпуска

Сотрудник заболел в отпуске

Введите документ «Больничный лист» за период, пересекающийся с отпуском. Программа автоматически зафиксирует пересечение и предложит перерасчет: дни отпуска, пришедшиеся на больничный, сторнируются, взамен начисляется пособие по нетрудоспособности. Далее отпуск либо продлевается, либо переносится — это оформляется новым документом «Отпуск» на неиспользованные дни без повторной выплаты, так как отпускные уже выплачены.

Отзыв из отпуска

Оформите кадровый документ «Отзыв из отпуска» (раздел «Кадры») или исправьте документ «Отпуск», сократив период. Программа сторнирует отпускные за неиспользованные дни и начислит зарплату за отработанное время. Сторнированная сумма уменьшит доход сотрудника — следите, чтобы итоговый НДФЛ пересчитался корректно, а переплата была зачтена при следующей выплате.

Доплата при повышении оклада и учете премий

Если оклады повышены в расчетном периоде или во время отпуска, средний заработок подлежит индексации. В ЗУП проверьте, что повышение оформлено документом «Изменение оплаты труда» или «Кадровый перевод» с корректной датой. Затем откройте документ «Отпуск» через «Исправить» — программа пересчитает средний заработок с учетом коэффициента индексации и доначислит разницу.

Аналогично с премиями: если годовая премия начислена после расчета отпускных, но относится к расчетному периоду, она должна войти в средний заработок. После проведения премии программа зарегистрирует перерасчет в журнале «Перерасчеты» — выполните его, и сотрудник получит доплату к отпускным.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Ошибка в исходном отпуске, период не закрытИсправьте документ «Отпуск» через кнопку «Исправить»

Период закрыт, отчетность сданаИспользуйте документ «Перерасчеты» и подготовьте уточненные 6-НДФЛ и РСВ

Отпуск пересекается с больничнымВведите больничный лист — программа сама предложит перерасчет

Нужно полностью отменить начислениеВведите документ «Сторнирование начислений» (ЗУП) или ручное сторно (Бухгалтерия)

Перерасчет отпускных в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии механизмов автоматического перерасчета меньше. Если отпускные начислены ошибочно, стандартный путь — сторнировать неверный документ и создать новый. Откройте документ «Отпуск» (раздел «Зарплата и кадры»), скопируйте его, исправьте данные и проведите, а исходный документ пометьте на удаление, если период не закрыт.

Если период закрыт, удалять документ нельзя. В этом случае корректировку выполняют документом «Операция, введенная вручную» со сторнирующими проводками по счетам 70, 69 и 68.01, либо переносят расчет в ЗУП. Помните: ручные проводки не формируют записи в регистрах учета НДФЛ автоматически во всех случаях — проверьте движения по регистрам.

Проверка результата перерасчета

После любого перерасчета сверьте три вещи. Во-первых, расчетный листок сотрудника: итоговая сумма к выплате должна отражать доплату или сторно. Во-вторых, отчеты по НДФЛ: справка о доходах сотрудника и регистр налогового учета должны показывать пересчитанный налог. В-третьих, отражение в учете: проводки по счетам 70, 69, 68 должны соответствовать новым суммам.

Полезные отчеты в ЗУП: «Расчетный листок», «Анализ НДФЛ по сотруднику», «Полное сторно начислений и взносов». В Бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость по счету 70 в разрезе сотрудника и «Анализ начислений».

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника

Норма

Видна строка перерасчета/сторно, итог корректен

Тревожный признак

Сумма не изменилась или задвоилась

НДФЛ в отчете по сотруднику

Норма

Налог пересчитан с учетом новой базы

Тревожный признак

НДФЛ остался от старой суммы

Проводки по счету 70

Норма

Есть сторнирующие или доначисляющие записи

Тревожный признак

Проводок нет или они вручную без регистров

Задолженность перед сотрудником

Норма

Совпадает с ожидаемой доплатой/удержанием

Тревожный признак

Висит необъяснимое сальдо

Частые вопросы

Можно ли пересчитать отпускные, если сотрудник уже получил деньги?

Да. Сумма выплаты фиксируется в ведомости, а перерасчет изменяет начисление. Разница либо доплачивается ближайшей выплатой, либо засчитывается в счет будущей зарплаты (при переплате — с соблюдением правил об удержаниях).

Что делать, если кнопка «Исправить» недоступна?

Проверьте, что документ проведен, у вас есть права на исправление документов, а период не заблокирован датой запрета изменения данных. Если исправление невозможно, используйте журнал «Перерасчеты» или документ «Сторнирование начислений».

Нужно ли сдавать уточненный 6-НДФЛ после перерасчета?

Если перерасчет изменил сумму дохода или налога в периоде, по которому расчет уже сдан, — да, подайте уточненный расчет. Если изменение отражено в текущем открытом периоде, достаточно корректных данных в ближайшей отчетности.

Как отменить отпускные полностью, если отпуск не состоялся?

В ЗУП используйте документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата»), указав исходный документ «Отпуск». Программа сформирует сторно начисления, НДФЛ и взносов. В Бухгалтерии — пометьте документ на удаление в открытом периоде или сделайте сторнирующую операцию в закрытом.

Почему после перерасчета не изменилась сумма к выплате?

Чаще всего доначисление попало в следующий расчетный период и отразится при начислении зарплаты. Проверьте документ, в котором зафиксирован перерасчет, и сформируйте расчетный листок за оба периода. Также убедитесь, что документ-исправление проведен.

Влияет ли перерасчет отпускных на средний заработок для будущих отпусков?

Да, скорректированные суммы и дни попадают в базу расчета среднего заработка. Сторнированные отпускные уменьшат учитываемый доход, а доначисления — увеличат. Поэтому важно, чтобы перерасчет был оформлен корректным документом, а не ручной правкой цифр.