Как в 1С оформить отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет

Отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет в 1С:Зарплата и управление персоналом оформляется одним кадровым документом, который одновременно освобождает ставку сотрудника, останавливает начисление зарплаты и назначает пособия. Ошибки на этом этапе приводят к лишним начислениям, неверным данным в отчётах для СФР и расхождениям в штатном расписании.

Документ называется «Отпуск по уходу за ребёнком» и находится в разделе «Кадры». Внутри него задаются период отпуска, дата окончания по достижении ребёнком 3 лет, пособие до 1,5 лет и ежемесячная компенсационная выплата, если она применяется в организации. Ниже разобран полный порядок действий с проверкой результата.

Что нужно подготовить перед оформлением

Перед созданием документа убедитесь, что в программе корректно заполнены исходные данные. Сотрудник должен быть принят на работу, в его карточке — указаны сведения о праве на пособия. Проверьте, что в настройках учётной политики организации включён расчёт пособий за счёт СФР, иначе суммы пособия не посчитаются автоматически.

Понадобятся реквизиты из заявления сотрудника: дата начала отпуска (обычно следующий день после окончания отпуска по беременности и родам), дата рождения ребёнка и его очерёдность. Если отпуск оформляет не мать, а отец, бабушка или другой родственник, убедитесь, что в карточке сотрудника заполнены данные о членах семьи — оттуда подтянутся сведения о ребёнке.

Создание документа «Отпуск по уходу за ребёнком»

Откройте раздел «Кадры» и выберите «Отпуска по уходу за ребёнком» (в некоторых релизах — «Все отсутствия сотрудников» с последующим выбором вида документа). Нажмите «Создать», укажите организацию и сотрудника.

Заполните дату начала отпуска и дату окончания. Дата окончания — это день, предшествующий дню исполнения ребёнку 3 лет, либо дата, указанная в заявлении, если сотрудник планирует выйти раньше. Программа может подставить дату автоматически, если введена дата рождения ребёнка, но всегда сверяйте её с заявлением.

На вкладке с пособиями установите флажок «Выплачивать пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет» и укажите дату окончания выплаты. Если организация выплачивает компенсацию до 3 лет, отметьте соответствующий пункт. Сохраните и проведите документ.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Отпуска по уходу за ребёнком» и создайте документ
2. 2
   Укажите сотрудника, дату начала и дату окончания отпуска по заявлению
3. 3
   Включите пособие до 1,5 лет и при необходимости компенсацию до 3 лет
4. 4
   Проверьте вкладку «Начисления» — действующие начисления должны быть прекращены
5. 5
   Проведите документ и сформируйте приказ по кнопке печати

Настройка пособий и начислений

В документе есть блок, где перечислены текущие плановые начисления сотрудника. По умолчанию программа прекращает их действие на период отпуска — это правильное поведение, его не нужно менять. Если сотруднику положены начисления, которые должны сохраняться во время отпуска (например, разовые выплаты, не привязанные к отработанному времени), настройте это отдельно, чтобы не получить двойные начисления.

Размер пособия до 1,5 лет программа рассчитывает по среднему заработку за два предыдущих календарных года. Если сотрудник работает в организации недавно, внесите справку о заработке с предыдущего места работы через документ «Справка о заработке для расчёта пособий», иначе пособие будет занижено.

Отпуск с неполным рабочим днём

Сотрудник вправе работать на условиях неполного рабочего времени, сохраняя пособие до 1,5 лет. В этом случае в документе отпуска установите признак работы на условиях неполного рабочего времени и создайте приказ на изменение графика работы. Начисление зарплаты будет идти пропорционально отработанному времени, а пособие сохранится полностью.

Как отпуск отражается в табеле и штатном расписании

После проведения документа сотрудник автоматически исключается из расчёта зарплаты: в табеле проставляется условное обозначение отпуска по уходу за ребёнком, а плановые начисления не рассчитываются. Проверьте это, сформировав табель за первый месяц отпуска.

В штатном расписании ставка считается занятой, но сотрудник отображается как находящийся в отпуске. Если нужно принять замещающего работника, оформляйте приём на временную ставку или совмещение — программа корректно учтёт перекрытие, если настроен контроль штатного расписания.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель за месяц начала отпуска

Норма

Дни отпуска отмечены кодом отпуска по уходу, зарплата не начисляется

Тревожный признак

Сотруднику продолжают начисляться оклад или премии

Расчётный листок

Норма

Есть только пособие до 1,5 лет (и компенсация, если включена)

Тревожный признак

Присутствуют плановые начисления по окладу

Штатное расписание

Норма

Ставка занята, сотрудник помечен как находящийся в отпуске

Тревожный признак

Ставка выглядит вакантной или дублируется

Прерывание отпуска и досрочный выход

Если сотрудник выходит на работу раньше окончания отпуска, оформите документ «Возврат из отпуска по уходу за ребёнком» (в ряде релизов — «Изменение отпуска по уходу за ребёнком» или кадровый перевод с возвратом). Укажите дату выхода и восстановите плановые начисления — программа предложит вернуть те, что действовали до отпуска.

Пособие до 1,5 лет при полном выходе на работу прекращается. Если выход оформляется на неполный день, пособие сохраняется — отразите это в документе возврата, установив соответствующий режим работы.

Отчётность и передача данных в СФР

Сведения об отпуске по уходу за ребёнком передаются в Социальный фонд России через формы персонифицированной отчётности. В 1С:ЗУП данные формируются автоматически на основании проведённого документа — достаточно проверить, что отпуск попал в соответствующий отчёт за период.

Перед отправкой сверьте даты отпуска и суммы пособия в отчёте с данными документа. Если обнаружили расхождение после сдачи, исправляйте исходный документ и формируйте корректирующий отчёт, а не правьте данные вручную в форме.

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск до 3 лет на отца или бабушку?

Да, право на отпуск имеет любой родственник, фактически ухаживающий за ребёнком. В 1С документ создаётся на этого сотрудника так же, как на мать, — важно только заполнить сведения о ребёнке в его карточке.

Что делать, если сотрудница уходит в отпуск по уходу сразу после больничного по беременности?

Дата начала отпуска должна быть следующим днём после окончания больничного. Проверьте дату окончания в документе «Больничный лист» и поставьте начало отпуска без разрыва и без наложения.

Как сохранить пособие до 1,5 лет при выходе на работу?

Оформите работу на условиях неполного рабочего времени: установите соответствующий признак в документе отпуска или возврата и измените график работы. При полной ставке пособие прекращается.

Почему пособие рассчиталось меньше ожидаемого?

Чаще всего не внесён заработок с предыдущих мест работы за расчётные два года. Добавьте документ «Справка о заработке для расчёта пособий» и пересчитайте.

Нужно ли оформлять отдельный документ при исполнении ребёнку 3 лет?

Нет, если дата окончания в документе указана верно — отпуск завершится автоматически, а плановые начисления возобновятся со следующего дня. Отдельный документ нужен только при досрочном выходе.