Другое · 11 мин
Как в 1С сделать начисление зарплаты по сотрудникам
Как сделать начисление зарплаты сотрудникам в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: подготовка данных, проведение документа, проверка НДФЛ, взносов и расчётного листка.
Начисление зарплаты — итоговая операция расчётного месяца: программа собирает отработанное время, оклады, надбавки, удержания и формирует суммы к выплате, НДФЛ и страховые взносы. В типовых конфигурациях 1С (1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и 1С:Бухгалтерия 8) для этого служит документ «Начисление зарплаты и взносов», который можно заполнить автоматически по списку сотрудников.
Качество расчёта напрямую зависит от того, что введено в программу до начисления: приёмы на работу, кадровые переводы, отпуска, больничные, командировки, увольнения. Если эти документы не проведены или введены с ошибками, документ начисления посчитает неверно, и ошибку придётся искать по цепочке.
Ниже разобран полный цикл: подготовка данных, создание и заполнение документа, проверка НДФЛ и взносов, типовые ошибки и способы контроля результата. Инструкция ориентирована на ЗУП 3.1, но логика в 1С:Бухгалтерии 8.3 аналогична — отличаются в основном названия разделов меню.
Подготовка: что должно быть введено до начисления
Документ начисления не считает зарплату «с нуля» — он использует данные, накопленные за месяц. Поэтому первый шаг — проверить полноту кадровых и расчётных документов. Все приёмы, переводы и увольнения должны быть проведены, у каждого сотрудника назначено плановое начисление (оклад, тарифная ставка, надбавки).
Второй блок — отклонения от графика. Отпуска, больничные, командировки, прогулы, отпуска без сохранения должны быть оформлены своими документами до начисления зарплаты. Если больничный ввести после расчёта, программа при следующем начислении сделает перерасчёт, и ведомости разойдутся с уже выплаченными суммами.
Третий блок — разовые начисления и удержания: премии, материальная помощь, алименты, займы. Их можно ввести как отдельными документами, так и вручную в самом документе начисления, но отдельные документы удобнее для аналитики и отчётности.
Что проверить перед расчётом
Все приёмы, переводы, увольнения проведены в расчётном месяце
Сотрудник работает, но приём не проведён — в начисление он не попадёт
Отпуска и больничные введены своими документами
Отсутствие не оформлено — программа посчитает полный оклад
У каждого сотрудника есть оклад или тариф в кадровом документе
Начисление не назначено — строка заполнится с нулевой суммой
Создание документа «Начисление зарплаты и взносов»
В 1С:ЗУП 3.1 откройте раздел «Зарплата» и выберите «Начисление зарплаты и взносов». Создайте новый документ кнопкой «Создать». В шапке укажите организацию, месяц начисления и дату документа — как правило, последний день расчётного месяца. Если зарплата считается по подразделениям отдельно, заполните поле «Подразделение».
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → кнопка «Создать» → «Начисление зарплаты». Состав реквизитов проще: организация, месяц, подразделение.
Дата документа влияет на отражение в учёте: НДФЛ исчисляется на дату фактического получения дохода, а взносы — по месяцу начисления. Ставить дату, выходящую за пределы расчётного месяца, не следует без необходимости.
Автоматическое заполнение и ручная корректировка
Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников, принятых на дату документа, и рассчитает для каждого начисления по отработанному времени, НДФЛ с учётом вычетов и страховые взносы. Если нужно начислить зарплату одному сотруднику или небольшой группе, используйте кнопку «Подбор» или «Добавить» и укажите людей вручную.
После заполнения табличную часть можно корректировать: добавить разовую премию, изменить количество отработанных дней, ввести удержание. Однако ручные правки сумм, рассчитанных автоматически, — рискованная практика: при следующем перерасчёте программа может «затереть» ваши значения. Корректнее исправлять исходные данные (график, кадровый документ, отсутствие), а не итоговую цифру.
- 1Проверьте, что все кадровые документы и отсутствия за месяц проведены
- 2Откройте «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов» и создайте документ
- 3Укажите организацию, месяц начисления и дату (последний день месяца)
- 4Нажмите «Заполнить» и дождитесь расчёта начислений, НДФЛ и взносов
- 5Проверьте итоги по сотрудникам, при необходимости добавьте разовые начисления
- 6Проведите документ и сверьте результат с расчётными листками
Проверка НДФЛ и страховых взносов
НДФЛ в документе отображается на отдельной вкладке и считается нарастающим итогом с начала года с учётом вычетов (на детей, стандартных, имущественных — при наличии заявлений). Если сумма налога по сотруднику выглядит неожиданно большой или нулевой, проверьте: применён ли вычет, нет ли двойного зачёта вычета, корректно ли указан статус налогового резидентства в карточке сотрудника.
Страховые взносы рассчитываются на вкладке «Взносы» по видам: пенсионное, медицинское, социальное страхование и взносы на травматизм. Тарифы программа берёт из учётной политики организации и сведений о льготах. Если сотрудник — инвалид или организация применяет пониженный тариф, убедитесь, что это отражено в настройках до расчёта.
Быстрый способ контроля — отчёт «Расчётный листок» (в ЗУП: «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок»). Он показывает состав начислений, удержаний и итог к выплате по каждому сотруднику, и именно его удобно сверять с ожиданиями.
Проведение, отражение в бухучёте и выплата
После проверки нажмите «Провести». Документ сделает движения по регистрам расчёта, НДФЛ и взносов. В ЗУП для передачи данных в бухгалтерскую программу дополнительно создаётся документ «Отражение зарплаты в бухучёте» (раздел «Зарплата»), который формирует проводки по счетам 70, 68, 69 в корреспонденции со счетами затрат.
В 1С:Бухгалтерии проводки формируются самим документом начисления. Способ отражения затрат настраивается в карточке сотрудника или подразделения — проверьте, что зарплата производственных рабочих и администрации попадает на правильные счета (20, 25, 26, 44).
Выплата оформляется отдельными ведомостями: «Ведомость в банк» (на зарплатные карты), «Ведомость в кассу» или «Ведомость на счета». Ведомость заполняется по кнопке «Заполнить» и подтягивает долг перед сотрудниками за вычетом НДФЛ. После выплаты регистрируют перечисление НДФЛ и взносов.
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — сотрудник не попал в начисление. Причины: приём на работу не проведён, дата приёма позже месяца начисления, сотрудник оформлен в другую организацию или подразделение, указанное в документе. Проверьте кадровый документ и реквизиты шапки.
Вторая группа ошибок — неверные суммы из-за отсутствий, введённых «задним числом» после расчёта. В ЗУП такие ситуации отслеживаются механизмом перерасчётов: программа сама предложит доначислить или сторнировать суммы в следующем периоде. Не игнорируйте эти предложения — иначе расчётные листки и ведомости разойдутся.
Третья группа — ошибки НДФЛ: неправильный статус резидента, дублирование вычетов, доходы, введённые вручную без кода дохода. Для диагностики используйте отчёт «Анализ НДФЛ» и регистр налогового учёта по сотруднику.
Особые сценарии: аванс, увольнение, неполный месяц
Начисление за первую половину месяца (аванс)
Аванс оформляется документом «Начисление за первую половину месяца» (раздел «Зарплата»). Программа рассчитает сумму пропорционально отработанному времени с 1 по 15 число или по фиксированному проценту — в зависимости от настроек. НДФЛ с аванса при расчёте не исчисляется, налог появится при окончательном расчёте за месяц.
Расчёт при увольнении
При увольнении отдельный документ начисления создавать не нужно: документ «Увольнение» сам рассчитывает компенсацию отпуска, оклад за отработанные дни, НДФЛ и взносы. Если сотрудник увольняется в конце месяца, можно рассчитать его в общем документе начисления, а компенсацию отпуска — в документе увольнения.
Неполный отработанный месяц
Если сотрудник принят или уволен в середине месяца либо часть месяца отсутствовал, программа пересчитает оклад пропорционально отработанным дням по производственному календарю и графику сотрудника. Убедитесь, что график работы заполнен и соответствует реальному режиму — от него зависит норма времени.
Как выбрать действие
Как проверить итоговый результат
После проведения сформируйте свод начислений (в ЗУП: «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Свод начислений, удержаний и выплат»). Сравните итог с прошлым месяцем: резкие отклонения без кадровых причин — повод искать ошибку. Затем выборочно откройте расчётные листки нескольких сотрудников с разными ситуациями: с отпуском, с больничным, с вычетами на детей.
Финальный контроль — сверка задолженности. Отчёт «Задолженность по зарплате» должен показать долг на конец месяца, равный начисленному к выплате. Если долг «висит» по сотрудникам, которым всё выплачено, проверьте, оформлены ли выплаты ведомостями и проведены ли они.
Что важно запомнить
Начисление зарплаты в 1С делается документом «Начисление зарплаты и взносов» с автоматическим заполнением. Качество результата определяется полнотой кадровых документов и отсутствий, введённых до расчёта. Контролируйте итог через расчётные листки и свод начислений, а выплату оформляйте только ведомостями.
Частые вопросы
Почему сотрудник не попадает в документ начисления?
Чаще всего приём на работу не проведён или датирован более поздним числом, чем месяц начисления. Также проверьте организацию и подразделение в шапке документа — если сотрудник оформлен в другое подразделение, а в документе задан отбор, он не заполнится. Реже причина в том, что сотрудник уже уволен до начала расчётного месяца.
Можно ли изменить сумму начисления вручную?
Технически да — ячейки табличной части редактируются. Но делать это стоит только для разовых начислений (премий, доплат). Править рассчитанные программой оклад и НДФЛ не рекомендуется: при перерасчёте значения будут перезаписаны, а в учёте появятся расхождения. Корректный путь — исправить исходные данные: график, кадровый документ, отсутствие.
Как начислить зарплату, если сотрудник был в отпуске весь месяц?
Ничего дополнительно делать не нужно: если отпуск оформлен документом «Отпуск», при заполнении начисления оклад за этот период не рассчитается, а отпускные уже начислены документом отпуска. В расчётном листке сотрудника отразятся только отпускные и НДФЛ с них.
Чем отличается начисление в ЗУП от начисления в 1С:Бухгалтерии?
Логика одинаковая, но ЗУП даёт более детальный кадровый учёт: графики работы, виды отсутствий, перерасчёты, сложные виды начислений. В Бухгалтерии расчёт упрощён и подходит для небольших организаций со стабильными окладами. Если в штате есть сменные графики, частые отпуска и больничные, удобнее вести расчёт в ЗУП с выгрузкой проводок в Бухгалтерию.
Что делать, если после начисления обнаружилась ошибка в прошлом месяце?
Не исправляйте прошлый документ, если по нему уже сдана отчётность и сделаны выплаты. Введите корректные данные (например, больничный) текущей датой — программа выполнит перерасчёт в текущем периоде и доначислит или сторнирует разницу. Если отчётность ещё не сдана и период не закрыт, можно перепровести исправленный документ начисления.
Как проверить, правильно ли рассчитан НДФЛ?
Сформируйте по сотруднику отчёт «Расчётный листок» или «Анализ НДФЛ»: налог должен составлять 13% (или иную применимую ставку) от облагаемой базы за вычетом вычетов, нарастающим итогом с начала года. Если сумма не сходится, проверьте статус резидента, заявления на вычеты и доходы, введённые вручную без кода дохода.