Другое · 11 мин
Как в 1С сделать график работы сотрудников
Как создать и настроить график работы сотрудников в 1С:ЗУП: пятидневка, сменные графики, сутки через трое, заполнение производственного календаря и проверка расчёта.
График работы в 1С — это не просто справочная информация, а основа для расчёта зарплаты, учёта рабочего времени и формирования табеля. От того, насколько корректно настроен график, зависят начисления за ночные часы, работу в праздники, норму времени при неполном рабочем дне и оплату переработок. Ошибка в графике почти всегда приводит к ошибкам в расчётах, которые обнаруживаются только при проверке или жалобе сотрудника.
В типовых конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) графики создаются в справочнике «Графики работы сотрудников» и привязываются к сотрудникам через кадровые документы — приём на работу или кадровый перевод. В «1С:Бухгалтерии» возможности ограничены: там обычно используется производственный календарь и стандартные графики без гибкой настройки смен.
Ниже разобраны основные сценарии: создание пятидневки, сменного графика, графика «сутки через трое», настройка суммированного учёта времени и проверка корректности заполнения. Инструкции ориентированы на ЗУП 3.1 — самую распространённую конфигурацию для кадрового учёта.
Где в 1С находятся графики и что нужно подготовить
Справочник графиков расположен в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников» (в некоторых релизах — «Настройка» → «Реквизиты и справочники» → «Графики работы»). Чтобы раздел был доступен, в настройках функциональности должны быть включены кадровый учёт и расчёт зарплаты, а у пользователя — права на настройку учёта рабочего времени.
Перед созданием графика проверьте производственный календарь: раздел «Настройка» → «Производственные календари». Графики с привязкой к пятидневной неделе наследуют переносы праздничных дней именно из него. Если календарь не заполнен на нужный год, норма времени в графиках посчитается неверно. Календарь можно заполнить автоматически кнопкой «Заполнить по умолчанию» и затем вручную скорректировать переносы выходных.
Создание стандартного графика «пятидневка»
Стандартная пятидневная неделя — базовый вариант, который подходит большинству офисных сотрудников. В списке графиков нажмите «Создать», укажите наименование (например, «Пятидневка 40 часов») и откройте ссылку «Изменить свойства графика».
В форме настройки выберите способ заполнения «По дням недели» и задайте время работы: обычно с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед. Перерывы добавляются отдельной строкой с видом времени «Перерыв» — они не включаются в рабочее время. Установите дату отсчёта и проверьте, что в таблице «Расписание работы» корректно отражены рабочие и выходные дни.
- 1Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать»
- 2Укажите наименование и откройте «Изменить свойства графика»
- 3Выберите способ заполнения «По дням недели», задайте часы работы и перерыв
- 4Сохраните настройку и заполните график на нужный год кнопкой «Заполнить»
- 5Назначьте график сотруднику через приём на работу или кадровый перевод
- 6Проверьте норму времени в отчёте «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»
После сохранения свойств вернитесь в карточку графика и нажмите «Заполнить» — программа развернёт шаблон на календарный год. Без этого шага график существует, но не содержит данных, и расчёт по нему будет невозможен.
Сменные графики: двухсменный режим и скользящие выходные
Для производств с работой в две или три смены используется способ заполнения «По циклам произвольной длины». Здесь задаётся повторяющаяся последовательность: например, два дня в первую смену, два дня во вторую, два выходных. Каждый день цикла привязывается к расписанию с конкретным временем начала и окончания.
Ночные часы программа определяет автоматически по времени смены: интервал с 22:00 до 6:00 помечается как ночное время и оплачивается с повышенной ставкой. Убедитесь, что в настройках расчёта зарплаты задан процент доплаты за работу ночью — по законодательству он не может быть ниже установленного минимума, конкретный размер обычно закрепляется в локальных актах организации.
Для скользящих выходных («два через два», «три через три») дата отсчёта критична: именно от неё программа начнёт раскручивать цикл. Если выходные сотрудника не совпадают с фактическими, первым делом проверяйте дату отсчёта в свойствах графика.
График «сутки через трое» и суммированный учёт
График «сутки через трое» настраивается как цикл длиной четыре дня: первый день — рабочая смена (обычно 24 часа с учётом перерывов или 22 часа рабочего времени, если по условиям труда предусмотрены перерывы на сон и приём пищи), следующие три — выходные. Время работы разбивается на две строки через полночь, ночные часы выделяются автоматически.
При таком режиме норма времени по производственному календарю практически никогда не совпадает с фактически запланированными часами, поэтому применяется суммированный учёт рабочего времени. В настройках графика установите флажок «Суммированный учёт рабочего времени» и укажите учётный период — месяц, квартал или год.
Норму для расчёта оклада при суммированном учёте программа берёт из графика сотрудника либо из производственного календаря — это настраивается в параметрах расчёта зарплаты. Выбор влияет на размер часовой ставки: при одинаковом окладе стоимость часа в «короткие» месяцы будет различаться в зависимости от выбранного варианта, и это нужно учитывать при объяснении расчётов сотрудникам.
Назначение графика сотрудникам и его изменение
Сам по себе созданный график ни на что не влияет — его нужно назначить конкретным сотрудникам. При приёме на работу график указывается прямо в документе «Приём на работу» на вкладке с условиями труда. Для уже работающих сотрудников используется «Кадровый перевод» (или «Кадровый перевод списком» для группы), где меняется только поле «График работы».
Для массовой смены графиков, например при переводе подразделения на новый режим, удобен документ «Изменение графика работы списком сотрудников» (раздел «Кадры»). Он позволяет установить новый график группе сотрудников с одной даты, не создавая отдельный перевод на каждого.
Проверка корректности настройки
После настройки обязательно сверьте результат до расчёта зарплаты. Основной инструмент — отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» в разделе «Отчёты, справки». Сформируйте его по сотруднику за полный месяц: количество рабочих дней, часов и выходных должно совпадать с ожидаемым режимом.
Дополнительно проверьте отчёт «Норма времени» или данные в карточке графика: сумма часов за год по пятидневке должна совпадать с производственным календарём. Для сменных графиков ориентир — плановый баланс рабочего времени, утверждённый в организации на учётный период.
Как проверить результат
Рабочие дни, выходные и часы совпадают с утверждённым режимом
Выходные смещены, часы не сходятся с расписанием
Совпадает с производственным календарём или плановым балансом
Норма нулевая или заметно отличается без причины
Выделены отдельно для смен, попадающих в интервал 22:00–6:00
Ночные часы отсутствуют при ночных сменах
Оклад начислен пропорционально отработанным дням по графику
Начисление не соответствует отработанному времени
Особые ситуации: индивидуальные графики и отклонения
Если сотруднику на один месяц установлен особый режим, отличающийся от основного графика, не нужно менять основной график и возвращать его обратно. Используйте документ «Индивидуальный график» (раздел «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от релиза): он переопределяет норму времени только на указанный месяц, после чего расчёт автоматически возвращается к основному графику.
Разовые отклонения — отпуска, больничные, командировки — в график не вносятся вообще. Они регистрируются отдельными документами и вытесняют рабочее время при расчёте. Попытка «подправить» график под отпуск сотрудника — распространённая ошибка, которая ломает норму времени для всех, кто работает по этому графику.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Почему при расчёте зарплаты норма времени равна нулю?
Чаще всего график создан, но не заполнен на текущий год: откройте карточку графика и нажмите «Заполнить». Вторая причина — график не назначен сотруднику в кадровом документе, тогда расчёт идёт по пустым данным. Проверьте также, что производственный календарь заполнен на нужный год.
Как настроить работу в праздничные дни по сменному графику?
Для сменных графиков работа в праздник — это обычная смена по циклу, ничего дополнительно в график вносить не нужно. Программа сама определит часы, пришедшиеся на праздничную дату по производственному календарю, и начислит повышенную оплату, если в настройках расчёта включена соответствующая доплата.
Можно ли задать разное время обеда в разные дни недели?
Да, в расписании работы каждый день цикла или недели настраивается независимо: для каждого дня добавляются свои строки рабочего времени и перерывов. Ограничение — внутри одного дня должна соблюдаться хронология, перерывы не должны пересекаться с рабочими интервалами.
Что делать, если сотрудник работает по совместительству на 0,5 ставки?
Создайте отдельный график с сокращённым временем — например, пятидневка по 4 часа в день — и назначьте его именно на место работы по совместительству. Использовать основной полный график нельзя: программа посчитает недоработку и уменьшит начисления некорректно.
Как исправить график, если ошибка обнаружилась после расчёта зарплаты?
За уже рассчитанные периоды график не редактируют: создайте исправленный вариант и назначьте его документом с текущей даты, а ошибки прошлых периодов исправляйте корректировочными документами или перерасчётом в текущем месяце. Если период ещё не закрыт и отчётность не сдана, допустимо исправить график и пересчитать начисления.
Нужен ли отдельный график для каждого сотрудника?
Нет, один график назначается любому числу сотрудников с одинаковым режимом. Отдельный график создаётся только тогда, когда отличается сам режим: другое время смен, иной цикл выходных, другая дата отсчёта. Для разовых отклонений используются индивидуальные графики и документы отсутствий.
Что важно запомнить
График создаётся в справочнике «Графики работы сотрудников», заполняется на год и назначается кадровым документом. Смены через полночь разбивайте на две строки, при неровной норме включайте суммированный учёт. Не редактируйте график задним числом и всегда проверяйте результат табелем Т-13 до расчёта зарплаты.