Другое · 10 мин
Как в 1С сделать график работы на следующий год
Как создать и заполнить график работы сотрудников на следующий год в 1С:ЗУП: настройка шаблона, заполнение календаря, проверка нормы часов и типичные ошибки.
График работы в 1С:ЗУП — это не просто справочник, а основа для расчёта зарплаты, табеля учёта рабочего времени и нормы часов. Если график на следующий год не заполнен, программа не сможет корректно рассчитать оклад за первый месяц, пособия и отпускные, а отчёты по рабочему времени покажут нули или ошибки.
Переход на новый год в 1С не происходит автоматически: графики нужно либо заполнить заново, либо перезаполнить существующие. Хорошая новость в том, что для типовых графиков (пятидневка, сменные графики) это занимает несколько минут, если понимать логику программы.
Ниже разобран порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 — наиболее распространённой конфигурации. Логика в других решениях (1С:КАМИН, 1С:УПП) схожа, отличаются только названия разделов меню.
Где в 1С хранятся графики работы и за что они отвечают
Графики работы сотрудников находятся в разделе Настройка → Графики работы сотрудников. Это справочник, каждый элемент которого описывает режим работы: длительность рабочего дня, чередование рабочих и выходных дней, учёт праздников, сокращённые предпраздничные дни.
График привязывается к сотруднику через кадровые документы: приём на работу, кадровый перевод, изменение графика работы. Один график может использоваться для целого подразделения — например, «Пятидневка 40 часов» для офиса и «2/2 по 12 часов» для склада.
На основании графика программа рассчитывает норму времени для оплаты по окладу, определяет отклонения при заполнении табеля и формирует отчёты «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» и «Норма времени». Поэтому ошибка в графике распространяется на всех привязанных сотрудников.
Подготовка: что проверить перед заполнением графика на новый год
Перед заполнением убедитесь, что в программе обновлён производственный календарь. Графики в 1С опираются на него при переносе выходных и учёте праздничных дней. Откройте Настройка → Производственные календари и проверьте, что календарь на следующий год заполнен: праздничные дни отмечены, переносы выходных учтены.
Если производственный календарь не заполнен, график заполнится без учёта праздников, и норма времени окажется завышенной. Обновить календарь можно автоматически через сервис обновления данных классификаторов (при подключённом интернет-поддержке) либо вручную по официально утверждённому календарю.
Также проверьте список действующих графиков: возможно, часть из них устарела, а часть сотрудников переведена на новые режимы в конце текущего года. Заполнять на новый год нужно только те графики, которые реально будут использоваться.
Как заполнить существующий график на следующий год
Самая частая задача — продлить уже работающий график. Откройте Настройка → Графики работы сотрудников, выберите нужный график и нажмите кнопку «Изменить свойства графика» (в некоторых версиях — «Настройка графика»).
В форме настройки задан шаблон заполнения: способ чередования дней, длительность смен, учёт праздников. Нажмите «Заполнить» — программа автоматически проставит рабочие и выходные дни по шаблону, включая следующий год, если он ещё не заполнен. Проверьте дату, по которую выполнено заполнение: она должна охватывать весь следующий год.
Для пятидневки программа при заполнении опирается на производственный календарь: суббота и воскресенье становятся выходными, праздники — нерабочими, предпраздничные дни сокращаются на час, если включена соответствующая настройка.
- 1Откройте Настройка → Графики работы сотрудников
- 2Выберите нужный график и нажмите «Изменить свойства графика»
- 3Убедитесь, что шаблон заполнения соответствует реальному режиму работы
- 4Нажмите «Заполнить» и проверьте дату окончания заполнения — должен быть заполнен весь следующий год
- 5Проверьте норму часов по месяцам на вкладке заполнения
- 6Нажмите «Записать и закрыть»
Как создать новый график работы с нуля
Если в следующем году вводится новый режим работы — например, сменный график или гибкая неделя — создайте новый элемент справочника. Нажмите «Создать» в списке графиков, задайте понятное название (например, «Сменный 2/2 по 11 часов») и перейдите к настройке свойств.
Настройка шаблона заполнения
В форме настройки выберите способ заполнения: «По дням недели» — для пятидневки и шестидневки, «По циклам произвольной длины» — для сменных графиков вида 2/2, сутки через трое и т.п. Для сменного графика задайте расписание: последовательность рабочих и выходных дней с указанием времени начала и окончания каждой смены.
Укажите дату отсчёта цикла — день, с которого начинается первый рабочий день шаблона. От неё зависит, как лягут смены на календарь. Ошибка в дате отсчёта — частая причина «съехавших» смен.
Учёт праздников и неполного времени
Установите флажок «Учитывать праздничные дни», если работа в праздники не планируется или оплачивается особо. Для графиков неполного рабочего времени (например, 0,5 ставки) создайте отдельный график с сокращённой длительностью дня — не пытайтесь отразить это через один общий график.
Проверка результата: норма часов и табель
После заполнения откройте график и сверьте норму времени по месяцам с производственным календарём. Для стандартной 40-часовой пятидневки годовая норма должна совпадать с официальными данными, а январь традиционно содержит заметно меньше рабочих часов из-за новогодних праздников.
Дополнительно сформируйте отчёт «Норма времени» (раздел Зарплата → Отчёты по зарплате) за январь следующего года: если норма заполнена и выглядит правдоподобно, график работает корректно. Проверьте также, что у всех действующих сотрудников в кадровых данных указан актуальный график — это видно в отчёте «Штатная расстановка» или в карточке сотрудника.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём, учтены праздники
Норма равна полному месяцу без учёта новогодних праздников
Сокращены на 1 час при включённой настройке
Полные 8 часов в день перед праздником
Смены чередуются по циклу без разрывов
Пропущенные дни или сдвиг цикла после праздников
У всех сотрудников указан действующий график
Пустое поле графика в кадровых данных
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая проблема — заполнение графика до обновления производственного календаря. В этом случае праздники не учитываются, и норму приходится пересчитывать. Вторая по частоте ошибка — неверная дата отсчёта в сменном графике, из-за чего весь цикл смещается.
Ещё одна ошибка — редактирование графика «задним числом» после того, как зарплата за период уже рассчитана. Изменение графика за прошлые месяцы меняет норму времени и может потребовать пересчёта начислений. Перед изменением старого графика сделайте резервную копию базы и оцените, какие документы будут затронуты.
Частные сценарии и ограничения
Сменные графики с работой в праздники
Если по графику смена выпадает на праздничный день, программа учтёт это при расчёте доплаты за работу в праздники — при условии, что праздник отмечен в производственном календаре. Сам график при этом заполняется по циклу без остановки на праздники.
Суммированный учёт рабочего времени
Для сотрудников с суммированным учётом норма определяется по графику, указанному как «график нормы» в настройках. Проверьте, что этот график тоже заполнен на следующий год, иначе расчёт сверхурочных будет невозможен.
Обновление конфигурации
Расположение кнопок и названия команд могут немного отличаться между релизами 1С:ЗУП. Если описанной кнопки нет, откройте форму графика и ищите команды «Заполнить», «Настройка» или «Изменить свойства» в меню «Ещё».
Удобно заполнять графики на новый год в декабре, но после публикации официального производственного календаря и переносов выходных. Если переносы утверждают позже, график пятидневки достаточно перезаполнить — шаблон менять не нужно.
FAQ
Нужно ли каждый год создавать новый график работы?
Нет. График в 1С — многоразовый объект: достаточно перезаполнить существующий на новый период. Новый элемент создают только при смене режима работы.
График заполнен, но зарплата за январь считается неверно. Что проверить?
Сначала производственный календарь: если он не обновлён, норма часов неверна. Затем — какой график указан у сотрудника в кадровых документах на дату расчёта: возможно, действует старый или пустой график.
Как заполнить график для сотрудника на 0,5 ставки?
Создайте отдельный график с сокращённой длительностью рабочего дня (например, 4 часа вместо 8) и привяжите его к сотруднику кадровым документом. Использовать общий 40-часовой график нельзя — норма времени будет завышена.
Что делать, если переносы выходных утвердили после заполнения графика?
Обновите производственный календарь, затем откройте график и нажмите «Заполнить» повторно. Шаблон менять не нужно — программа пересчитает дни по новому календарю.
Влияет ли график работы на расчёт отпускных и больничных?
Косвенно — да. График определяет рабочие дни и норму времени, от которых зависят средний заработок и оплата отклонений. Некорректный график искажает эти расчёты, поэтому его проверяют до начала расчётного года.
Что важно запомнить
Сначала обновите производственный календарь, затем перезаполните существующие графики или создайте новые с корректным шаблоном и датой отсчёта. Проверьте норму часов по месяцам и привязку графиков к сотрудникам — от этого зависят расчёт зарплаты и табель на весь следующий год.