Другое · 10 мин
Как в 1С сделать электронную трудовую книжку
Как настроить и вести электронную трудовую книжку в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройки, кадровые мероприятия, отчёт СЗВ-ТД, типичные ошибки и проверка данных.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это сведения о трудовой деятельности работника, которые работодатель передаёт в ПФР (ныне СФР) в форме отчёта СЗВ-ТД. В программах 1С ведение ЭТК реализовано через кадровые документы и регламентированную отчётность: приём, перевод, увольнение и другие кадровые события автоматически формируют сведения для отправки в фонд.
Основная работа ведётся в конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия» (для небольших организаций). Важно понимать: в 1С не создаётся отдельный «документ ЭТК» — программа собирает электронную трудовую книжку из кадровых приказов и передаёт их в СФР отчётом СЗВ-ТД по установленным срокам.
Ниже разобраны настройка программы, оформление кадровых мероприятий, формирование и отправка СЗВ-ТД, исправление ошибок и контроль данных. Инструкция ориентирована на актуальные релизы 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерии 3.0; названия пунктов меню в вашей версии могут незначительно отличаться.
Что такое ЭТК и как она связана с 1С
С переходом на электронные трудовые книжки работодатель обязан передавать в ПФР (с 2023 года — Социальный фонд России, СФР) сведения о трудовой деятельности: приём на работу, переводы, увольнения, переименование организации, установление второй профессии и другие события. Эти сведения формируют электронную трудовую книжку работника, которую он может посмотреть на Госуслугах.
В 1С нет отдельного объекта «электронная трудовая книжка». Программа хранит кадровую историю сотрудника в документах «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение» и регистрах сведений. На их основе формируется отчёт СЗВ-ТД, который и является транспортом для передачи данных в фонд. Поэтому качество ЭТК напрямую зависит от корректности кадрового учёта в базе.
Подготовка программы: настройка учёта ЭТК
Перед началом работы убедитесь, что программа обновлена до актуального релиза — формы и форматы отчётности регулярно меняются, и старая версия может формировать СЗВ-ТД по устаревшему формату, который фонд не примет. Обновление выполняется через раздел «Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы» или через сервис обновления конфигураций.
Проверьте, что в учётной политике организации указаны корректные регистрационные данные: ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР. Ошибка в регистрационном номере — одна из самых частых причин отказа в приёме отчёта. Эти данные задаются в карточке организации (раздел «Главное → Реквизиты организации» или «Настройка → Организации» в зависимости от конфигурации).
Для отправки отчётности напрямую из программы подключите сервис «1С-Отчётность» (раздел «Отчёты, справки → 1С-Отчётность»). Потребуется действующая электронная подпись руководителя или уполномоченного лица. Если подписи нет, отчёт можно выгрузить в файл и отправить через личный кабинет СФР или оператора ЭДО.
Оформление кадровых мероприятий для ЭТК
Каждое кадровое событие, подлежащее отражению в ЭТК, оформляется стандартным документом. В 1С:ЗУП 3.1 это документы раздела «Кадры»: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». В 1С:Бухгалтерии — аналогичные документы в разделе «Зарплата и кадры → Кадровые документы».
Приём на работу
Создайте документ «Приём на работу», заполните дату приёма, должность, подразделение и условия труда. Обратите внимание на поле «Трудовая функция» — оно используется при формировании сведений для СЗВ-ТД. Дата приёма в документе должна совпадать с датой в трудовом договоре: расхождение приведёт к ошибкам при сверке в фонде.
Кадровые переводы
Перевод на другую должность или в другое подразделение оформляется документом «Кадровый перевод». Для ЭТК значимы переводы на другую должность (трудовую функцию) и в другое структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре. Технические изменения условий оплаты без смены функции в ЭТК не отражаются.
Увольнение
Документ «Увольнение» требует особой аккуратности: укажите корректное основание по ТК РФ с точной формулировкой статьи. Формулировка и пункт статьи попадают в электронную трудовую книжку дословно. Ошибка в основании увольнения — частая причина претензий работников и трудовых споров.
- 1Создайте кадровый документ (приём, перевод, увольнение) с корректной датой мероприятия
- 2Проверьте СНИЛС, ФИО и трудовую функцию сотрудника
- 3Проведите документ и сформируйте отчёт СЗВ-ТД
- 4Проверьте отчёт встроенной проверкой
- 5Отправьте отчёт через 1С-Отчётность не позднее следующего рабочего дня
Формирование и отправка отчёта СЗВ-ТД
Отчёт СЗВ-ТД создаётся в разделе «Отчётность, справки → 1С-Отчётность» (кнопка «Создать» → выбор формы СЗВ-ТД) или через журнал «Все отчёты». В ЗУП также доступен специализированный документ «Сведения о трудовой деятельности, СЗВ-ТД» в разделе «Отчётность, справки».
При создании отчёта выберите тип сведений: «Обычный» (по конкретному кадровому мероприятию) или «Отменяющий» (для аннулирования ранее поданных ошибочных сведений). Программа автоматически подтянет сотрудников с кадровыми событиями за указанный период, по которым отчёт ещё не сдавался. Проверьте список вручную — автозаполнение не заменяет контроль.
После заполнения нажмите «Проверить» — встроенная проверка выявит формальные ошибки: незаполненные поля, неверный формат СНИЛС, пропущенные реквизиты. Затем отправьте отчёт в СФР. Срок подачи — не позднее рабочего дня, следующего за днём кадрового мероприятия. За нарушение сроков предусмотрена административная ответственность.
Исправление ошибок в переданных сведениях
Если после отправки обнаружилась ошибка — неверная дата, формулировка основания увольнения, лишнее мероприятие — сведения исправляются отменяющим отчётом СЗВ-ТД. В нём указывается то же мероприятие с признаком отмены, а затем, при необходимости, подаются корректные сведения обычным отчётом.
В 1С:ЗУП для отмены используется механизм отмены кадрового мероприятия: в документе СЗВ-ТД установите вид сведений «Отменяющий» и выберите ранее переданное мероприятие. Не редактируйте задним числом уже отражённые в отчётности кадровые документы без отменяющего отчёта — это создаст расхождение между базой и данными фонда.
Сложная ситуация — ошибка в СНИЛС или ФИО работника. Здесь сначала исправляются персональные данные в карточке физического лица, затем подаётся отменяющий отчёт со старыми данными и новый отчёт с корректными. При сомнениях в порядке действий сверьтесь с актуальными разъяснениями СФР по заполнению формы.
Проверка результата и контроль данных
После отправки отчёта отследите его статус в 1С-Отчётности: «Отправлено» → «Доставлено» → «Принято». Статус «Ошибка» или «Не принят» требует разбора протокола: в нём указано, какие сведения отклонены и почему. Исправленный отчёт подаётся повторно.
Периодически сверяйте данные базы с фактическими кадровыми документами: журналы учёта в разделе «Кадры → Все кадровые документы» показывают полную историю. Работник может проверить свою ЭТК на Госуслугах — расхождения, которые он обнаружит, придётся исправлять работодателю, поэтому регулярная внутренняя сверка экономит время.
Для массовой проверки используйте отчёт «Кадровый анализ» или штатные механизмы сверки в ЗУП. Особое внимание уделите сотрудникам, принятым до перехода на ЭТК: сведения о прошлых периодах работы в фонд не передаются, электронная книжка начинается с момента перехода организации на электронный формат.
Как проверить результат
Отчёт принят СФР, протокол без ошибок
Статус «Ошибка» или отчёт отклонён с протоколом
Все кадровые события за период отражены, лишних нет
Пропущены приёмы/увольнения или включены чужие мероприятия
СНИЛС и ФИО совпадают с документами
Опечатки в ФИО, неверный или отсутствующий СНИЛС
Ограничения и частные ситуации
Бумажная трудовая книжка не отменяется полностью: работник, выбравший бумажный формат, продолжает вести её по старым правилам, но сведения в СФР работодатель передаёт в любом случае. Выбор работника фиксируется заявлением, которое хранится в кадровом деле.
В 1С:Бухгалтерии функционал кадрового учёта ограничен по сравнению с ЗУП: сложные кадровые схемы (совместительство, массовые переводы, воинский учёт) удобнее вести в ЗУП. Если штат растёт и кадровых событий много, переход на ЗУП оправдан — обмен данными между конфигурациями настраивается штатно.
Индивидуальные предприниматели без наёмных работников СЗВ-ТД не сдают. Отчёт обязателен только при наличии трудовых отношений с работниками, включая договоры ГПХ в части страховых взносов — по ГПХ сведения о трудовой деятельности в СЗВ-ТД не подаются, но периоды работы попадают в другие формы персонифицированного учёта.
Что важно запомнить
Электронная трудовая книжка в 1С — это результат корректного кадрового учёта: каждое мероприятие оформляется документом, а сведения передаются в СФР отчётом СЗВ-ТД не позднее следующего рабочего дня. Ошибки исправляются отменяющими отчётами, а регулярная сверка данных и контроль статусов отправки защищают от штрафов и претензий работников.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если кадровых событий не было?
Нет. Форма СЗВ-ТД подаётся только при наличии кадровых мероприятий: приёма, перевода, увольнения, переименования организации и подобных событий. Нулевой отчёт не предусмотрен.
Какой срок подачи СЗВ-ТД после увольнения сотрудника?
Не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении. То же правило действует для приёма на работу и кадровых переводов.
Можно ли вести ЭТК в 1С:Бухгалтерии или обязательно нужен ЗУП?
Можно. В 1С:Бухгалтерии 3.0 есть кадровые документы и отчёт СЗВ-ТД, этого достаточно для небольшого штата. ЗУП нужен при сложном кадровом учёте: совместительство, массовые переводы, воинский учёт, расширенная отчётность.
Что делать, если отправил СЗВ-ТД с ошибкой в дате приёма?
Подайте отменяющий отчёт СЗВ-ТД с тем же мероприятием и признаком отмены, затем отправьте новый отчёт с корректной датой. Не редактируйте только кадровый документ в базе — данные в фонде при этом не изменятся.
Передаются ли в ЭТК сведения о работе до перехода на электронный формат?
Нет. Работодатель передаёт сведения только о кадровых событиях, произошедших после перехода на электронный учёт. История за прежние периоды остаётся в бумажной трудовой книжке работника.
Как работник узнает, что сведения попали в его электронную трудовую книжку?
Работник может посмотреть сведения о трудовой деятельности в личном кабинете на Госуслугах или запросить выписку в СФР. Работодатель также обязан выдавать сведения по форме СТД-Р при увольнении и по запросу сотрудника.