Как в 1С рассчитать зарплату при увольнении

При увольнении сотрудника работодатель обязан провести окончательный расчёт: начислить зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск и, при необходимости, выходное пособие. В «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП) весь этот процесс автоматизирован, но результат напрямую зависит от корректности кадровых данных и настроек учёта. Ошибка в дате увольнения или остатке отпуска приведёт к неверной сумме, а это уже риск претензий со стороны работника и трудовой инспекции.

Ниже разобран практический порядок действий в 1С:ЗУП 8.3: от оформления кадрового документа до проверки расчётного листка и выплаты. Материал ориентирован на типовую конфигурацию, в нетиповых доработках названия документов могут отличаться, но логика сохраняется.

Что входит в окончательный расчёт при увольнении

Окончательный расчёт — это не одна сумма, а набор начислений и удержаний. В стандартной ситуации в него входят: оплата фактически отработанных дней в месяце увольнения, компенсация за неиспользованные дни основного и дополнительного отпуска, премии и надбавки, положенные по локальным актам. Если увольнение происходит по сокращению штата или по соглашению сторон с соответствующим условием, добавляется выходное пособие.

С обратной стороны могут быть удержания: за использованный авансом отпуск, по исполнительным листам, за не возвращённые подотчётные суммы или материальный ущерб. Все эти позиции 1С рассчитывает в одном документе, но каждую нужно проверить отдельно — автоматика подставляет данные «как есть», и если в учёте накопилась ошибка, она попадёт в расчёт.

Все причитающиеся суммы должны быть выплачены сотруднику в день увольнения. Если работник в этот день не работал, расчёт производится не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте. Нарушение срока влечёт обязанность выплатить компенсацию за задержку, поэтому документ в 1С стоит оформлять заранее, а не в последний момент.

Шаг 1. Проверка исходных данных перед расчётом

Прежде чем создавать документ увольнения, убедитесь, что учёт в актуальном состоянии. Проверьте, что за предыдущие месяцы проведены все начисления зарплаты, отражены больничные, отпуска и командировки, нет нераспроведённых документов. Средний заработок для компенсации отпуска рассчитывается по данным последних 12 календарных месяцев — любой пропуск в этих данных исказит сумму.

Отдельно проверьте остаток отпуска. Откройте справку «Остатки отпусков» из карточки сотрудника (раздел «Кадры» → сотрудник → ссылка «Отсутствия» или отчёт «Остатки отпусков»). Сверьте программный остаток с реальным: если сотрудник отгулял отпуск, который не был оформлен документом в 1С, программа завысит компенсацию, и за работника фактически заплатят лишнее.

Также уточните дату увольнения и основание. От даты зависит количество отработанных дней в последнем месяце и округление остатка отпуска, а от основания (собственное желание, сокращение, соглашение сторон) — наличие выходного пособия и особенности обложения НДФЛ.

Контрольные точки

Что проверить до создания документа

Остаток отпуска в справке

Норма

Совпадает с фактически использованными отпусками

Тревожный признак

В программе дней больше, чем реально осталось — есть неоформленные отпуска

Начисления за расчётный период

Норма

Все месяцы закрыты, документы проведены

Тревожный признак

Есть нерассчитанные месяцы или ручные правки без оснований

Дата и основание увольнения

Норма

Совпадают с приказом и заявлением сотрудника

Тревожный признак

Расхождение хотя бы на один день меняет сумму расчёта

Шаг 2. Создание документа «Увольнение»

Перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы») и создайте документ «Увольнение». Если увольняется несколько сотрудников одной датой, удобнее использовать «Увольнение списком» — по каждому человеку программа создаст отдельный расчёт, но оформление будет быстрее.

Заполните шапку документа: организацию, сотрудника, дату увольнения и основание (статью ТК РФ). После выбора сотрудника и даты программа автоматически подтянет данные: остаток отпуска, средний заработок, отработанное время. На закладке «Компенсация отпуска» видно, за сколько дней будет начислена компенсация или, наоборот, удержание за отпуск, использованный авансом.

Если сотруднику положено выходное пособие при сокращении, перейдите на соответствующую закладку и укажите количество дней или месяцев пособия. Программа рассчитает его исходя из среднего заработка и производственного календаря. Для увольнения по соглашению сторон с компенсацией сумму обычно вводят вручную — такие выплаты индивидуальны и не вычисляются автоматически.

1. 1
   Раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → создать «Увольнение»
2. 2
   Указать сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
3. 3
   Проверить автоматически заполненные данные: остаток отпуска, средний заработок, отработанные дни
4. 4
   При необходимости добавить выходное пособие или удержания
5. 5
   Нажать «Провести» и открыть расчётный листок для контроля сумм

Шаг 3. Как программа рассчитывает начисления

Документ «Увольнение» в 1С:ЗУП совмещает кадровую и расчётную части. При проведении он начисляет оплату по окладу (или тарифу) пропорционально отработанным дням в месяце увольнения, компенсацию отпуска по среднему дневному заработку и все постоянные надбавки, действующие на дату увольнения. Одновременно рассчитываются НДФЛ и страховые взносы.

Средний заработок для компенсации отпуска считается по стандартным правилам: сумма учитываемых выплат за 12 предшествующих месяцев делится на отработанное время. Если сотрудник отработал меньше года, берётся фактический период. Посмотреть детализацию можно прямо из документа — нажмите на сумму среднего заработка, и программа покажет расшифровку по месяцам.

Если сотрудник болел или был в отпуске в месяце увольнения

Когда в месяце увольнения есть больничный или отпуск, убедитесь, что эти документы введены и проведены до документа «Увольнение». Иначе программа посчитает дни болезни как отработанные или прогулы, и зарплата за месяц будет неверной. Если больничный лист сотрудник принёс уже после увольнения (в пределах установленного законом срока), его оформляют отдельным документом после расчёта.

Удержание за отпуск, использованный авансом

Если сотрудник отгулял отпуск за рабочий год, который не отработал полностью, документ «Увольнение» автоматически предложит удержание за неотработанные дни. Проверьте количество дней и сумму: есть ограничения на размер удержаний из заработной платы, и в ряде случаев (например, при сокращении) удержание за авансовый отпуск вообще не производится. Условие задаётся в документе — не оставляйте его на автомате без анализа ситуации.

Шаг 4. Проверка расчёта и расчётный листок

После проведения документа сформируйте расчётный листок: из документа по кнопке «Печать» или через раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок». Сверьте каждую строку: оклад за отработанные дни, компенсация отпуска, НДФЛ, взносы, итог к выплате. Итоговая сумма «к выплате» — то, что сотрудник должен получить на руки в день увольнения.

Полезно сопоставить данные со справкой о среднем заработке: программа умеет формировать её из документа увольнения. Эта справка понадобится сотруднику для службы занятости. Также проверьте, что НДФЛ рассчитан нарастающим итогом корректно — при увольнении в середине года налог пересчитывается с учётом всех вычетов, и иногда возникает излишне удержанный НДФЛ, который нужно вернуть.

Перед выплатой полезно распечатать или сохранить в PDF расчётный листок и справку о заработке сразу после проведения документа. Если позже кто-то перепроведёт документы за прошлые периоды, первоначальные цифры в базе могут измениться, а у вас останется зафиксированная версия расчёта, с которым сотрудник был ознакомлен.

Шаг 5. Выплата и отражение в учёте

Выплату оформляют стандартным документом «Ведомость» — в банк, кассу или через зарплатный проект, в зависимости от принятого способа. В ведомости выберите характер выплаты «Увольнение» или «Окончательный расчёт», чтобы программа подтянула именно сумму по документу увольнения, а не плановый аванс. Дата ведомости должна совпадать с датой увольнения — от неё зависит срок перечисления НДФЛ.

После выплаты сформируйте и проверьте регистры: НДФЛ должен быть исчислен и удержан одной датой, взносы — попасть в базу текущего квартала. При передаче данных в бухгалтерскую программу (синхронизация с 1С:Бухгалтерией) убедитесь, что документ увольнения выгрузился и отразился в проводках. Если обмен настроен по сводным данным, детализация по сотруднику в бухгалтерии не появится — это нормально, но аналитику проверяйте в ЗУП.

Типичные ошибки при расчёте увольнения в 1С

Большинство проблем возникает не из-за программы, а из-за состояния учёта. Самая частая ситуация — неоформленные документально отпуска: сотрудник отдыхал «по договорённости», а в 1С отпуск не вводили. В результате компенсация завышена, переплата обнаруживается после выплаты, и вернуть деньги без согласия работника практически невозможно.

Вторая группа ошибок — ручные правки сумм в документе «Увольнение» без понимания механизма расчёта. Расчётчик видит «странную» сумму, исправляет её вручную, а при перепроведении документа программа пересчитывает всё заново и возвращает исходное значение. Если автоматический расчёт выглядит неверным, искать причину нужно в исходных данных, а не править результат.

FAQ: частые вопросы по расчёту при увольнении в 1С

Почему в документе «Увольнение» не заполняется компенсация отпуска?

Чаще всего причина в нулевом или отрицательном остатке отпуска: сотрудник использовал все положенные дни или взял отпуск авансом. Проверьте справку «Остатки отпусков» из карточки сотрудника. Если остаток там есть, а в документ не попадает — убедитесь, что в настройках учётной политики включён учёт компенсаций отпуска и что вид отпуска не исключён из расчёта.

Как уволить сотрудника, если зарплата за текущий месяц ещё не начислялась?

Документ «Увольнение» сам начисляет оплату за отработанные дни месяца увольнения, отдельный документ «Начисление зарплаты и взносов» за этот месяц по уволенному сотруднику не нужен. Но все прошлые месяцы должны быть рассчитаны заранее — иначе средний заработок для компенсации отпуска будет занижен.

Что делать, если после выплаты обнаружилась ошибка в расчёте?

Если недоплатили — создайте документ «Доначисление» или скорректируйте документ увольнения и выплатите разницу с компенсацией за задержку. Если переплатили — вернуть деньги можно только с согласия сотрудника или через суд при доказанной счётной ошибке. В программе переплату фиксируют как долг за сотрудником и удерживают по согласованию.

Как оформить увольнение, если сотрудник работает по совместительству?

Внутреннее совместительство учитывается в 1С как отдельное место работы. Увольнение с основного места и с совместительства оформляется разными документами «Увольнение» по каждой должности — у каждой свой остаток отпуска и свой расчёт. Если совместительство внешнее, оно вообще не затрагивает вашу базу.

Облагается ли компенсация отпуска при увольнении НДФЛ и взносами?

Да, компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме — 1С рассчитывает это автоматически. Исключение — выходное пособие при сокращении в пределах установленного лимита (трёхкратный средний месячный заработок, для северных регионов — шестикратный): в этих пределах оно не облагается НДФЛ и взносами, программа учитывает это при корректном оформлении вида начисления.

Можно ли отменить проведённое увольнение?

Да, если выплата ещё не проведена и отчётность не сдана: распроведите документ «Увольнение» и связанные ведомости. Если ведомость уже оплачена, сначала отмените выплату, затем документ расчёта. После сдачи отчётности по НДФЛ и взносам отмена потребует корректирующих форм, поэтому действовать нужно аккуратно и фиксировать каждое изменение.