Как рассчитать увольнение в 1С: пошаговая инструкция

Расчёт при увольнении — одна из операций, где цена ошибки особенно высока: при недоплате сотрудник вправе требовать компенсацию за задержку, а при переплате вернуть деньги бывает сложно. В типовых решениях 1С (Зарплата и управление персоналом, Бухгалтерия предприятия) весь расчёт выполняется одним документом «Увольнение», который автоматически считает остаток отпуска, компенсацию, удержания и НДФЛ.

Ниже разобран полный цикл: от проверки исходных данных до контроля начисленных сумм. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП, но логика в 1С:Бухгалтерии аналогична — отличаются в основном названия разделов и глубина кадрового учёта.

Подготовка: что проверить до создания документа

Корректность расчёта при увольнении на 80% зависит от качества исходных данных. Если в базе есть ошибки в кадровых документах, программа честно рассчитает неправильные суммы, и обнаружится это только при претензии сотрудника или проверке.

Перед созданием документа проверьте: все ли приёмы, переводы и отпуска введены в программу, нет ли непроведённых больничных и отсутствий, корректно ли указана дата приёма сотрудника. Особое внимание — остатку отпуска: откройте справку «Остатки отпусков» из карточки сотрудника и сопоставьте её с реальными данными.

Также убедитесь, что за месяц увольнения ещё не создан окончательный расчёт зарплаты другим документом — иначе начисления за отработанные дни могут задвоиться или, наоборот, не попасть в расчёт.

Создание документа «Увольнение»

В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение». Если увольняется сразу несколько сотрудников, используйте документ «Увольнение списком» — он создаёт отдельные расчёты по каждому, но экономит время на вводе.

Заполните ключевые поля: сотрудник, дата увольнения (последний рабочий день), основание увольнения — статья Трудового кодекса выбирается из встроенного классификатора. От основания зависит налогообложение выплат и необходимость начисления выходного пособия.

В 1С:Бухгалтерии документ находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» или «Все начисления» → «Увольнение». Функционал там проще: часть показателей придётся проверить или ввести вручную.

1. 1
   Проверьте остаток отпуска и введённые кадровые документы по сотруднику
2. 2
   Создайте документ «Увольнение», укажите дату и основание по ТК
3. 3
   Проверьте автоматически рассчитанную компенсацию и начисления за месяц
4. 4
   При необходимости добавьте выходное пособие и удержания (алименты, займы)
5. 5
   Проведите документ и распечатайте записку-расчёт Т-61
6. 6
   Сверьте итоговые суммы по расчётному листку сотрудника

Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск

После указания даты увольнения программа автоматически определяет количество дней компенсации: из положенного отпуска вычитаются использованные дни. Если сотрудник отгулял отпуск авансом, компенсация превращается в удержание за неотработанные дни отпуска — документ рассчитает её со знаком минус.

Среднедневной заработок для компенсации считается по данным за последние 12 календарных месяцев. Проверить его можно, открыв расшифровку среднего заработка прямо из документа — там видно, какие начисления и дни вошли в базу. Если сотрудник был принят недавно и расчётный период неполный, программа учтёт фактически отработанное время.

Типичная ситуация: в базу не попал разовый премиальный документ, и средний заработок занижен. В этом случае отмените проведение увольнения, введите недостающее начисление и пересчитайте документ заново.

Выходное пособие и другие выплаты

Выходное пособие положено не при каждом увольнении: обычно оно начисляется при сокращении штата, ликвидации организации и в ряде других случаев, предусмотренных законодательством или локальными актами. В документе «Увольнение» для этого есть отдельные поля — укажите количество дней или месяцев пособия, и программа рассчитает сумму от среднего заработка.

Если по соглашению сторон выплачивается компенсация, не предусмотренная типовыми видами расчёта, её добавляют вручную на вкладке начислений. Заранее убедитесь, что в плане видов расчёта создан соответствующий вид начисления с правильными настройками налогообложения — от этого зависит корректность отчётности.

На вкладке удержаний проверьте алименты, непогашенные займы и подотчётные суммы. После увольнения удержать что-либо с сотрудника через работодателя уже нельзя, поэтому последний расчёт — финальная возможность закрыть задолженности в рамках допустимых законом ограничений по удержаниям.

Проверка расчёта и печать документов

После проведения документа сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения. В нём должны быть видны: начисление за отработанные дни, компенсация отпуска, пособие (если есть), удержания, НДФЛ и итоговая сумма к выплате. Сумма к выплате из расчётного листка должна совпасть с ведомостью на выплату.

Для оформления распечатайте записку-расчёт по форме Т-61 (или утверждённую в организации форму) — кнопка печати доступна прямо из документа. Также сформируйте приказ об увольнении по форме Т-8, который в 1С:ЗУП создаётся из того же документа.

Не забудьте про отчётность: сведения об увольнении включаются в ЕФС-1, а данные о выплатах и НДФЛ попадут в расчёт 6-НДФЛ и персонифицированные сведения. Проверьте, что документ попал в нужный отчётный период.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток отпуска после увольнения

Норма

В справке «Остатки отпусков» остаток обнулён

Тревожный признак

Остались дни — компенсация рассчитана не полностью

Сумма к выплате

Норма

Совпадает в документе, расчётном листке и ведомости

Тревожный признак

Расхождения — где-то есть непроведённый или дублирующий документ

НДФЛ в документе

Норма

Исчислен со всех облагаемых выплат, пособие в пределах лимита не обложено

Тревожный признак

Налог с пособия в пределах нормы — неверно настроен вид расчёта

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — расчёт увольнения до ввода всех начислений месяца. Премия или больничный, введённые после проведения увольнения, не пересчитают документ автоматически: потребуется ручная корректировка или отмена проведения и повторный расчёт.

Вторая типичная проблема — неверное основание увольнения. От статьи ТК зависят коды дохода, обложение пособия и формулировки в трудовых документах. Если документ уже проведён, исправляйте основание до формирования отчётности, иначе придётся подавать корректировки.

FAQ: частые вопросы по расчёту увольнения в 1С

Что делать, если после увольнения обнаружилась ошибка в расчёте?

Отмените проведение документа «Увольнение», исправьте исходные данные (начисления, остатки отпуска, основание) и проведите документ заново. Если отчётность уже сдана, дополнительно потребуется сформировать корректирующие формы. Доначисленные суммы выплатите отдельной ведомостью.

Как удержать задолженность по займу или подотчёту при увольнении?

В документе «Увольнение» на вкладке удержаний добавьте соответствующее удержание вручную или проверьте автоматически рассчитанное. Помните об ограничениях на общий размер удержаний из заработной платы — сверх лимита долг взыскивается только с согласия сотрудника или через суд.

Почему программа рассчитала удержание за отпуск, а не компенсацию?

Это происходит, когда сотрудник использовал отпуск авансом, не отработав полный рабочий год. Программа корректно определяет отрицательный остаток и удерживает оплату за неотработанные дни. Проверьте остатки отпусков — если фактически сотрудник отгулял меньше, скорректируйте данные.

Нужно ли отдельно начислять зарплату за месяц увольнения?

Нет, если расчёт выполняется документом «Увольнение» — он сам начисляет оплату за отработанные дни месяца. Отдельный документ «Начисление зарплаты и взносов» по этому сотруднику за тот же месяц создавать не нужно, иначе начисления задвоятся.

Как рассчитать увольнение в последний день месяца?

Порядок стандартный: укажите дату увольнения, и программа включит в расчёт весь месяц. Нюанс в том, что средний заработок может рассчитываться с учётом месяца увольнения — проверьте расшифровку среднего и при необходимости настройте порядок расчёта в параметрах учётной политики.