Как в 1С рассчитать среднесписочную численность работников

Среднесписочная численность (ССЧ) работников нужна для отчётности в ФНС, статистику, расчёта льгот и проверки права на спецрежимы. В типовых конфигурациях 1С показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых данных — приёмов, увольнений, переводов и отсутствий, — но только если учёт ведётся корректно и полностью.

Основной инструмент расчёта — отчёт «Среднесписочная численность работников» в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). В 1С:Бухгалтерии сведения для налоговой формируются автоматически при отправке отчёта «Сведения о среднесписочной численности» через 1С-Отчётность. Ниже разберём, где искать эти отчёты, как настроить расчёт и как проверить, что программа посчитала правильно.

Ключевой момент: программа считает ССЧ по правилам, заложенным в методику расчёта (указания Росстата), но качество результата напрямую зависит от полноты кадрового учёта. Если сотрудник оформлен «на бумаге», а в программе приказ не проведён, в расчёт он не попадёт.

Что такое среднесписочная численность и кого включать

Среднесписочная численность — это среднее число работников за период, рассчитанное по правилам статистической методологии. Сначала определяется списочная численность за каждый календарный день (по числу сотрудников, с которыми заключён трудовой договор), затем сумма за месяц делится на число календарных дней, а за год — сумма помесячных значений делится на 12.

В расчёт включаются сотрудники на основном месте работы, в том числе находящиеся на больничном, в командировке, в отпуске. Не включаются, в частности, внешние совместители, лица по договорам ГПХ, а также отдельные категории отсутствующих — например, сотрудницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком исключаются из среднесписочной, хотя остаются в списочной численности.

Работники с неполным рабочим временем, для которых сокращённый график установлен по соглашению, учитываются пропорционально отработанному времени. Программа делает это автоматически, если в кадровом приказе корректно указан вид занятости и размер ставки.

Где находится отчёт в 1С:ЗУП

В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом откройте раздел «Отчетность, справки» и найдите отчёт «Среднесписочная численность работников». Если отчёт не виден в списке, проверьте права пользователя и настройку видимости отчётов в разделе «Настройка».

1. 1
   Откройте раздел «Отчетность, справки» → «Среднесписочная численность работников»
2. 2
   Укажите период расчёта — месяц, квартал или год
3. 3
   Выберите организацию; при необходимости включите обособленные подразделения
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и изучите расшифровку по месяцам и сотрудникам
5. 5
   Сверьте итог с кадровыми документами и сохраните отчёт

Отчёт показывает помесячную детализацию: сколько человек учтено в каждом месяце, какие категории исключены. Двойной щелчок или расшифровка по ячейке позволяет увидеть конкретных сотрудников, вошедших в показатель, — это удобно для проверки перед сдачей.

Если в программе ведётся несколько организаций, формируйте отчёт по каждой отдельно: ССЧ считается по юридическому лицу, а сведения в ФНС подаются по организации в целом с учётом обособленных подразделений.

Как сформировать сведения в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии предприятия кадровый учёт ограничен, но сведения о среднесписочной численности формируются автоматически. Откройте раздел «Отчёты» → «1С-Отчётность», создайте отчёт «Сведения о среднесписочной численности» — показатель заполнится по данным о сотрудниках, приёмах и увольнениях, введённым в программу.

Если зарплата и кадры ведутся в ЗУП, а бухгалтерский учёт — в Бухгалтерии, сведения формируйте на стороне ЗУП или переносите показатель вручную. Синхронизация переносит проводки и выплаты, но не всегда полный состав кадровых событий, поэтому источником истины для ССЧ должна быть ЗУП.

Для микропредприятий, где кадры ведутся прямо в Бухгалтерии, важно проверить, что все сотрудники заведены в справочнике «Сотрудники» с корректными датами приёма и увольнения. Сотрудник без даты приёма или с «висящим» трудовым договором исказит расчёт.

Как подготовить данные перед расчётом

Главная причина неверного ССЧ — неполный кадровый учёт. Перед формированием отчёта проверьте, что в программе проведены все приказы: приёмы на работу, увольнения, переводы, кадровые отсутствия (отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком, отпуска без сохранения).

Отдельно проверьте совместителей. Внутренний совместитель должен быть заведён как один сотрудник с несколькими местами работы — тогда программа учтёт его один раз по основному месту. Если внутренний совместитель заведён двумя разными карточками сотрудника, он может быть посчитан дважды.

Проверьте также даты увольнений: сотрудник, уволенный «задним числом» на бумаге, но не в программе, продолжит попадать в списочную численность до конца периода. Перед сдачей сведений полезно сформировать отчёт «Списочный состав» или «Штатные сотрудники» и сверить с фактическим состоянием.

Как проверить правильность расчёта

Простой способ контроля — сравнить ССЧ за месяц со списочной численностью на конец месяца. Если в течение месяца не было массовых приёмов и увольнений, значения должны быть близки. Сильное расхождение — повод разобраться в расшифровке.

Контрольные точки

Как проверить результат

ССЧ за месяц против списочной численности

Норма

Значения близки при стабильном составе

Тревожный признак

Расхождение без приёмов/увольнений — ищите неоформленные документы

Расшифровка по сотрудникам

Норма

Внутренний совместитель учтён один раз, внешние совместители отсутствуют

Тревожный признак

Дубли сотрудников или внешние совместители в списке

Сотрудницы в декрете

Норма

Исключены из ССЧ, но видны в списочной численности

Тревожный признак

Входят в ССЧ — отсутствие не оформлено документом

Сумма помесячных значений за год

Норма

Годовой показатель равен среднему из 12 месячных

Тревожный признак

Годовое значение не сходится с помесячными

Для ручной перепроверки используйте формулу: сложите списочную численность за каждый календарный день месяца (включая выходные и праздники — по численности предшествующего рабочего дня) и разделите на число календарных дней. Результат должен совпасть с программным с точностью до округления.

Обратите внимание на округление: в отчётах для ФНС показатель указывается в целых единицах по правилам округления. Внутри расчёта программа оперирует дробными значениями, и это нормально — не округляйте промежуточные помесячные значения вручную.

Типичные ошибки и ограничения

Ограничение типовых отчётов — они опираются на методику, актуальную на момент релиза конфигурации. После изменения порядка расчёта или форм отчётности обновите конфигурацию, иначе показатель может считаться по устаревшим правилам.

Ещё одна граница самостоятельной работы: если организация создана или реорганизована в середине года, ССЧ за год всё равно делится на 12 месяцев, а не на число месяцев работы. Это частая причина «незаслуженно низкого» показателя у новых компаний — и это не ошибка программы.

Частые вопросы

Включаются ли внешние совместители в среднесписочную численность?

Нет. Внешние совместители не входят в ССЧ — для них рассчитывается отдельный показатель средней численности. Внутренние совместители учитываются в ССЧ один раз, по основному месту работы.

Почему в отчёте дробное число, хотя сотрудников посчитать можно по головам?

ССЧ — средняя величина, поэтому дробная часть нормальна: она возникает из-за приёмов и увольнений в течение месяца и сотрудников с неполным рабочим временем, учитываемых пропорционально. В целые единицы показатель округляется только при сдаче сведений.

Нужно ли включать учредителя, если он не получает зарплату?

Единственный учредитель, выполняющий функции руководителя, как правило, учитывается в списочной и среднесписочной численности, если с ним заключён трудовой договор и он оформлен в программе как сотрудник. Если трудовой договор не заключён, в расчёт он не включается.

Отчёт в ЗУП показывает ноль, хотя сотрудники есть. Что проверить?

Проверьте, что в отборе выбрана нужная организация и корректный период, что сотрудники приняты кадровыми документами (а не только заведены в справочнике) и что даты приёма попадают в период отчёта. Также убедитесь, что у пользователя есть права на данные этой организации.

Как посчитать ССЧ за год, если организация работала неполный год?

Сложите помесячные значения ССЧ за месяцы работы и разделите на 12, а не на число фактически отработанных месяцев. Типовой отчёт в 1С делает это автоматически при выборе периода «год».

Можно ли получить расшифровку, кто именно вошёл в показатель?

Да. В отчёте «Среднесписочная численность работников» в ЗУП включите детализацию или расшифруйте ячейку — программа покажет список сотрудников и порядок их учёта по дням. Это основной способ найти ошибку при расхождении с ожиданиями.