Как в 1С рассчитать сотрудника при увольнении

Расчёт при увольнении — одна из операций, где ошибка обходится дороже всего: за задержку окончательного расчёта работодатель обязан выплатить компенсацию, а неверно удержанный НДФЛ приведёт к доначислениям при проверке. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) вся процедура автоматизирована, но программа корректно посчитает только то, что правильно введено: дату увольнения, остаток отпуска, основание и начисления.

Механизм в 1С строится вокруг одного документа — «Увольнение» (или «Увольнение списком» для массовых операций). При его проведении программа автоматически рассчитывает зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск, удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы. Ниже разобран полный порядок действий с проверкой результата на каждом этапе.

Что должна посчитать программа при увольнении

При увольнении сотруднику положены: заработная плата за фактически отработанные дни месяца, денежная компенсация за все неиспользованные дни отпуска и, в отдельных случаях, выходное пособие (например, при сокращении штата или ликвидации организации). Со всех облагаемых сумм удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы.

Компенсация отпуска рассчитывается исходя из среднего дневного заработка за последние 12 календарных месяцев и количества неиспользованных дней. Если сотрудник отработал в организации меньше года, средний заработок считается за фактический период работы. 1С хранит историю отпусков, поэтому остаток дней определяется автоматически — но только если все отпуска были введены в программу документами, а не «на бумаге».

Подготовка: что проверить до создания документа

До ввода документа увольнения убедитесь, что в программе отражены все кадровые события сотрудника: приёмы на работу, переводы, отпуска (в том числе без сохранения зарплаты и по уходу за ребёнком), больничные, командировки и прогулы. Пропущенный отпуск завысит остаток дней, а незакрытый больничный исказит расчёт среднего заработка.

Проверьте, что зарплата за предыдущий месяц начислена и рассчитана — иначе средний заработок посчитается по неполным данным. Также убедитесь, что в учётной политике актуальны ставки взносов и льготы, если они применяются.

Оформление документа «Увольнение»

Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (в некоторых версиях — «Зарплата» → «Все начисления» → «Увольнение») и создайте новый документ. Выберите сотрудника, укажите дату увольнения — это последний рабочий день, за который также положена зарплата. Выберите основание увольнения из справочника: оно определяет формулировку в приказе и влияет на право на выходное пособие.

После заполнения шапки программа автоматически рассчитает все суммы. На вкладках документа видны: начисленная зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска с расшифровкой среднего заработка, удержанный НДФЛ и взносы. Если по сотруднику есть долги (неотработанный аванс, займы), они также отразятся в удержаниях.

1. 1
   Проверьте остаток отпуска и закрытость прошлых периодов
2. 2
   Создайте документ «Увольнение», укажите сотрудника, дату и основание
3. 3
   Проверьте начисленную зарплату и компенсацию отпуска на вкладках документа
4. 4
   Откройте расчёт среднего заработка и сверьте период и суммы
5. 5
   Проверьте НДФЛ и взносы, при необходимости добавьте удержания
6. 6
   Проведите документ и сформируйте расчётный листок сотрудника

Увольнение в середине месяца

Программа посчитает зарплату пропорционально отработанным дням по производственному календарю и графику сотрудника. Если в месяце увольнения были отсутствия, введите их до расчёта — документ увольнения подхватит фактическое время.

Увольнение с выходным пособием

При сокращении или ликвидации в документе «Увольнение» появляется поле для выходного пособия — укажите количество дней или месяцев среднего заработка. Пособие в пределах установленных норм не облагается НДФЛ и взносами; программа применит это автоматически при корректно выбранном виде начисления.

Компенсация отпуска: как проверить расчёт

Самая частая причина ошибок — неверный остаток отпуска. Откройте в карточке сотрудника справку «Остатки отпусков» и сверьте количество дней с кадровыми данными. В документе увольнения по ссылке «Как использован отпуск?» видно, из каких периодов сложился остаток.

Если остаток отрицательный — сотрудник использовал отпуск авансом. Программа предложит удержание за неотработанные дни отпуска. Учтите: общий размер удержаний при увольнении ограничен, а в ряде случаев (сокращение, призыв на службу и другие) удержание за авансовый отпуск вообще запрещено законодательством — проверьте основание.

НДФЛ, взносы и выплата

НДФЛ с зарплаты и компенсации отпуска удерживается при выплате. Дата получения дохода по зарплате — день выплаты при увольнении. Создайте ведомость на выплату (банк, касса) на итоговую сумму к выдаче — её видно в документе увольнения. Компенсация отпуска облагается взносами в полном объёме; не облагаются только отдельные выплаты, например выходное пособие в пределах норм.

Итоговую сумму к выплате проверьте по расчётному листку: он формируется из раздела «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок». Сотруднику по запросу выдаётся расчётный листок, а также справки о доходах и страховом стаже.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма в ведомости на выплату

Норма

Равна сумме «к выплате» в документе увольнения

Тревожный признак

Расхождение — проверьте удержания и долги

Средний дневной заработок

Норма

Сопоставим с обычным доходом сотрудника

Тревожный признак

Ноль или резко занижен — не хватает данных прошлых месяцев

НДФЛ

Норма

13%/15% от облагаемой базы с учётом вычетов

Тревожный признак

Вычеты применены дважды или не применены вовсе

Остаток отпуска после увольнения

Норма

Обнулился или отражено удержание за аванс

Тревожный признак

Остаток «завис» — отпуска введены некорректно

Типичные ошибки и как их избежать

Главные проблемы возникают не из-за самой программы, а из-за неполных данных и нарушения последовательности. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.

Особые ситуации

Если сотрудник увольняется во время больничного, дата увольнения не переносится, а пособие по нетрудоспособности оплачивается даже после увольнения, если болезнь наступила в установленный срок. Введите больничный отдельным документом — он доначислится после увольнения.

Для массового увольнения (сокращение штата) используйте документ «Увольнение списком»: он создаёт отдельные расчёты по каждому сотруднику с выходными пособиями. Если расчёт уже проведён, а ошибка обнаружена позже, не редактируйте проведённый документ «вживую» — используйте механизмы сторнирования и доначисления, чтобы сохранить корректную историю для отчётности.

Частые вопросы

Что делать, если средний заработок в документе увольнения равен нулю?

Почти всегда это означает, что в программе нет данных о начислениях за расчётный период: не проведено начисление зарплаты за прошлые месяцы или сотрудник принят недавно. Проведите начисления за предыдущие периоды и пересчитайте документ увольнения. Если сотрудник новый, средний считается по фактически отработанным дням текущего месяца.

Как удержать задолженность за отпуск, отгулянный авансом?

Если остаток отпуска отрицательный, программа при расчёте предложит вариант «удержать за использованный авансом отпуск». Выберите его в документе увольнения. Проверьте, что основание увольнения не входит в перечень случаев, когда такое удержание запрещено, и что общая сумма удержаний не превышает допустимый предел от выплаты.

Облагается ли компенсация отпуска НДФЛ и взносами?

Да, компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме. Не облагается только компенсация в отдельных специальных случаях, предусмотренных законодательством. В 1С вид начисления «Компенсация отпуска при увольнении» уже настроен с правильным налогообложением.

Можно ли отменить проведённое увольнение?

Да, если расчёт ещё не выплачен: отмените проведение документа или пометьте его на удаление, предварительно удалив связанные ведомости на выплату. Если выплата уже прошла и отражена в отчётности, корректируйте через сторнирование и новые документы, а не удалением — иначе нарушится учёт НДФЛ и взносов.

Как оформить увольнение, если сотрудник работал по совместительству?

Каждое место работы (основное и совместительство) оформляется отдельным документом «Увольнение» по соответствующему сотруднику. Компенсация отпуска и средний заработок рассчитываются по каждому месту независимо, поскольку у каждого свои начисления и остатки отпусков.

Где посмотреть итоговую сумму к выдаче на руки?

В проведённом документе «Увольнение» на вкладке с итогами или через отчёт «Расчётный листок» по сотруднику за месяц увольнения. Там же видны все начисления, удержания, НДФЛ и долги. Эта сумма переносится в ведомость на выплату.